審批檔案制度一、總則（一）目的為加強公司審批檔案管理，確保審批流程規(guī)范、有序，維護公司合法權(quán)益，提高公司管理效率，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各類審批事項所形成的檔案管理，包括但不限于行政、財務(wù)、人事、業(yè)務(wù)等方面的審批文件及相關(guān)資料。（三）基本原則1.真實性原則：審批檔案應(yīng)如實反映審批過程及結(jié)果，確保檔案內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則：涵蓋審批流程中的各類文件、資料，保證檔案的全面性和完整性。3.規(guī)范性原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的格式、內(nèi)容要求進行檔案整理和歸檔，確保檔案規(guī)范統(tǒng)一。4.保密性原則：對涉及公司機密的審批檔案，嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、審批檔案的分類與編號（一）分類1.行政審批檔案：包括辦公用品采購審批、會議安排審批、出差審批等相關(guān)文件。2.財務(wù)審批檔案：涵蓋費用報銷審批、預(yù)算審批、資金支付審批等資料。3.人事審批檔案：如招聘審批、員工晉升審批、薪酬調(diào)整審批等文件。4.業(yè)務(wù)審批檔案：根據(jù)公司業(yè)務(wù)類型，分為項目立項審批、合同審批、銷售審批等檔案。（二）編號1.采用“年份+類別代碼+流水號”的方式進行編號。例如，2023年行政審批檔案的編號為：2023XZ001，其中“XZ”代表行政類別，“001”為流水號。2.類別代碼具體如下：行政審批：XZ財務(wù)審批：CW人事審批：RS業(yè)務(wù)審批：YW三、審批檔案的形成與收集（一）審批流程中的文件生成1.各部門在發(fā)起審批事項時，應(yīng)按照規(guī)定的格式和內(nèi)容要求填寫審批表單，并附上相關(guān)證明材料。2.審批過程中，審批人應(yīng)認(rèn)真審核，簽署明確意見，并留存審批痕跡。（二）收集要求1.審批事項完成后，發(fā)起部門應(yīng)及時將審批過程中形成的所有文件、資料收集齊全，包括審批表單、附件、簽批意見等。2.對于需多個部門協(xié)同審批的事項，由主辦部門負(fù)責(zé)收集匯總各部門的審批文件，并確保文件的完整性。四、審批檔案的整理與歸檔（一）整理1.對收集到的審批檔案進行分類整理，按照編號順序排列。2.去除文件中的無關(guān)材料，如重復(fù)的附件、多余的空白頁等，確保檔案簡潔明了。3.對文件進行裝訂，采用A4紙張規(guī)格，左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固整齊，不掉頁、不壓字。（二）歸檔1.整理好的審批檔案應(yīng)及時歸檔至公司專門設(shè)立的檔案庫或電子檔案系統(tǒng)。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照類別、年份、編號順序依次存放于檔案柜中，并建立檔案存放索引，便于查找。3.電子檔案應(yīng)按照分類目錄進行存儲，確保文件名規(guī)范、易于識別，同時建立電子檔案備份機制，防止數(shù)據(jù)丟失。五、審批檔案的查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱審批檔案時，應(yīng)填寫《審批檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱及編號等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至檔案管理部門。3.檔案管理部門根據(jù)申請內(nèi)容進行審核，審核通過后，安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄，記錄查閱時間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。4.查閱人員應(yīng)在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出或進行涂改、損毀等行為。（二）借閱1.因特殊原因需要借閱審批檔案的，應(yīng)填寫《審批檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限等。2.申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人及公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。3.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，按時歸還，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。六、審批檔案的保管期限（一）短期檔案保管期限為[X]年的審批檔案，主要包括一般性的行政事務(wù)審批、臨時性業(yè)務(wù)審批等檔案。（二）中期檔案保管期限為[X]年的審批檔案，如部分財務(wù)費用報銷審批、普通人事調(diào)動審批等檔案。（三）長期檔案保管期限為[X]年以上的審批檔案，涉及公司重大決策、重要業(yè)務(wù)合同、核心人事信息等檔案，應(yīng)長期保存。七、審批檔案的銷毀（一）銷毀條件1.超過保管期限且無繼續(xù)保存價值的審批檔案。2.因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、機構(gòu)撤銷等原因，確需銷毀的檔案。（二）銷毀程序1.檔案管理部門定期對已到保管期限的檔案進行清理，提出銷毀意見，并填寫《審批檔案銷毀申請表》。2.申請表經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可組織銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀，防止信息泄露。4.銷毀完成后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《審批檔案銷毀申請表》上簽字確認(rèn)，并將申請表存檔。八、審批檔案的保密與安全管理（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，對審批檔案中的機密信息予以保密。2.未經(jīng)公司授權(quán)，不得向任何單位或個人提供、泄露審批檔案內(nèi)容。3.在檔案查閱、借閱過程中，如涉及機密信息，應(yīng)采取相應(yīng)的保密措施，如限制查閱范圍、要求查閱人員簽署保密協(xié)議等。（二）安全管理1.加強檔案庫的安全防范措施，配備必要的消防、防盜、防潮、防蟲等設(shè)備。2.定期對檔案庫進行檢查，確保檔案存放環(huán)境安全可靠。3.對電子檔案系統(tǒng)進行安全維護，設(shè)置訪問權(quán)限，防止數(shù)據(jù)被非法獲取或篡改。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司定期對審批檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的形成、收集、整理、歸檔、查閱、借閱、保管、銷毀等環(huán)節(jié)。2.對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）考核機制1.將審批檔案管理工作納入公司績效考核體系，對檔案管理部門及相關(guān)責(zé)任人進行考核。2.考核指標(biāo)包括檔案管理的規(guī)范性、完整性、保密性、安全性等方面，根據(jù)考核結(jié)果進行獎