僑聯(lián)檔案規(guī)章制度一、總則（一）目的為加強僑聯(lián)檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在僑聯(lián)工作中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標準，制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于僑聯(lián)機關(guān)各部門及下屬單位檔案的管理工作。（三）檔案定義僑聯(lián)檔案是指僑聯(lián)在工作活動中形成的，具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則僑聯(lián)檔案管理遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理、集中保管、方便利用的原則。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門僑聯(lián)設(shè)立專門的檔案管理部門，負責(zé)僑聯(lián)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。（二）部門職責(zé)1.檔案管理部門職責(zé)貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定僑聯(lián)檔案管理規(guī)章制度并組織實施。負責(zé)僑聯(lián)各類檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計和鑒定銷毀等工作。建立健全僑聯(lián)檔案管理信息系統(tǒng)，推進檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。開展檔案編研工作，開發(fā)利用檔案信息資源，為僑聯(lián)工作提供決策支持和參考依據(jù)。組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高僑聯(lián)工作人員的檔案意識和業(yè)務(wù)能力。負責(zé)與上級檔案管理部門及其他相關(guān)單位的業(yè)務(wù)聯(lián)系與溝通。2.各部門兼職檔案員職責(zé)負責(zé)本部門文件材料的收集、整理和初步歸檔工作，確保文件材料的齊全、完整。按照檔案管理部門的要求，定期將本部門整理好的文件材料移交檔案管理部門。協(xié)助檔案管理部門開展檔案整理、編目、檢索等工作，提供相關(guān)業(yè)務(wù)信息。負責(zé)本部門檔案的日常保管和利用，確保檔案的安全。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.僑聯(lián)機關(guān)形成的各類文件、會議記錄、工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表等。2.僑聯(lián)組織開展活動的方案、通知、照片、視頻等資料。3.僑聯(lián)與海外僑胞、社團的往來書信、文件、協(xié)議等。4.僑聯(lián)工作人員的人事檔案、業(yè)務(wù)檔案等。5.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時將本部門形成的文件材料收集齊全，按照檔案管理的要求進行整理。2.對于重要文件和緊急文件，應(yīng)優(yōu)先收集，并及時移交檔案管理部門。3.收集的文件材料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造或銷毀。（三）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容等因素進行分類，一般分為黨群工作類、行政管理類、僑務(wù)工作類、業(yè)務(wù)工作類等。2.編號：對每一類檔案進行編號，以便于管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間各部門應(yīng)在次年上半年將上一年度形成的文件材料整理歸檔完畢，并移交檔案管理部門。（二）歸檔程序1.各部門兼職檔案員對本部門整理好的文件材料進行初步審核，確保文件材料的齊全、完整和準確。2.將審核后的文件材料移交檔案管理部門，檔案管理部門進行再次審核和整理。3.對符合歸檔要求的文件材料進行編號、編目、裝訂等處理，裝入檔案盒或檔案柜，并填寫檔案存放位置索引。（三）保管期限僑聯(lián)檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：反映僑聯(lián)主要職能活動和基本歷史面貌的，對僑聯(lián)工作、國家建設(shè)和歷史研究具有長遠利用價值的檔案。2.長期保管的檔案：在較長時間內(nèi)對僑聯(lián)工作有查考利用價值的檔案，保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：在較短時間內(nèi)對僑聯(lián)工作有查考利用價值的檔案，保管期限為5年以下。（四）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)配備專門的檔案庫房，保持庫房清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度符合國家規(guī)定標準。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。3.建立健全檔案保管制度，定期對檔案進行檢查和清點，確保檔案的安全。4.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制，防止檔案信息的丟失。5.采用先進的檔案保護技術(shù)和設(shè)備，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全。五、檔案的利用與借閱（一）利用原則僑聯(lián)檔案利用應(yīng)遵循依法依規(guī)、方便快捷、保守秘密的原則，確保檔案信息的安全和合理利用。（二）利用方式1.查閱：利用者可到檔案管理部門查閱僑聯(lián)檔案，檔案管理部門應(yīng)提供必要的查閱條件，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]個工作日，特殊情況需延長的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫復(fù)制申請表，經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準后，按照規(guī)定的方式和數(shù)量進行復(fù)制。復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，并注明出處。（三）利用手續(xù)1.查閱檔案時，利用者應(yīng)出示有效身份證件，并填寫查閱登記表，注明查閱檔案的名稱、日期、目的等信息。2.借閱檔案時，利用者應(yīng)提交借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、期限、用途等信息，并提供有效擔(dān)保。檔案管理部門應(yīng)在借閱申請表上簽署意見，并將檔案交利用者簽收。3.復(fù)制檔案時，利用者應(yīng)提交復(fù)制申請表，注明復(fù)制檔案的名稱、數(shù)量、用途等信息。檔案管理部門應(yīng)在復(fù)制申請表上簽署意見，并按照規(guī)定的方式和數(shù)量進行復(fù)制。（四）利用限制1.涉及國家機密、僑聯(lián)工作秘密和個人隱私的檔案，未經(jīng)批準不得查閱、借閱和復(fù)制。2.檔案原件一般不得外借，確因工作需要必須外借的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準，并采取必要的保護措施。3.利用者不得擅自涂改、偽造、損毀、丟失檔案，不得在檔案上圈劃、批注、污損等。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、客觀公正原則，根據(jù)檔案的保管期限和實際利用價值，準確判定檔案的存毀。鑒定組織僑聯(lián)成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案專家組成，負責(zé)檔案鑒定工作的組織實施。（三）鑒定方法1.定期鑒定：檔案管理部門每年對到期檔案進行一次鑒定，確定檔案的存毀。2.不定期鑒定：根據(jù)僑聯(lián)工作需要或檔案管理的實際情況，對特定檔案進行不定期鑒定。（四）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進行審核，提出銷毀意見，編制檔案銷毀清冊。2.檔案銷毀清冊經(jīng)僑聯(lián)分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，由檔案管理部門組織實施銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字，并注明銷毀日期。4.檔案銷毀后，檔案管理部門應(yīng)將檔案銷毀清冊永久保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標僑聯(lián)檔案信息化建設(shè)的目標是建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲、網(wǎng)絡(luò)化傳輸和智能化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對僑聯(lián)現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合僑聯(lián)檔案管理的信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.網(wǎng)絡(luò)建設(shè)：建立檔案管理內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)檔案管理部門與各部門之間的信息共享和業(yè)務(wù)協(xié)同。4.安全保障體系建設(shè)：建立健全檔案信息化安全保障體系，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理部門應(yīng)配備必要的計算機設(shè)備、存儲設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等信息化設(shè)施，保障檔案信息化工作的順利開展。2.檔案管理人員應(yīng)具備一定的計算機操作技能和檔案管理知識，熟悉檔案信息化管理流程。3.加強檔案信息化安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，防止檔案信息的泄