光盤(pán)檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司光盤(pán)檔案的管理，確保光盤(pán)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于開(kāi)發(fā)利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)形成的各類(lèi)光盤(pán)檔案的管理。（三）定義1.光盤(pán)檔案：指公司在各項(xiàng)工作活動(dòng)中直接形成的、具有保存價(jià)值的、以光盤(pán)為載體的各種記錄。2.歸檔：將辦理完畢且具有保存價(jià)值的光盤(pán)文件材料，按照規(guī)定的程序和要求，整理成案卷，移交檔案部門(mén)保存的過(guò)程。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則。公司光盤(pán)檔案由檔案部門(mén)集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則。歸檔的光盤(pán)檔案應(yīng)真實(shí)反映公司各項(xiàng)工作活動(dòng)的實(shí)際情況。3.完整性原則。凡具有保存價(jià)值的光盤(pán)文件材料均應(yīng)歸檔，保證檔案的齊全完整。4.便于利用原則。光盤(pán)檔案的整理和保管應(yīng)便于查找和利用，提高檔案的利用效率。二、光盤(pán)檔案的形成與收集（一）形成部門(mén)職責(zé)1.各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)工作活動(dòng)中光盤(pán)檔案的形成、積累和初步整理工作。2.明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)光盤(pán)檔案的收集工作，確保光盤(pán)檔案的及時(shí)、完整收集。（二）收集范圍1.重要會(huì)議、活動(dòng)的錄像、錄音光盤(pán)，包括公司年度總結(jié)大會(huì)、重要業(yè)務(wù)研討會(huì)、大型慶典活動(dòng)等。2.工程建設(shè)項(xiàng)目的相關(guān)光盤(pán)，如工程設(shè)計(jì)圖紙、施工過(guò)程記錄、竣工驗(yàn)收資料等的電子光盤(pán)備份。3.產(chǎn)品研發(fā)過(guò)程中的光盤(pán)資料，包括產(chǎn)品設(shè)計(jì)方案、測(cè)試數(shù)據(jù)、技術(shù)創(chuàng)新成果等。4.市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)活動(dòng)的光盤(pán)資料，如廣告宣傳片、市場(chǎng)調(diào)研視頻、客戶(hù)活動(dòng)記錄等。5.其他具有保存價(jià)值的光盤(pán)文件材料，如公司榮譽(yù)證書(shū)、資質(zhì)認(rèn)證文件的電子版光盤(pán)等。（三）收集要求1.收集的光盤(pán)應(yīng)確保內(nèi)容完整、清晰，無(wú)損壞、丟失等情況。2.對(duì)于重要的光盤(pán)檔案，應(yīng)同時(shí)收集相關(guān)的文字說(shuō)明材料，如會(huì)議紀(jì)要、活動(dòng)總結(jié)、項(xiàng)目報(bào)告等，以便準(zhǔn)確反映光盤(pán)內(nèi)容。3.收集過(guò)程中要做好登記工作，記錄光盤(pán)的形成時(shí)間、來(lái)源、內(nèi)容摘要等信息。三、光盤(pán)檔案的整理（一）分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)1.按年度分類(lèi)：按照光盤(pán)檔案形成的年度進(jìn)行劃分，便于按年度查找和統(tǒng)計(jì)檔案數(shù)量。2.按類(lèi)別分類(lèi)：根據(jù)光盤(pán)檔案的內(nèi)容性質(zhì)分為會(huì)議活動(dòng)類(lèi)、工程建設(shè)類(lèi)、產(chǎn)品研發(fā)類(lèi)、市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)類(lèi)等類(lèi)別，每個(gè)類(lèi)別下再根據(jù)具體情況進(jìn)一步細(xì)分小類(lèi)。3.按保管期限分類(lèi)：根據(jù)光盤(pán)檔案的重要程度和保存價(jià)值，確定保管期限，分為永久、長(zhǎng)期、短期三類(lèi)。（二）編號(hào)規(guī)則1.光盤(pán)檔案編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于識(shí)別和管理。2.編號(hào)格式為：年度類(lèi)別保管期限流水號(hào)。例如：2023會(huì)議活動(dòng)永久001，表示2023年形成的會(huì)議活動(dòng)類(lèi)永久保管的第1份光盤(pán)檔案。（三）整理步驟1.對(duì)收集到的光盤(pán)進(jìn)行檢查，剔除重復(fù)、無(wú)用的光盤(pán)。2.根據(jù)分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)光盤(pán)進(jìn)行分類(lèi)，將同一類(lèi)別的光盤(pán)集中在一起。3.為每盤(pán)光盤(pán)編制編號(hào)，并在光盤(pán)表面或標(biāo)簽上注明編號(hào)、內(nèi)容摘要、形成時(shí)間等信息。4.填寫(xiě)光盤(pán)檔案目錄，目錄應(yīng)包括編號(hào)、題名、形成時(shí)間、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容，一式兩份，一份隨光盤(pán)檔案裝訂成冊(cè)，一份單獨(dú)保存。四、光盤(pán)檔案的存儲(chǔ)（一）存儲(chǔ)環(huán)境要求1.光盤(pán)檔案應(yīng)存放在溫度適宜、相對(duì)濕度穩(wěn)定的環(huán)境中，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.存儲(chǔ)場(chǎng)所應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，避免陽(yáng)光直射和灰塵、有害氣體的侵蝕。3.應(yīng)配備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施設(shè)備，確保光盤(pán)檔案的安全存儲(chǔ)。（二）存儲(chǔ)方式1.采用專(zhuān)用的光盤(pán)存儲(chǔ)柜進(jìn)行存儲(chǔ)，存儲(chǔ)柜應(yīng)具備良好的密封性和穩(wěn)定性。2.按照分類(lèi)和編號(hào)順序?qū)⒐獗P(pán)存放在存儲(chǔ)柜中，便于查找和管理。3.對(duì)于重要的光盤(pán)檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份存儲(chǔ)地點(diǎn)應(yīng)與主存儲(chǔ)地點(diǎn)分開(kāi)，以防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聶n案丟失。（三）存儲(chǔ)介質(zhì)選擇1.應(yīng)選用質(zhì)量可靠、兼容性好的光盤(pán)作為存儲(chǔ)介質(zhì)，確保光盤(pán)檔案的長(zhǎng)期保存。2.定期對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行檢查和維護(hù)，如發(fā)現(xiàn)光盤(pán)有損壞、老化等情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行更換。五、光盤(pán)檔案的檢索與利用（一）檢索工具1.建立光盤(pán)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，將光盤(pán)檔案目錄信息錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)檢索。2.編制光盤(pán)檔案檢索指南，詳細(xì)介紹光盤(pán)檔案的分類(lèi)體系、編號(hào)規(guī)則、檢索方法等，方便利用人員查找檔案。（二）利用流程1.利用人員填寫(xiě)光盤(pán)檔案利用申請(qǐng)表，注明利用目的、所需光盤(pán)檔案的編號(hào)、題名等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，提交檔案部門(mén)。3.檔案部門(mén)根據(jù)利用申請(qǐng)表提供相應(yīng)的光盤(pán)檔案，并辦理借閱登記手續(xù)。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。特殊情況需長(zhǎng)期借閱的，應(yīng)經(jīng)檔案部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。4.利用人員應(yīng)在指定地點(diǎn)使用光盤(pán)檔案，不得擅自復(fù)制、轉(zhuǎn)借、涂改、污損光盤(pán)檔案。如需復(fù)制，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。5.利用完畢后，利用人員應(yīng)及時(shí)歸還光盤(pán)檔案，檔案部門(mén)應(yīng)對(duì)歸還的光盤(pán)進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)追究利用人員的責(zé)任。（三）利用權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要，可按照規(guī)定程序查閱、借閱光盤(pán)檔案。2.涉及公司機(jī)密的光盤(pán)檔案，應(yīng)嚴(yán)格控制利用范圍，經(jīng)公司保密委員會(huì)批準(zhǔn)后，方可查閱、借閱。3.外部單位因特殊原因需要查閱、利用公司光盤(pán)檔案的，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)，并簽訂保密協(xié)議。六、光盤(pán)檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織成立光盤(pán)檔案鑒定小組，由檔案部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)光盤(pán)檔案的鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)光盤(pán)檔案的保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，對(duì)光盤(pán)檔案進(jìn)行鑒定。2.對(duì)已超過(guò)保管期限且確無(wú)保存價(jià)值的光盤(pán)檔案，可予以銷(xiāo)毀。3.對(duì)保管期限未滿(mǎn)，但因特殊原因已失去利用價(jià)值的光盤(pán)檔案，經(jīng)鑒定小組審核批準(zhǔn)后，也可提前銷(xiāo)毀。（三）銷(xiāo)毀程序1.編制銷(xiāo)毀清冊(cè)：鑒定小組對(duì)擬銷(xiāo)毀的光盤(pán)檔案進(jìn)行逐一核對(duì)，編制銷(xiāo)毀清冊(cè)，清冊(cè)應(yīng)包括光盤(pán)檔案的編號(hào)、題名、形成時(shí)間、保管期限等內(nèi)容。2.審批：銷(xiāo)毀清冊(cè)經(jīng)檔案部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.銷(xiāo)毀實(shí)施：由檔案部門(mén)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)銷(xiāo)毀工作，銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、執(zhí)行人員等。4.監(jiān)銷(xiāo)：銷(xiāo)毀時(shí)應(yīng)安排兩人以上監(jiān)銷(xiāo)，確保銷(xiāo)毀工作的徹底性和真實(shí)性。監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督職責(zé)公司檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)各部門(mén)光盤(pán)檔案的形成、收集、整理、存儲(chǔ)、利用、鑒定與銷(xiāo)毀等工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.光盤(pán)檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括各部門(mén)是否按照規(guī)定及時(shí)收集、整理、歸檔光盤(pán)檔案，是否嚴(yán)格執(zhí)行存儲(chǔ)、利用、鑒定與銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)的操作程序。2.光盤(pán)檔案的質(zhì)量情況，如光盤(pán)內(nèi)容是否完整、清晰，編號(hào)是否準(zhǔn)確，目錄是否齊全等。3.光盤(pán)檔案存儲(chǔ)環(huán)境的狀況，如溫度、濕度是否符合要求，存儲(chǔ)設(shè)備是否正常運(yùn)行等。（三）檢查方式1.定期檢查：檔案管理部門(mén)每年定期對(duì)各部門(mén)光盤(pán)檔案管理工作進(jìn)行全面檢查，檢查結(jié)果進(jìn)行通報(bào)。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，檔案管理部門(mén)不定期對(duì)各部門(mén)光盤(pán)檔案管理情況進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。（四）考核與獎(jiǎng)懲1.公司將光盤(pán)檔案管理工作納入各部門(mén)績(jī)效考核體系，對(duì)光盤(pán)檔案管理工作成績(jī)突出的部門(mén)和個(gè)人給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。2.對(duì)違反光盤(pán)檔案管理制度，導(dǎo)致檔案丟失、損壞、泄密等事故的