動遷檔案歸檔制度一、總則（一）目的動遷檔案歸檔制度旨在規(guī)范動遷檔案的管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，為動遷工作提供可靠的依據(jù)和支持，維護動遷當事人的合法權益，促進動遷工作的順利開展。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織在動遷項目中形成的各類檔案，包括動遷規(guī)劃、動遷協(xié)議、補償安置資料、動遷過程中的各類文件、照片、影像等相關資料。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映動遷工作的實際情況，不得虛假或篡改。2.完整性原則：全面收集動遷過程中產(chǎn)生的各類文件資料，確保檔案的完整性。3.準確性原則：檔案信息準確無誤，數(shù)據(jù)、事實等應準確可靠。4.系統(tǒng)性原則：對檔案進行科學分類、整理，使其具有系統(tǒng)性和邏輯性。5.安全性原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。二、歸檔范圍與內(nèi)容（一）動遷規(guī)劃類1.動遷項目的可行性研究報告、立項批復等文件。2.動遷區(qū)域的規(guī)劃圖紙、紅線圖等。3.動遷工作的總體方案、實施計劃等。（二）動遷協(xié)議類1.與動遷戶簽訂的動遷補償協(xié)議、安置協(xié)議等。2.協(xié)議簽訂過程中的相關會議紀要、協(xié)商記錄等。（三）補償安置資料類1.動遷戶的房屋產(chǎn)權證明、土地使用證等相關證件復印件。2.動遷戶的人口信息、安置情況統(tǒng)計資料。3.補償費用的計算依據(jù)、發(fā)放記錄等。（四）動遷過程文件類1.動遷公告、通知、通告等文件。2.動遷工作中的各類請示、報告、批復等。3.動遷過程中的協(xié)調(diào)會議記錄、工作簡報等。（五）影像資料類1.動遷區(qū)域的現(xiàn)狀照片、錄像等。2.動遷過程中的重要活動、場景照片、錄像等。3.動遷戶搬遷前后的房屋照片等。（六）其他相關資料1.動遷工作中涉及的法律文件、政策依據(jù)等。2.動遷工作中的信訪、投訴處理記錄等。三、歸檔要求（一）文件材料要求1.歸檔的文件材料應原件齊全，如有復印件需注明原件存放處，并經(jīng)核對無誤。2.文件材料應字跡清晰、內(nèi)容完整，簽字蓋章等手續(xù)完備。3.禁止使用鉛筆、圓珠筆等不耐久書寫材料書寫文件。（二）整理要求1.按照檔案形成的時間順序、類別等進行分類整理，保持檔案的系統(tǒng)性和邏輯性。2.每份文件材料應單獨裝訂或裝盒，并在首頁附上文件目錄，注明文件名稱、日期、編號等信息。3.對于紙張規(guī)格不一致的文件材料，應進行裱糊或折疊處理，使其規(guī)格統(tǒng)一。（三）編號要求1.為便于檔案的管理和查找，對歸檔的檔案進行統(tǒng)一編號。編號應具有唯一性和系統(tǒng)性。2.編號可采用分類編號與流水編號相結合的方式，如“動遷規(guī)劃001”、“動遷協(xié)議001”等。（四）電子檔案要求1.對于重要的文件材料，應同時形成電子檔案。電子檔案應與紙質檔案內(nèi)容一致，并進行規(guī)范命名和存儲。2.電子檔案應存儲在安全可靠的存儲介質上，并定期進行備份。存儲介質應標明檔案名稱、日期等信息。四、歸檔流程（一）收集1.動遷工作各環(huán)節(jié)產(chǎn)生的文件材料由相關部門或人員負責及時收集，確保文件材料不遺漏。2.收集的文件材料應進行初步整理，檢查文件的完整性和準確性。（二）移交1.各部門或人員在完成文件材料的收集整理后，應及時移交至檔案管理部門。2.移交時應填寫檔案移交清單，注明移交檔案的名稱、數(shù)量、日期等信息，并由雙方簽字確認。（三）審核1.檔案管理部門接收移交的檔案后，應對檔案進行審核，檢查檔案的整理質量、內(nèi)容完整性等是否符合要求。2.對于不符合要求的檔案，應及時退回相關部門或人員進行補充完善。（四）歸檔1.經(jīng)審核合格的檔案，按照歸檔要求進行分類、編號、裝訂等處理后，正式歸檔入庫。2.檔案管理人員應將歸檔情況記錄在檔案管理臺賬上，便于查詢和統(tǒng)計。五、檔案保管（一）保管場所1.設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫房應保持清潔、通風良好，溫度和濕度應符合檔案保管要求。（二）保管設備1.配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、貨架、防蟲藥品、溫濕度調(diào)節(jié)設備等。2.檔案柜、貨架應牢固、耐用，便于檔案的存放和查找。（三）檔案保管期限1.根據(jù)動遷檔案的重要性和保存價值，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案主要是涉及動遷工作的重要文件、協(xié)議等；長期保管的檔案期限一般為30年左右；短期保管的檔案期限一般為10年左右。（四）檔案清查1.定期對檔案進行清查，一般每年進行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質量等與檔案管理臺賬一致。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時查明原因并采取相應的補救措施。六、檔案利用（一）利用原則1.檔案利用應遵循合法、合規(guī)、合理的原則，確保檔案的安全和保密性。2.嚴格按照檔案利用審批程序辦理，未經(jīng)批準不得擅自查閱、借閱檔案。（二）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.動遷當事人因自身權益需要查閱相關檔案。3.司法機關、行政機關等依法查閱檔案。（三）利用程序1.查閱、借閱檔案應填寫檔案利用申請表，注明利用目的、查閱內(nèi)容等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負責人審核簽字后，報檔案管理部門審批。3.檔案管理部門根據(jù)審批意見，為利用者提供相應的檔案，并辦理查閱、借閱登記手續(xù)。4.利用者應在規(guī)定的時間內(nèi)歸還檔案，不得擅自轉借、涂改、損毀檔案。（四）利用記錄1.檔案管理部門應對檔案利用情況進行詳細記錄，包括利用者姓名、部門、利用時間、利用內(nèi)容等信息。2.利用記錄應妥善保存，以便日后查詢和統(tǒng)計。七、檔案保密（一）保密制度1.建立健全檔案保密制度，明確檔案管理人員和利用者的保密職責。2.對涉及動遷戶個人隱私、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，應嚴格保密。（二）保密措施1.檔案庫房應設置門禁系統(tǒng)，限制無關人員進入。2.檔案管理人員應嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。3.在檔案利用過程中，利用者應妥善保管檔案，不得在非規(guī)定場所查閱、討論檔案內(nèi)容。（三）保密教育1.定期對檔案管理人員和涉及檔案工作的人員進行保密教育，提高保密意識。2.保密教育應包括法律法規(guī)、保密制度、保密技能等方面的內(nèi)容。八、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立動遷檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用等功能。2.通過信息化手段提高檔案管理工作的效率和質量，方便檔案的查詢和利用。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.對已歸檔的檔案進行數(shù)字化掃描，將掃描后的電子文件錄入信息化管理系統(tǒng)。2.定期對信息化管理系統(tǒng)中的檔案數(shù)據(jù)進行維護，確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性。（三）系統(tǒng)安全管理1.加強信息化管理系統(tǒng)的安全防護，設置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全設備。2.對系統(tǒng)用戶進行權限管理，嚴格控制用戶的操作權限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法操作。（四）信息化應用推廣1.積極推廣檔案信息化管理系統(tǒng)的應用，提高公司/組織內(nèi)部工作人員對信息化管理系統(tǒng)的使用能力。2.通過信息化管理系統(tǒng)實現(xiàn)檔案資源的共享，為動遷工作提供更好的支持。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.建立檔案管理監(jiān)督機制，對檔案歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)進行全程監(jiān)督。2.公司/組織內(nèi)部設立檔案管理監(jiān)督小組，定期對檔案管理工作進行檢查和評估。（二）檢查內(nèi)容1.檔案歸檔是否及時、完整，整理是否規(guī)范。2.檔案保管場所和設備是否符合要求，檔案是否安全。3.檔案利用是否符合規(guī)定，利用記錄是否完整。4.檔案信息化管理