電子檔案?jìng)浒钢贫纫?、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織電子檔案的管理，確保電子檔案的真實(shí)、完整、可用和安全，規(guī)范電子檔案?jìng)浒腹ぷ髁鞒蹋罁?jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的電子檔案的備案管理。包括但不限于辦公文件、業(yè)務(wù)合同、財(cái)務(wù)報(bào)表、技術(shù)文檔、人事檔案等各類電子文件資料。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：電子檔案應(yīng)如實(shí)反映本公司/組織的業(yè)務(wù)活動(dòng)和歷史面貌，確保內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：電子檔案應(yīng)涵蓋業(yè)務(wù)活動(dòng)的全過(guò)程，包括相關(guān)的背景信息、處理過(guò)程和結(jié)果等，保證其內(nèi)容完整無(wú)缺。3.可用性原則：電子檔案應(yīng)便于檢索、查詢和利用，滿足本公司/組織日常工作及業(yè)務(wù)發(fā)展的需要。4.安全性原則：采取必要的技術(shù)和管理措施，保障電子檔案的存儲(chǔ)、傳輸和使用安全，防止信息泄露、篡改或丟失。二、電子檔案的定義與分類（一）定義電子檔案是指本公司/組織在履行職能過(guò)程中形成的，以數(shù)字形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募牧稀＃ǘ┓诸?.按來(lái)源分類內(nèi)部文件：由本公司/組織內(nèi)部各部門產(chǎn)生的文件，如通知、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要等。外部文件：從外部接收的文件，如上級(jí)機(jī)關(guān)文件、合作伙伴發(fā)來(lái)的函件、客戶提供的資料等。2.按內(nèi)容分類行政管理類：包括公司/組織的規(guī)章制度、行政事務(wù)管理文件等。業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類：涵蓋各類業(yè)務(wù)合同、業(yè)務(wù)報(bào)表、市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告等。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)類：如財(cái)務(wù)憑證、賬目報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。人力資源類：?jiǎn)T工檔案、考勤記錄、薪酬福利文件等。技術(shù)研發(fā)類：技術(shù)方案、研發(fā)報(bào)告、專利文件等。3.按保管期限分類永久保存類：對(duì)本公司/組織具有重要?dú)v史意義和長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的電子檔案，如公司章程、重大決策文件等。定期保存類：根據(jù)實(shí)際情況設(shè)定保存期限，一般分為[X]年、[X]年等，到期后經(jīng)鑒定可進(jìn)行相應(yīng)處理。短期保存類：保存期限較短的電子檔案，如臨時(shí)性通知、一次性業(yè)務(wù)文件等。三、電子檔案的形成與收集（一）形成要求1.電子文件的形成應(yīng)遵循本公司/組織的業(yè)務(wù)流程和相關(guān)規(guī)定，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、規(guī)范。2.在電子文件的起草、修改和審核過(guò)程中，應(yīng)明確各環(huán)節(jié)的責(zé)任，保證文件質(zhì)量。3.電子文件應(yīng)采用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的格式進(jìn)行存儲(chǔ)，確保其通用性和可讀性。（二）收集職責(zé)1.各部門負(fù)責(zé)本部門電子文件的收集工作，指定專人負(fù)責(zé)定期收集、整理本部門產(chǎn)生的電子文件，并確保文件的完整性和準(zhǔn)確性。2.對(duì)于涉及多個(gè)部門的業(yè)務(wù)活動(dòng)所產(chǎn)生的電子文件，由牽頭部門負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門共同收集，并明確各部門在收集過(guò)程中的職責(zé)。3.在接收外部電子文件時(shí)，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記，并對(duì)文件的真實(shí)性、完整性進(jìn)行審核，確保符合本公司/組織的要求。四、電子檔案的整理與歸檔（一）整理原則1.遵循電子文件的自然形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.按照分類方案對(duì)電子檔案進(jìn)行分類整理，確保同一類別的文件集中存放，便于查找和管理。3.對(duì)電子檔案的元數(shù)據(jù)進(jìn)行規(guī)范整理，保證元數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性，以便更好地描述和管理電子檔案。（二）整理方法1.對(duì)電子文件進(jìn)行命名，命名應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，體現(xiàn)文件的主題、日期、作者等關(guān)鍵信息，便于識(shí)別和檢索。2.建立電子檔案文件夾結(jié)構(gòu)，按照分類方案進(jìn)行層級(jí)劃分，將不同類別的電子檔案分別存儲(chǔ)在相應(yīng)的文件夾中。3.對(duì)電子檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于標(biāo)識(shí)和管理。編號(hào)可采用順序號(hào)、分類號(hào)等方式，與分類方案相結(jié)合，確保編號(hào)的系統(tǒng)性和邏輯性。（三）歸檔流程1.各部門在完成電子文件的收集和整理后，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門提交歸檔申請(qǐng)。2.檔案管理部門收到歸檔申請(qǐng)后，對(duì)提交的電子檔案進(jìn)行審核，檢查其是否符合整理要求和歸檔標(biāo)準(zhǔn)，并對(duì)元數(shù)據(jù)進(jìn)行核對(duì)。3.如果審核通過(guò)，檔案管理部門將電子檔案按照規(guī)定的存儲(chǔ)方式進(jìn)行存儲(chǔ)，并更新電子檔案管理系統(tǒng)中的相關(guān)信息，完成歸檔操作。4.對(duì)于不符合要求的電子檔案，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)反饋給提交部門，要求其進(jìn)行整改后重新提交歸檔。五、電子檔案的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.本公司/組織應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備和存儲(chǔ)系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行集中存儲(chǔ)。存儲(chǔ)設(shè)備可選用磁帶庫(kù)、磁盤陣列、光盤庫(kù)等，存儲(chǔ)系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)、存儲(chǔ)管理等功能。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在不同的物理位置，進(jìn)行異地備份，以防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。異地備份的存儲(chǔ)地點(diǎn)應(yīng)與主存儲(chǔ)地點(diǎn)保持一定的距離，并具備相應(yīng)的安全防護(hù)措施。3.對(duì)于重要的電子檔案，應(yīng)采用多種存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行備份，如磁帶、光盤、硬盤等，并定期對(duì)備份介質(zhì)進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的可恢復(fù)性。（二）保管環(huán)境1.電子檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所應(yīng)具備適宜的溫度、濕度條件，溫度一般控制在[X]℃[X]℃之間，濕度控制在[X]%[X]%之間。2.存儲(chǔ)場(chǎng)所應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，避免灰塵、有害氣體等對(duì)電子檔案造成損害。3.對(duì)存儲(chǔ)場(chǎng)所應(yīng)采取防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等安全防護(hù)措施，安裝必要的監(jiān)控設(shè)備和消防設(shè)施，確保電子檔案的安全保管。（三）保管期限管理1.檔案管理部門應(yīng)按照電子檔案的保管期限分類，對(duì)不同保管期限的電子檔案進(jìn)行標(biāo)識(shí)和管理。2.在電子檔案的保管期限屆滿前，檔案管理部門應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)電子檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)鑒定結(jié)果確定是否需要繼續(xù)保存、銷毀或延長(zhǎng)保管期限。3.對(duì)于需要銷毀的電子檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批，并采用安全可靠的方式進(jìn)行銷毀，確保電子檔案信息徹底清除，防止數(shù)據(jù)泄露。六、電子檔案的檢索與利用（一）檢索工具1.建立電子檔案管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)應(yīng)具備強(qiáng)大的檢索功能，能夠根據(jù)電子檔案的分類、關(guān)鍵詞、日期等多種條件進(jìn)行快速檢索。2.在電子檔案管理系統(tǒng)中，應(yīng)建立詳細(xì)的索引數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)電子檔案的元數(shù)據(jù)進(jìn)行索引，提高檢索效率。3.除電子檔案管理系統(tǒng)外，還可根據(jù)實(shí)際需要編制紙質(zhì)或電子形式的檢索工具，如目錄索引、分類指南等，方便用戶查找和利用電子檔案。（二）利用權(quán)限1.根據(jù)電子檔案的密級(jí)和內(nèi)容敏感程度，設(shè)定不同的利用權(quán)限。對(duì)涉及公司/組織機(jī)密信息的電子檔案，應(yīng)嚴(yán)格限制訪問(wèn)權(quán)限，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能查閱和使用。2.員工在利用電子檔案時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定的權(quán)限申請(qǐng)流程進(jìn)行申請(qǐng)，經(jīng)審批通過(guò)后，方可獲取相應(yīng)的電子檔案。3.檔案管理部門應(yīng)對(duì)電子檔案的利用情況進(jìn)行記錄，包括利用時(shí)間、利用人員、利用目的等信息，以便進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析和監(jiān)督管理。（三）利用流程1.用戶提出電子檔案利用申請(qǐng)，填寫申請(qǐng)表，注明利用目的、所需檔案的名稱和范圍等信息。2.申請(qǐng)表提交給所在部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，初審?fù)ㄟ^(guò)后提交給檔案管理部門。3.檔案管理部門對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，根據(jù)利用權(quán)限確定是否批準(zhǔn)申請(qǐng)。如批準(zhǔn)申請(qǐng)，檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定的方式為用戶提供電子檔案，并記錄利用情況。4.用戶在利用電子檔案過(guò)程中，應(yīng)遵守相關(guān)規(guī)定，不得擅自修改、刪除或傳播電子檔案內(nèi)容。利用完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案管理部門。七、電子檔案的安全管理（一）安全策略1.制定電子檔案安全管理制度，明確安全管理目標(biāo)、原則和措施，確保電子檔案的安全。2.建立電子檔案安全管理體系，包括安全組織架構(gòu)、安全人員管理、安全技術(shù)措施等方面，形成全方位的安全防護(hù)機(jī)制。3.定期對(duì)電子檔案安全管理體系進(jìn)行評(píng)估和改進(jìn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決安全隱患，適應(yīng)不斷變化的安全環(huán)境。（二）技術(shù)措施1.采用防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)、防病毒軟件等網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，防止外部非法網(wǎng)絡(luò)訪問(wèn)和惡意攻擊，保護(hù)電子檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)的安全。2.對(duì)電子檔案進(jìn)行加密處理，在存儲(chǔ)和傳輸過(guò)程中采用加密算法，確保電子檔案內(nèi)容的保密性。加密密鑰應(yīng)妥善保管，嚴(yán)格控制其使用范圍。3.建立數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)機(jī)制，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，并制定數(shù)據(jù)恢復(fù)計(jì)劃，保證在數(shù)據(jù)丟失或損壞時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)。4.對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行安全審計(jì)，記錄和分析系統(tǒng)操作日志，及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在的安全問(wèn)題，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。（三）人員管理1.對(duì)涉及電子檔案管理的人員進(jìn)行安全培訓(xùn)，提高其安全意識(shí)和操作技能，使其熟悉電子檔案安全管理制度和安全技術(shù)措施。2.明確電子檔案管理各崗位人員的安全職責(zé)，簽訂安全責(zé)任書，確保安全責(zé)任落實(shí)到人。3.對(duì)人員的訪問(wèn)權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格管理，根據(jù)工作需要授予相應(yīng)的權(quán)限，并定期進(jìn)行權(quán)限審查和調(diào)整，防止因人員權(quán)限不當(dāng)導(dǎo)致的安全風(fēng)險(xiǎn)。八、電子檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.電子檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、科學(xué)合理的原則，確保鑒定結(jié)果準(zhǔn)確可靠。2.鑒定工作應(yīng)綜合考慮電子檔案的內(nèi)容價(jià)值、歷史意義、現(xiàn)實(shí)利用需求等因素，結(jié)合本公司/組織的發(fā)展戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)特點(diǎn)，確定電子檔案的保存價(jià)值。（二）鑒定組織1.成立電子檔案鑒定小組，由檔案管理部門、業(yè)務(wù)部門、技術(shù)部門等相關(guān)人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)制定鑒定方案、組織鑒定工作、審核鑒定結(jié)果等。2.鑒定小組應(yīng)定期召開會(huì)議，對(duì)電子檔案鑒定工作進(jìn)行研究和討論，確保鑒定工作的順利進(jìn)行。（三）鑒定方法1.對(duì)電子檔案進(jìn)行逐件審查，分析其內(nèi)容的重要性、完整性、真實(shí)性等，判斷其是否具有保存價(jià)值。2.參考電子檔案的形成背景、業(yè)務(wù)活動(dòng)相關(guān)性、利用頻率等因素，綜合評(píng)估其保存價(jià)值。3.根據(jù)電子檔案的保管期限規(guī)定，結(jié)合實(shí)際情況，對(duì)保管期限屆滿的電子檔案進(jìn)行重點(diǎn)鑒定，確定是否需要繼續(xù)保存。（四）銷毀流程1.經(jīng)鑒定確定需要銷毀的電子檔案，由檔案管理部門填寫銷毀申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明銷毀電子檔案的名稱、數(shù)量、存儲(chǔ)位置等信息，并附上鑒定小組的鑒定意見。2.銷毀申請(qǐng)表提交給公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批，審批通過(guò)后，檔案管理部門組織實(shí)