檔案包含制度一、總則（一）目的為加強公司/組織檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實準確原則：檔案內(nèi)容必須真實、準確地反映公司/組織的各項工作和活動。3.安全保密原則：嚴格遵守國家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)，確保檔案的安全。4.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負責(zé)制定和完善公司/組織檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理公司/組織各類檔案，包括紙質(zhì)檔案、電子檔案等。3.負責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作。4.建立健全檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查閱和利用。5.負責(zé)檔案的安全保管，定期對檔案進行檢查、核對，確保檔案的安全。6.對已超過保管期限的檔案進行鑒定和銷毀。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高員工的檔案意識。（二）各部門職責(zé)1.負責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的齊全、完整。2.指定專人負責(zé)本部門檔案的管理工作，并按照檔案管理部門的要求進行整理和分類。3.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作。4.對本部門形成的檔案進行定期自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認真貫徹執(zhí)行檔案管理的法律法規(guī)和公司/組織的檔案管理制度。2.負責(zé)檔案的日常管理工作，包括收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等。3.嚴格遵守檔案安全保密制度，確保檔案的安全。4.積極為公司/組織各部門提供檔案查閱、利用等服務(wù)。5.定期對檔案管理工作進行總結(jié)和分析，不斷提高檔案管理水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織在各項工作中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料。2.公司/組織與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、文件等。3.公司/組織員工個人在工作中形成的重要文件、資料等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時將本部門在工作中形成的檔案材料收集齊全，不得遺漏。2.收集的檔案材料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、銷毀。3.對收集到的檔案材料應(yīng)進行初步整理，確保材料的完整和規(guī)范。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成來源、時間、內(nèi)容等進行分類，可分為文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案等。2.編號：對每一類檔案進行編號，以便于管理和查閱。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案名稱、編號、日期、保管期限等。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。四、檔案的分類與編號（一）分類標準1.文書檔案：按照年度、保管期限、機構(gòu)（問題）等進行分類。2.科技檔案：按照項目、專業(yè)、階段等進行分類。3.會計檔案：按照會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等進行分類。4.人事檔案：按照員工類別、檔案內(nèi)容等進行分類。（二）編號規(guī)則1.文書檔案編號：采用年度+保管期限+流水號的方式，如2023年永久001號。2.科技檔案編號：采用項目代號+專業(yè)代號+階段代號+流水號的方式，如XM01KJ02JD03001。3.會計檔案編號：采用年度+類別+保管期限+流水號的方式，如2023年會計憑證30年001號。4.人事檔案編號：采用員工編號+檔案類別+流水號的方式，如001RS01001。五、檔案的保管（一）保管場所1.應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，確保檔案庫房安全、整潔、通風(fēng)良好。2.檔案庫房應(yīng)配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放于檔案架上，并按照編號順序排列。2.電子檔案應(yīng)存儲于專用的存儲設(shè)備中，并進行備份，備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放。3.對重要的檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如加密存儲、專人保管等。（三）保管期限1.文書檔案的保管期限分為永久、長期和短期，具體劃分按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。2.科技檔案的保管期限根據(jù)項目的重要程度和實際需要確定。3.會計檔案的保管期限按照國家有關(guān)會計檔案管理的規(guī)定執(zhí)行。4.人事檔案的保管期限為員工離職后[X]年。（四）檔案清查1.定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管情況符合要求。2.清查過程中發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并采取相應(yīng)的措施進行處理。六、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人批準后，方可查閱。2.涉及重要機密的檔案，需經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可查閱。3.外部單位查閱檔案，需持有單位介紹信，并經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可查閱。（二）查閱程序1.查閱人員填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、目的、范圍等。2.所在部門負責(zé)人對申請表進行審核，并簽署意見。3.檔案管理部門根據(jù)申請表提供檔案，并做好查閱記錄。4.查閱人員應(yīng)在指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。5.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并在查閱記錄上簽字。（三）利用規(guī)定1.檔案的利用應(yīng)嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織的規(guī)定，不得損害公司/組織的利益。2.如需對檔案進行復(fù)制、摘錄等，需經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.利用檔案形成的資料，應(yīng)妥善保管，不得擅自傳播和泄露。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人及檔案管理人員組成。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實利用價值等進行鑒定。2.對已超過保管期限且無保存價值的檔案，可進行銷毀。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對檔案進行清理，提出擬銷毀檔案的清單。2.檔案鑒定小組對擬銷毀檔案進行審核，確定是否銷毀。3.對確定銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清冊》，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可銷毀。（四）銷毀方式1.紙質(zhì)檔案采用焚燒或粉碎等方式進行銷毀。2.電子檔案采用格式化或刪除等方式進行銷毀，并確保存儲設(shè)備無法恢復(fù)數(shù)據(jù)。（五）銷毀記錄對檔案銷毀過程進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、檔案名稱、數(shù)量等，并由監(jiān)銷人員簽字確認。八、檔案的數(shù)字化管理（一）數(shù)字化范圍根據(jù)公司/組織的實際情況，逐步對重要的檔案進行數(shù)字化管理。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描：對紙質(zhì)檔案進行掃描，確保掃描圖像清晰、完整。2.圖像處理：對掃描圖像進行去污、裁剪、糾偏等處理。3.數(shù)據(jù)掛接：將數(shù)字化檔案與原檔案進行關(guān)聯(lián)，建立電子檔案目錄。4.存儲備份：將數(shù)字化檔案存儲于專用的存儲設(shè)備中，并進行備份，備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放。（三）數(shù)字化管理要求1.建立數(shù)字化檔