送交檔案歸檔制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本送交檔案歸檔制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作活動中形成的、具有保存價值的各種文件材料的歸檔管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合檔案室負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。2.完整準(zhǔn)確原則各部門及員工應(yīng)確保所形成的文件材料齊全、完整、準(zhǔn)確，如實反映公司各項工作活動的全過程。3.及時歸檔原則文件材料形成后，應(yīng)按照本制度規(guī)定的時間和要求及時送交綜合檔案室歸檔，不得積壓、拖延。4.便于利用原則檔案的整理和保管應(yīng)便于查閱和利用，提高檔案的服務(wù)效能。二、送交檔案的范圍（一）行政管理類1.公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，包括營業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會決議、董事會決議等。2.公司內(nèi)部管理制度、規(guī)定、辦法等文件。3.公司會議文件，包括會議通知、議程、紀(jì)要、決議等。4.公司領(lǐng)導(dǎo)的重要講話、報告、批示等文件。5.公司行政事務(wù)處理文件，如請示、報告、批復(fù)、函件等。6.公司印章使用記錄、介紹信存根等文件。7.公司人事管理文件，包括員工招聘、錄用、培訓(xùn)、考核、晉升、獎懲、離職等相關(guān)材料。8.公司財務(wù)管理文件，包括財務(wù)預(yù)算、決算、審計報告、會計憑證、賬簿等。9.公司固定資產(chǎn)管理文件，包括固定資產(chǎn)購置、驗收、使用、折舊、處置等相關(guān)材料。10.公司辦公設(shè)備管理文件，包括辦公設(shè)備購置、維修、報廢等相關(guān)材料。11.公司安全保衛(wèi)文件，包括安全管理制度、應(yīng)急預(yù)案、安全檢查記錄、事故處理報告等。12.公司對外宣傳文件，包括公司簡介、宣傳資料、新聞報道等。13.公司與上級主管部門、政府部門、其他單位的往來文件。（二）業(yè)務(wù)經(jīng)營類1.市場調(diào)研文件，包括市場調(diào)研報告、市場分析資料、競爭對手資料等。2.市場營銷文件，包括營銷計劃、營銷方案、促銷活動方案、客戶資料等。3.產(chǎn)品研發(fā)文件，包括產(chǎn)品設(shè)計圖紙、技術(shù)文件、工藝文件、測試報告等。4.生產(chǎn)管理文件，包括生產(chǎn)計劃、生產(chǎn)調(diào)度記錄、質(zhì)量檢驗報告、設(shè)備運(yùn)行記錄等。5.采購管理文件，包括采購合同、采購訂單、供應(yīng)商資料、采購發(fā)票等。6.銷售管理文件，包括銷售合同、銷售訂單、發(fā)貨記錄、收款記錄等。7.售后服務(wù)文件，包括客戶投訴處理記錄、維修記錄、回訪記錄等。8.項目管理文件，包括項目立項報告、項目可行性研究報告、項目進(jìn)度報告記錄、項目驗收報告等。9.合同管理文件，包括合同文本、合同評審記錄、合同執(zhí)行情況記錄等。10.業(yè)務(wù)統(tǒng)計報表，包括銷售報表、生產(chǎn)報表、財務(wù)報表、市場份額報表等。（三）技術(shù)研發(fā)類1.科研項目立項文件，包括項目申請書、項目可行性研究報告、項目批復(fù)等。2.科研項目研究過程文件，包括實驗記錄、研究報告、技術(shù)總結(jié)等。3.科研項目成果文件，包括專利證書、軟件著作權(quán)證書、科技成果鑒定證書、論文發(fā)表情況等。4.技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)文件，包括企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、國家標(biāo)準(zhǔn)等。5.技術(shù)檔案，包括產(chǎn)品設(shè)計圖紙、工藝文件、技術(shù)文件、設(shè)備圖紙等。6.技術(shù)交流文件，包括技術(shù)合作協(xié)議、技術(shù)交流報告、技術(shù)培訓(xùn)資料等。（四）其他類1.公司獲得的榮譽(yù)證書、獎杯、獎牌等相關(guān)材料。2.公司參加的各類會議、活動的相關(guān)文件，包括會議通知、參會人員名單、活動方案、活動照片等。3.公司員工的個人檔案，包括員工簡歷、學(xué)歷證書、學(xué)位證書、職業(yè)資格證書、培訓(xùn)證書、獲獎證書等。4.公司與員工簽訂的勞動合同、保密協(xié)議、競業(yè)禁止協(xié)議等相關(guān)材料。5.公司對外簽訂的合作協(xié)議、投資協(xié)議、租賃合同等相關(guān)材料。6.公司的財務(wù)審計報告、稅務(wù)審計報告、資產(chǎn)評估報告等相關(guān)材料。7.公司的年度工作總結(jié)、工作計劃、述職報告等相關(guān)材料。8.公司的大事記、年鑒等相關(guān)材料。三、送交檔案的時間要求（一）行政管理類文件1.公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，應(yīng)在辦理完畢后的[X]個工作日內(nèi)送交綜合檔案室歸檔。2.公司內(nèi)部管理制度、規(guī)定、辦法等文件，應(yīng)在發(fā)布后的[X]個工作日內(nèi)送交綜合檔案室歸檔。3.公司會議文件，應(yīng)在會議結(jié)束后的[X]個工作日內(nèi)送交綜合檔案室歸檔。4.公司領(lǐng)導(dǎo)的重要講話、報告、批示等文件，應(yīng)在形成后的[X]個工作日內(nèi)送交綜合檔案室歸檔。（二）業(yè)務(wù)經(jīng)營類文件1.市場調(diào)研文件，應(yīng)在調(diào)研結(jié)束后的[X]個工作日內(nèi)送交綜合檔案室歸檔。2.市場營銷文件，應(yīng)在營銷活動結(jié)束后的[X]個工作日內(nèi)送交綜合檔案室歸檔。3.產(chǎn)品研發(fā)文件，應(yīng)在產(chǎn)品研發(fā)項目結(jié)束后的[X]個工作日內(nèi)送交綜合檔案室歸檔。4.生產(chǎn)管理文件，應(yīng)在每月末或每季度末的[X]個工作日內(nèi)送交綜合檔案室歸檔。5.采購管理文件，應(yīng)在采購業(yè)務(wù)完成后的[X]個工作日內(nèi)送交綜合檔案室歸檔。6.銷售管理文件，應(yīng)在銷售業(yè)務(wù)完成后的[X]個工作日內(nèi)送交綜合檔案室歸檔。7.售后服務(wù)文件，應(yīng)在客戶投訴處理或維修業(yè)務(wù)完成后的[X]個工作日內(nèi)送交綜合檔案室歸檔。8.項目管理文件，應(yīng)在項目結(jié)束后的[X]個工作日內(nèi)送交綜合檔案室歸檔。9.合同管理文件，應(yīng)在合同簽訂后的[X]個工作日內(nèi)送交綜合檔案室歸檔，合同執(zhí)行過程中的相關(guān)文件應(yīng)隨時送交綜合檔案室歸檔。10.業(yè)務(wù)統(tǒng)計報表，應(yīng)在每月末或每季度末的[X]個工作日內(nèi)送交綜合檔案室歸檔。（三）技術(shù)研發(fā)類文件1.科研項目立項文件，應(yīng)在項目立項批復(fù)后的[X]個工作日內(nèi)送交綜合檔案室歸檔。2.科研項目研究過程文件，應(yīng)在研究過程中隨時送交綜合檔案室歸檔。3.科研項目成果文件，應(yīng)在成果獲得相關(guān)證書或鑒定后的[X]個工作日內(nèi)送交綜合檔案室歸檔。4.技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)文件，應(yīng)在發(fā)布后的[X]個工作日內(nèi)送交綜合檔案室歸檔。5.技術(shù)檔案，應(yīng)在產(chǎn)品設(shè)計、工藝編制、設(shè)備安裝調(diào)試等工作完成后的[X]個工作日內(nèi)送交綜合檔案室歸檔。6.技術(shù)交流文件，應(yīng)在交流活動結(jié)束后的[X]個工作日內(nèi)送交綜合檔案室歸檔。（四）其他類文件1.公司獲得的榮譽(yù)證書、獎杯、獎牌等相關(guān)材料，應(yīng)在獲得后的[X]個工作日內(nèi)送交綜合檔案室歸檔。2.公司參加的各類會議、活動的相關(guān)文件，應(yīng)在會議、活動結(jié)束后的[X]個工作日內(nèi)送交綜合檔案室歸檔。3.公司員工的個人檔案，應(yīng)在員工離職后的[X]個工作日內(nèi)送交綜合檔案室歸檔。4.公司與員工簽訂的勞動合同、保密協(xié)議、競業(yè)禁止協(xié)議等相關(guān)材料，應(yīng)在簽訂后的[X]個工作日內(nèi)送交綜合檔案室歸檔。5.公司對外簽訂的合作協(xié)議、投資協(xié)議、租賃合同等相關(guān)材料，應(yīng)在簽訂后的[X]個工作日內(nèi)送交綜合檔案室歸檔。6.公司的財務(wù)審計報告、稅務(wù)審計報告、資產(chǎn)評估報告等相關(guān)材料，應(yīng)在審計結(jié)束后的[X]個工作日內(nèi)送交綜合檔案室歸檔。7.公司的年度工作總結(jié)、工作計劃、述職報告等相關(guān)材料，應(yīng)在每年末的[X]個工作日內(nèi)送交綜合檔案室歸檔。8.公司的大事記、年鑒等相關(guān)材料，應(yīng)在每年末的[X]個工作日內(nèi)送交綜合檔案室歸檔。四、送交檔案的要求（一）文件材料齊全完整各部門及員工應(yīng)確保送交的文件材料齊全、完整，不得遺漏重要文件。對于同一事項的相關(guān)文件，應(yīng)一并送交綜合檔案室歸檔。（二）文件材料真實準(zhǔn)確送交的文件材料應(yīng)真實、準(zhǔn)確，不得偽造、篡改。文件材料上的簽字、蓋章應(yīng)齊全、清晰。（三）文件材料格式規(guī)范送交的文件材料應(yīng)格式規(guī)范，紙張大小應(yīng)統(tǒng)一為A4紙，頁面設(shè)置應(yīng)符合要求。文件材料應(yīng)打印或復(fù)印清晰，不得使用傳真件、復(fù)印件等模糊不清的材料。（四）文件材料整理有序送交的文件材料應(yīng)按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，編目編號，裝訂成冊。文件材料應(yīng)排列整齊，目錄清晰，便于查閱和利用。（五）電子文件與紙質(zhì)文件同步歸檔對于電子文件，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理和存儲，并與紙質(zhì)文件同步歸檔。電子文件應(yīng)格式規(guī)范，存儲介質(zhì)應(yīng)安全可靠。五、送交檔案的程序（一）部門整理各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集、整理工作。按照本制度規(guī)定的送交檔案范圍和時間要求，對本部門形成的文件材料進(jìn)行分類整理，編目編號，裝訂成冊。（二）部門審核各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)對本部門送交的文件材料進(jìn)行審核，確保文件材料齊全完整、真實準(zhǔn)確、格式規(guī)范、整理有序。審核無誤后，在文件材料上簽字確認(rèn)。（三）送交檔案室各部門將審核后的文件材料送交公司綜合檔案室。送交時，應(yīng)填寫《檔案移交清單》，注明文件材料的名稱、數(shù)量、年度、保管期限等信息。綜合檔案室工作人員對送交的文件材料進(jìn)行核對，無誤后在《檔案移交清單》上簽字確認(rèn)，并將文件材料入庫保管。六、檔案的整理與保管（一）檔案整理綜合檔案室工作人員按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，對接收的檔案進(jìn)行分類、編號、編目、裝訂等整理工作。整理后的檔案應(yīng)符合便于保管、查閱和利用的要求。（二）檔案保管1.綜合檔案室應(yīng)配備專門的檔案庫房，確保檔案存放安全。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案應(yīng)按照不同的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，排列整齊，便于查找。3.綜合檔案室應(yīng)建立檔案保管臺賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫、出庫、借閱、歸還等情況。4.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，并做好記錄。發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理。七、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.綜合檔案室應(yīng)定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.檔案鑒定工作應(yīng)由公司檔案鑒定小組負(fù)責(zé)。檔案鑒定小組由綜合檔案室工作人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成。3.檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、價值、歷史意義等因素，對檔案進(jìn)行全面、客觀的鑒定，確定檔案的保管期限。（二）檔案銷毀1.對已超過保管期限且無保存價值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。檔案銷毀工作應(yīng)由公司檔案銷毀小組負(fù)責(zé)。檔案銷毀小組由綜合檔案室工作人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成。2.檔案銷毀小組應(yīng)制定檔案銷毀計劃，明確銷毀檔案的名稱、數(shù)量、年度、保管期限等人的信息。銷毀計劃應(yīng)報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案銷毀時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字確認(rèn)。檔案銷毀清單應(yīng)永久保存。4.嚴(yán)禁將應(yīng)銷毀的檔案出售或轉(zhuǎn)讓給其他單位或個人。八、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、目的、范圍等信息。查閱申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到綜合檔案室查閱檔案。2.公司外部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、目的、范圍等信息。查閱申請表經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可到綜合檔案室查閱檔案。查閱時應(yīng)有公司人員陪同。（二）查閱程序1.查閱人員持經(jīng)批準(zhǔn)的《檔案查閱申請表》到綜合檔案室辦理查閱手續(xù)。綜合檔案室工作人員根據(jù)查閱申請表，提供相應(yīng)的檔案，并在《檔案查閱登記簿》上登記查閱人員的姓名、單位、查閱時間、查閱檔案的名稱等信息。2.查閱人員應(yīng)在指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。查閱檔案時，應(yīng)保持檔案