私企檔案保管制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本私企檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本私企各部門(mén)及全體員工在工作中形成的各類(lèi)檔案的保管。（三）檔案定義本制度所指檔案是指本私企在各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映本私企各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況。3.完整性原則：檔案應(yīng)全面收集、整理，確保檔案的完整性。4.保密性原則：對(duì)涉及本私企商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密。二、檔案分類(lèi)與編號(hào)（一）檔案分類(lèi)1.行政檔案：包括本私企的行政管理、人事管理、財(cái)務(wù)管理等方面的文件材料。2.業(yè)務(wù)檔案：包括本私企的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)、技術(shù)研發(fā)等方面的文件材料。3.項(xiàng)目檔案：包括本私企承擔(dān)的各類(lèi)項(xiàng)目的文件材料。4.合同檔案：包括本私企簽訂的各類(lèi)合同、協(xié)議等文件材料。5.資質(zhì)檔案：包括本私企的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書(shū)、榮譽(yù)證書(shū)等文件材料。6.其他檔案：包括本私企其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）檔案編號(hào)1.檔案編號(hào)采用“年度+類(lèi)別+流水號(hào)”的方式，如“2023XZ001”，其中“2023”表示年度，“XZ”表示行政檔案類(lèi)別，“001”表示流水號(hào)。2.檔案編號(hào)應(yīng)保持唯一性，不得重復(fù)。三、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集工作，確保檔案及時(shí)、完整地收集。2.檔案形成部門(mén)應(yīng)在文件材料形成后及時(shí)整理、歸檔，不得積壓。3.對(duì)于外來(lái)文件材料，如上級(jí)文件、合作單位文件等，應(yīng)及時(shí)登記、簽收，并按要求進(jìn)行整理、歸檔。（二）檔案整理1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系。2.檔案整理應(yīng)按照檔案分類(lèi)方案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、裝訂、編目等工作。3.檔案整理應(yīng)確保檔案的整齊、美觀，便于查閱和保管。四、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.本私企應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，用于存放各類(lèi)檔案。2.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全。（二）保管設(shè)備1.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度計(jì)、滅火器等。2.檔案柜、貨架應(yīng)符合檔案保管要求，便于檔案的存放和查閱。（三）檔案存放1.檔案應(yīng)按照檔案分類(lèi)方案進(jìn)行存放，同類(lèi)檔案應(yīng)集中存放。2.檔案應(yīng)按照編號(hào)順序排列，便于查找。3.對(duì)于重要檔案和珍貴檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如專(zhuān)柜存放、加密保管等。（四）檔案清點(diǎn)與核對(duì)1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對(duì)，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、完整。2.檔案清點(diǎn)和核對(duì)應(yīng)填寫(xiě)《檔案清點(diǎn)核對(duì)表》，記錄檔案的數(shù)量、編號(hào)、存放位置等信息，并由檔案管理人員簽字確認(rèn)。（五）檔案安全管理1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案安全管理制度，確保檔案的安全。2.在檔案庫(kù)房?jī)?nèi)，嚴(yán)禁吸煙、使用明火、存放易燃、易爆物品等。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。4.對(duì)于檔案的借閱、歸還等情況，應(yīng)嚴(yán)格登記，確保檔案的安全。五、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.本私企員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.外單位人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)持單位介紹信，填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)本私企檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。3.涉及本私企商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案的查閱，應(yīng)經(jīng)本私企分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。（二）查閱程序1.查閱人員應(yīng)持有效證件到檔案管理部門(mén)辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱人員的申請(qǐng)，提供相應(yīng)的檔案，并在《檔案查閱登記表》上登記查閱人員的姓名、單位、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。4.查閱人員如需復(fù)印、摘抄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。（三）利用范圍檔案的利用應(yīng)嚴(yán)格限于本私企內(nèi)部工作需要，不得用于其他目的。（四）歸還與注銷(xiāo)1.查閱人員查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門(mén)，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。2.檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)歸還的檔案，確保檔案的完整、準(zhǔn)確。3.對(duì)于已查閱的檔案，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行注銷(xiāo)登記。六、檔案鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、區(qū)別對(duì)待、保持歷史聯(lián)系的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和客觀性。（二）鑒定組織本私企成立檔案鑒定工作小組，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。檔案鑒定工作小組由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人、檔案管理人員組成。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性。2.檔案的保存價(jià)值，包括歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)價(jià)值、科學(xué)價(jià)值等。3.檔案的密級(jí)，包括絕密、機(jī)密、秘密等。（四）鑒定程序1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清理，提出擬銷(xiāo)毀檔案的清單。2.檔案鑒定工作小組應(yīng)根據(jù)檔案管理部門(mén)提出的擬銷(xiāo)毀檔案清單，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。3.檔案鑒定工作小組應(yīng)根據(jù)鑒定結(jié)果，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，并報(bào)本私企分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。4.經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀，并填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀登記表》，記錄銷(xiāo)毀檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、銷(xiāo)毀時(shí)間、銷(xiāo)毀方式等信息。（五）銷(xiāo)毀方式1.對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.對(duì)于電子檔案，應(yīng)采用刪除、格式化等方式進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)進(jìn)行，并由檔案管理人員和監(jiān)銷(xiāo)人員共同監(jiān)督銷(xiāo)毀過(guò)程。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)本私企檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、查閱、利用等全過(guò)程的信息化管理。2.對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，并進(jìn)行存儲(chǔ)和管理。3.建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)檔案信息進(jìn)行分類(lèi)、存儲(chǔ)、檢索和統(tǒng)計(jì)分析。4.加強(qiáng)檔案信息安全管理，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，確保檔案管理工作的順利開(kāi)展。2.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。3.檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將檔案信息錄入檔案管理信息系統(tǒng)，確保檔案信息的及時(shí)、準(zhǔn)確。4.檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案信息安全