用工檔案制度一、總則（一）目的為加強公司用工管理，規(guī)范用工檔案的建立、保管、使用和銷毀等工作，維護公司和員工的合法權(quán)益，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工，包括正式員工、試用期員工、兼職員工、勞務(wù)派遣員工等各類用工形式。（三）基本原則1.合法性原則：用工檔案的管理必須符合國家法律法規(guī)的要求，確保檔案內(nèi)容真實、合法、有效。2.完整性原則：全面、系統(tǒng)地收集員工在公司工作期間的各類信息，保證檔案資料的完整性。3.保密性原則：嚴格保護員工個人信息和檔案內(nèi)容的安全，防止信息泄露。4.動態(tài)管理原則：根據(jù)員工工作變動、崗位調(diào)整等情況，及時更新檔案內(nèi)容，確保檔案信息的時效性。二、用工檔案的內(nèi)容（一）員工基本信息1.個人資料：包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況、聯(lián)系方式等。2.身份證件：身份證復(fù)印件、學(xué)歷證書復(fù)印件、學(xué)位證書復(fù)印件、職業(yè)資格證書復(fù)印件等。3.入職資料：入職申請表、勞動合同、入職體檢報告、照片等。（二）工作經(jīng)歷1.入職履歷：記錄員工入職時間、所在部門、崗位名稱、崗位職責等信息。2.工作變動記錄：詳細記載員工在公司內(nèi)部的崗位調(diào)動、晉升、降職等情況，包括變動時間、原因、新崗位信息等。3.培訓(xùn)經(jīng)歷：參加公司內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)的記錄，包括培訓(xùn)課程名稱、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)效果評估等。（三）考勤與休假1.考勤記錄：每日出勤情況，包括遲到、早退、曠工、請假等記錄，以考勤表、打卡記錄等形式呈現(xiàn)。2.休假記錄：員工的年假、病假、婚假、產(chǎn)假、陪產(chǎn)假、喪假等各類休假申請及審批記錄。（四）績效考核1.考核計劃：各崗位的績效考核指標、標準及考核周期安排。2.考核結(jié)果：每次績效考核的得分、評價等級、考核反饋意見等。3.績效改進記錄：針對績效考核結(jié)果不理想的員工，制定的績效改進計劃及跟蹤記錄。（五）薪酬福利1.薪資結(jié)構(gòu)：基本工資、崗位工資、績效工資、獎金等構(gòu)成部分及計算方式。2.薪資調(diào)整記錄：薪資調(diào)整的時間、原因、調(diào)整幅度等。3.福利發(fā)放記錄：社保、公積金繳納記錄，節(jié)日福利、生日福利、體檢福利等發(fā)放情況。（六）獎懲情況1.獎勵記錄：獲得公司內(nèi)部獎勵（如優(yōu)秀員工、創(chuàng)新獎、團隊協(xié)作獎等）的時間、獎項名稱及獎勵依據(jù)。2.懲罰記錄：違反公司規(guī)章制度受到警告、罰款、降職、辭退等處罰的時間、原因及處罰決定。（七）培訓(xùn)與發(fā)展1.職業(yè)發(fā)展規(guī)劃：員工個人制定的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃及與上級溝通確認的記錄。2.晉升評審資料：員工晉升時提交的述職報告、評審委員會的評審意見等。（八）離職交接1.離職申請表：員工離職申請的相關(guān)信息，包括離職原因、預(yù)計離職時間等。2.離職交接清單：記錄員工離職時與工作交接相關(guān)的事項，如工作任務(wù)、文件資料、辦公用品等交接情況。3.離職審計記錄：對離職員工進行財務(wù)審計、工作交接審計等的結(jié)果記錄。三、用工檔案的建立與收集（一）建立主體公司人力資源部門負責統(tǒng)一建立和管理用工檔案。（二）收集渠道1.員工入職時提交：員工在入職手續(xù)辦理過程中，按照要求提交各類個人資料和入職相關(guān)文件。2.部門協(xié)助提供：各部門負責及時向人力資源部門提供員工的工作變動、考勤、績效等相關(guān)信息。3.員工自主申報：員工如有個人信息變更、培訓(xùn)報名、休假申請等情況，應(yīng)及時向人力資源部門申報。（三）檔案建立流程1.信息收集：人力資源部門通過上述渠道收集員工相關(guān)信息。2.資料審核：對收集到的資料進行真實性、完整性審核，確保資料符合要求。3.檔案錄入：將審核通過的信息錄入公司用工檔案管理系統(tǒng)，建立電子檔案，并同時整理紙質(zhì)檔案，按照檔案類別進行分類存放。4.檔案編號：為每個員工的用工檔案賦予唯一編號，便于查詢和管理。四、用工檔案的保管（一）保管部門公司設(shè)立專門的檔案保管室，由人力資源部門指定專人負責用工檔案的保管工作。（二）保管期限1.永久保管：員工的重要個人資料（如身份證、學(xué)歷學(xué)位證書等）、勞動合同、離職審計記錄等，應(yīng)永久保管。2.定期保管：其他檔案資料根據(jù)其性質(zhì)和重要程度，分別設(shè)定保管期限，一般為3年至10年不等。具體如下：考勤與休假記錄、績效考核記錄、薪酬福利記錄等保管期限為3年。工作經(jīng)歷、培訓(xùn)與發(fā)展記錄等保管期限為5年。獎懲情況記錄保管期限為5年。離職交接記錄保管期限為3年。（三）保管要求1.檔案存放：紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在檔案柜中，按照檔案編號順序排列，便于查找。電子檔案應(yīng)進行備份存儲，存儲介質(zhì)應(yīng)定期檢查和更新，確保數(shù)據(jù)安全。2.環(huán)境要求：檔案保管室應(yīng)保持干燥、通風、防火、防潮、防蟲、防盜等，配備必要的消防器材和防蟲藥品。3.檔案整理：定期對檔案進行整理，檢查檔案的完整性和準確性，對破損、褪色的檔案進行修復(fù)或更換。4.借閱登記：建立檔案借閱登記制度，嚴格記錄借閱檔案的人員姓名、部門、借閱時間、歸還時間等信息，確保檔案借閱過程可追溯。五、用工檔案的使用（一）使用權(quán)限1.人力資源部門：有權(quán)查閱、使用用工檔案，用于員工入職管理、崗位調(diào)配、薪酬核算、績效考核、培訓(xùn)規(guī)劃、離職手續(xù)辦理等人力資源管理工作。2.相關(guān)部門負責人：在涉及員工工作表現(xiàn)評估、崗位晉升、獎懲決策等工作時，經(jīng)人力資源部門同意，可查閱員工的相關(guān)檔案資料。3.公司高層管理人員：因工作需要，可查閱員工的關(guān)鍵檔案信息，但需履行審批手續(xù)。（二）使用范圍1.內(nèi)部管理：為公司內(nèi)部人力資源管理決策提供依據(jù)，如員工招聘、培訓(xùn)、晉升、薪酬調(diào)整等。2.合規(guī)審查：在應(yīng)對勞動糾紛、勞動監(jiān)察等情況時，作為證明公司用工管理合規(guī)性的重要資料。（三）使用流程1.申請：使用部門或人員填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息。2.審批：申請表經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交人力資源部門負責人審批。涉及公司高層管理人員查閱的，需經(jīng)公司總經(jīng)理審批。3.查閱：審批通過后，由檔案保管人員陪同查閱人員到檔案保管室查閱檔案，查閱人員不得擅自復(fù)印、拍照、涂改檔案內(nèi)容。如需復(fù)印相關(guān)資料，需另行申請并經(jīng)審批同意。4.歸還：查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案保管人員，并辦理歸還登記手續(xù)。六、用工檔案的保密與安全（一）保密措施1.人員管理：對涉及用工檔案管理的工作人員進行保密培訓(xùn)，簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和義務(wù)。2.檔案查閱限制：嚴格控制檔案查閱范圍，非授權(quán)人員不得查閱用工檔案。3.信息加密：對電子檔案進行加密存儲，防止信息泄露。4.辦公區(qū)域管理：檔案保管室應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，無關(guān)人員不得進入。在辦公區(qū)域內(nèi)，涉及檔案信息的文件應(yīng)妥善保管，防止遺失或被他人獲取。（二）安全保障1.防火防盜：檔案保管室配備防火、防盜設(shè)施，如滅火器、監(jiān)控攝像頭、防盜門等，并定期進行檢查維護。2.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)：定期對電子檔案進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的物理位置。制定數(shù)據(jù)恢復(fù)計劃，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞時能夠及時恢復(fù)。3.應(yīng)急處理預(yù)案：制定用工檔案安全事故應(yīng)急處理預(yù)案，明確在發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、失竊等緊急情況時的應(yīng)對措施，確保檔案安全。七、用工檔案的銷毀（一）銷毀條件用工檔案在保管期限屆滿后，經(jīng)鑒定確無保存價值的，可進行銷毀處理。（二）鑒定程序1.初步鑒定：檔案保管人員定期對到期檔案進行清理，初步判斷檔案是否符合銷毀條件，并列出擬銷毀檔案清單。2.審核鑒定：人力資源部門組織相關(guān)人員對擬銷毀檔案清單進行審核鑒定，確認檔案確實無保存價值后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）銷毀方式1.紙質(zhì)檔案銷毀：采用粉碎、焚燒等方式進行銷毀，確保檔案內(nèi)容無法復(fù)原。銷毀過程應(yīng)進行記錄，包括銷毀時間、地點、檔案名稱及數(shù)量等。2.電子檔案銷毀：通過專業(yè)的數(shù)據(jù)刪除軟件對電子檔案進行徹底刪除，并進行數(shù)據(jù)覆蓋處理，確保數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。銷毀記錄應(yīng)與紙質(zhì)檔案銷毀記錄一同保存。（四）監(jiān)督與記錄檔案銷毀過程應(yīng)由人力資源部門指定專人進行監(jiān)督，并形成銷毀記錄。銷