檔案保密制度匯編一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案信息的安全與保密，防止檔案信息泄露、篡改或丟失，特制定本檔案保密制度匯編。本制度旨在規(guī)范公司各類檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、使用、傳遞、銷毀等環(huán)節(jié)的保密管理工作，保障公司的合法權(quán)益和正常運(yùn)營(yíng)秩序。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工，包括正式員工、臨時(shí)工、實(shí)習(xí)生以及因工作需要接觸公司檔案的外部人員（如合作單位人員、供應(yīng)商、客戶等）。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案保密工作合法合規(guī)。2.預(yù)防為主原則：采取有效的預(yù)防措施，從源頭控制檔案信息泄露風(fēng)險(xiǎn)，將保密工作貫穿于檔案管理的全過程。3.最小化原則：根據(jù)工作需要，嚴(yán)格限定檔案信息的知悉范圍，確保檔案信息僅在必要的人員和范圍內(nèi)使用。4.全程保密原則：對(duì)檔案從形成到銷毀的全過程進(jìn)行保密管理，確保各個(gè)環(huán)節(jié)的安全。5.責(zé)任追究原則：對(duì)違反檔案保密制度的行為，依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。二、檔案分類與密級(jí)劃分（一）檔案分類1.行政檔案：包括公司各類規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、行政公文、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。2.業(yè)務(wù)檔案：涵蓋市場(chǎng)營(yíng)銷檔案（如客戶資料、市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、銷售合同等）、研發(fā)檔案（如技術(shù)方案、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、專利文件等）、生產(chǎn)檔案（如生產(chǎn)計(jì)劃、工藝流程、質(zhì)量檢驗(yàn)記錄等）、采購(gòu)檔案（如采購(gòu)訂單、供應(yīng)商資料、采購(gòu)合同等）等。3.項(xiàng)目檔案：針對(duì)公司各類項(xiàng)目形成的檔案，包括項(xiàng)目立項(xiàng)文件、項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、項(xiàng)目驗(yàn)收文件等。4.合同檔案：公司簽訂的各類合同，如銷售合同、采購(gòu)合同、租賃合同、技術(shù)合同等。5.其他檔案：不屬于上述分類的其他檔案，如榮譽(yù)證書、資質(zhì)證書、審計(jì)報(bào)告等。（二）密級(jí)劃分1.絕密級(jí)：涉及公司核心商業(yè)秘密、重大決策、戰(zhàn)略規(guī)劃、關(guān)鍵技術(shù)信息等，一旦泄露將對(duì)公司造成極其嚴(yán)重的損害，如公司未公開的新產(chǎn)品研發(fā)資料、核心技術(shù)配方、未上市的重大投資項(xiàng)目方案等。2.機(jī)密級(jí)：包含重要業(yè)務(wù)信息、客戶資料、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、內(nèi)部管理敏感信息等，泄露后會(huì)對(duì)公司業(yè)務(wù)開展、競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)、財(cái)務(wù)狀況等產(chǎn)生較大影響，如客戶的詳細(xì)信息、重要財(cái)務(wù)報(bào)表、內(nèi)部管理流程優(yōu)化方案等。3.秘密級(jí)：涉及一般性業(yè)務(wù)信息、工作記錄等，雖不構(gòu)成重大影響，但仍需保密，如普通的市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、日常工作報(bào)表、一般性的合同文件等。三、檔案管理流程中的保密措施（一）檔案收集與整理1.各部門指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。收集過程中，對(duì)涉及保密信息的檔案要嚴(yán)格保密，避免在收集環(huán)節(jié)出現(xiàn)信息泄露。2.檔案管理人員在整理檔案時(shí)，要按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類整理，并對(duì)檔案進(jìn)行編號(hào)登記。對(duì)于密級(jí)檔案，要在檔案封面或顯著位置標(biāo)注密級(jí)標(biāo)識(shí)。3.在整理過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案存在破損、缺失等情況，要及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或補(bǔ)充，并記錄相關(guān)情況。（二）檔案存儲(chǔ)1.存儲(chǔ)場(chǎng)所：公司設(shè)立專門的檔案庫(kù)房用于存放各類檔案，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防磁等安全設(shè)施。庫(kù)房應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備，確保24小時(shí)監(jiān)控。2.存儲(chǔ)方式：根據(jù)檔案的性質(zhì)和密級(jí)，采用不同的存儲(chǔ)方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放在檔案架上，按照編號(hào)順序排列；電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備中，并進(jìn)行加密處理。對(duì)于絕密級(jí)檔案，應(yīng)采取單獨(dú)存儲(chǔ)、專人保管的方式。3.存儲(chǔ)環(huán)境管理：定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行檢查和維護(hù)，保持庫(kù)房?jī)?nèi)溫度、濕度適宜，防止檔案因環(huán)境因素受損。對(duì)檔案存儲(chǔ)設(shè)備要定期進(jìn)行維護(hù)和備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。（三）檔案使用1.借閱審批：公司員工因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、密級(jí)、借閱用途、借閱期限等信息。申請(qǐng)表需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批，對(duì)于密級(jí)較高的檔案，還需經(jīng)公司保密管理部門審批。2.借閱登記：檔案管理人員在辦理借閱手續(xù)時(shí)，要對(duì)借閱人員的身份信息進(jìn)行登記，并記錄借閱檔案的相關(guān)信息。借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.使用限制：借閱人員只能在規(guī)定的場(chǎng)所使用檔案，不得擅自將檔案帶出公司或轉(zhuǎn)借他人。在使用過程中，要妥善保管檔案，不得擅自涂改、復(fù)印、拍照、掃描檔案內(nèi)容。對(duì)于絕密級(jí)檔案，必須在公司保密管理部門指定的場(chǎng)所使用，并由專人監(jiān)督。4.歸還檢查：檔案歸還時(shí)，檔案管理人員要對(duì)檔案進(jìn)行認(rèn)真檢查，確保檔案的完整性和保密性。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失或信息泄露等情況，要及時(shí)報(bào)告并追究借閱人員的責(zé)任。（四）檔案?jìng)鬟f1.內(nèi)部傳遞：公司內(nèi)部各部門之間傳遞檔案，應(yīng)通過公司內(nèi)部文件傳輸系統(tǒng)或?qū)Ｈ藗鬟f的方式進(jìn)行。傳遞過程中，要對(duì)檔案進(jìn)行密封包裝，并標(biāo)注密級(jí)標(biāo)識(shí)。專人傳遞時(shí)，傳遞人員要嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自拆閱或泄露檔案內(nèi)容。2.外部傳遞：公司與外部單位傳遞檔案，應(yīng)根據(jù)檔案的密級(jí)采取相應(yīng)的保密措施。對(duì)于機(jī)密級(jí)以上檔案，應(yīng)通過加密郵件、專人送達(dá)等方式傳遞，并要求接收方簽收確認(rèn)。傳遞過程中，要對(duì)檔案進(jìn)行登記備案，確保檔案?jìng)鬟f的可追溯性。（五）檔案銷毀1.銷毀審批：檔案達(dá)到保管期限或因其他原因需要銷毀時(shí)，由檔案管理部門提出銷毀申請(qǐng)，填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明銷毀檔案的名稱、編號(hào)、密級(jí)、數(shù)量、銷毀原因等信息。申請(qǐng)表需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、公司保密管理部門、分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.銷毀方式：根據(jù)檔案的性質(zhì)和數(shù)量，選擇合適的銷毀方式。紙質(zhì)檔案一般采用粉碎、焚燒等方式銷毀；電子檔案應(yīng)采用專業(yè)的數(shù)據(jù)清除軟件進(jìn)行徹底刪除，并對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行格式化處理。銷毀過程要進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等信息。3.監(jiān)督檢查：檔案銷毀時(shí)，公司保密管理部門應(yīng)派人進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，確保銷毀工作符合規(guī)定要求。銷毀工作完成后，監(jiān)督人員要在銷毀記錄上簽字確認(rèn)。四、人員管理與培訓(xùn)（一）人員管理1.入職審查：公司在招聘員工時(shí)，要對(duì)擬錄用人員進(jìn)行背景調(diào)查，了解其是否有違法違紀(jì)記錄和保密意識(shí)。對(duì)于涉及重要崗位的人員，要簽訂保密協(xié)議，明確其保密義務(wù)和違約責(zé)任。2.崗位調(diào)整：?jiǎn)T工崗位調(diào)整時(shí)，要及時(shí)對(duì)其原接觸的檔案進(jìn)行清理和交接，確保檔案信息的安全。同時(shí)，要對(duì)新崗位涉及的檔案保密要求進(jìn)行培訓(xùn)，使其了解并遵守相關(guān)規(guī)定。3.離職管理：?jiǎn)T工離職時(shí)，要辦理檔案交接手續(xù)，歸還所借閱的檔案，并簽訂離職保密承諾書。檔案管理部門要對(duì)離職員工的檔案借閱情況進(jìn)行核實(shí)，如發(fā)現(xiàn)有未歸還或違規(guī)使用檔案的情況，要及時(shí)追究其責(zé)任。（二）培訓(xùn)1.培訓(xùn)計(jì)劃：公司制定年度檔案保密培訓(xùn)計(jì)劃，明確培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)對(duì)象、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)方式等。培訓(xùn)計(jì)劃要根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和檔案管理要求適時(shí)調(diào)整。2.培訓(xùn)內(nèi)容：培訓(xùn)內(nèi)容包括國(guó)家有關(guān)檔案保密的法律法規(guī)、公司檔案保密制度、檔案管理流程中的保密措施、保密意識(shí)與技能等。通過培訓(xùn)，使員工了解檔案保密工作的重要性和相關(guān)規(guī)定，掌握基本的保密知識(shí)和技能。3.培訓(xùn)方式：培訓(xùn)方式可采用集中授課、在線學(xué)習(xí)、案例分析、實(shí)地演示等多種形式。定期組織保密知識(shí)考試，檢驗(yàn)員工的學(xué)習(xí)效果，對(duì)考試成績(jī)不合格的員工進(jìn)行補(bǔ)考或再次培訓(xùn)。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司保密管理部門定期對(duì)各部門的檔案保密工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案存儲(chǔ)與使用的安全性、人員保密意識(shí)與行為等。2.監(jiān)督檢查可采取現(xiàn)場(chǎng)檢查、查閱資料、詢問員工等方式進(jìn)行。對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，要及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改，并跟蹤整改情況。（二）考核機(jī)制1.建立檔案保密工作考核機(jī)制，將檔案保密工作納入員工績(jī)效考核體系?？己藘?nèi)容包括檔案保密制度的遵守情況、檔案管理工作的準(zhǔn)確性和及時(shí)性、保密措施的執(zhí)行效果等。2.考核結(jié)果與員工的薪酬、晉升、獎(jiǎng)勵(lì)等掛鉤。對(duì)于檔案保密工作表現(xiàn)優(yōu)秀的員工，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)于違反檔案保密制度