案件檔案歸檔制度一、總則（一）目的為加強公司案件檔案管理，確保案件檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于查詢、利用和統(tǒng)計分析，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各類案件檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱和銷毀等工作。（三）定義1.案件檔案：指公司在處理各類案件過程中形成的具有保存價值的各種文件材料，包括但不限于案件受理記錄、調查取證材料、法律文書、會議紀要、往來函件等。2.歸檔：將處理完畢且具有保存價值的案件文件材料按照規(guī)定的方法和程序進行整理、編目，移交檔案部門保存的過程。（四）管理職責1.檔案管理部門負責制定和完善案件檔案歸檔制度，并組織實施。指導、監(jiān)督各部門案件檔案的收集、整理和歸檔工作。集中統(tǒng)一保管公司案件檔案，確保檔案的安全和完整。負責案件檔案的查閱、借閱和統(tǒng)計分析工作。定期對案件檔案進行鑒定，提出檔案銷毀意見，并按照規(guī)定程序組織銷毀。2.案件承辦部門負責本部門案件文件材料的收集、整理和初步分類工作。按照檔案管理部門的要求，及時將整理好的案件檔案移交歸檔。配合檔案管理部門做好案件檔案的查閱、借閱等工作。二、案件檔案的收集（一）收集范圍1.案件受理階段：包括案件來源記錄、受理登記表、當事人身份證明材料等。2.調查取證階段：調查計劃、調查筆錄、證據(jù)清單、鑒定報告、勘驗筆錄等。3.法律文書制作階段：起訴書、答辯狀、判決書、裁定書、調解書等各類法律文書的初稿、定稿及送達回執(zhí)。4.案件審理階段：庭審記錄、質證意見、代理詞、辯護詞等。5.案件執(zhí)行階段：執(zhí)行申請書、執(zhí)行裁定書、執(zhí)行和解協(xié)議、執(zhí)行記錄等。6.與案件相關的其他文件材料，如會議紀要、往來函件、請示報告等。（二）收集要求1.案件承辦人員應及時收集各自承辦案件過程中形成的文件材料，確保文件材料的完整性。2.收集的文件材料應真實、準確、清晰，嚴禁偽造、篡改。3.對于重要文件材料，應收集原件；如無法收集原件，應收集與原件核對無誤的復印件，并注明出處。（三）收集時間1.在案件處理過程中，承辦人員應隨案件進展同步收集相關文件材料，確保文件材料的連貫性。2.案件辦結后，承辦人員應在[X]個工作日內將整理好的案件文件材料移交本部門負責人審核。3.部門負責人審核無誤后，應在[X]個工作日內將案件檔案移交檔案管理部門歸檔。三、案件檔案的整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內在聯(lián)系，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同保管期限，便于檔案的管理和利用。3.便于保管和查閱，提高檔案管理工作效率。（二）整理方法1.分類根據(jù)案件性質、類別等因素，將案件檔案分為[具體分類名稱1]、[具體分類名稱2]等類別。在每個大類下，可根據(jù)案件處理階段、時間順序等進一步細分小類。2.編號為每個案件檔案編制唯一的檔案編號，編號應具有系統(tǒng)性和邏輯性。編號可采用[編號規(guī)則，如年份+案件類別代碼+流水號]的形式。3.編目編制案件檔案目錄，目錄應包括檔案編號、案件名稱、當事人信息、保管期限、歸檔日期等內容。目錄應打印或書寫清晰，一式兩份，一份隨檔案裝訂，一份單獨成冊。4.裝訂將同一案件的文件材料按照一定順序排列后進行裝訂，確保文件材料的牢固和整齊。裝訂應采用線裝或膠裝等方式，避免使用金屬釘?shù)瓤赡軗p壞文件的裝訂材料。（三）整理要求1.整理后的案件檔案應達到分類科學、編號準確、編目規(guī)范、裝訂整齊的要求。2.對于破損、褪色的文件材料，應進行修復或復制；對于字跡模糊或易褪色的文件材料，應進行復制并與原件一并歸檔。3.整理過程中應注意保護文件材料的原始面貌，不得隨意裁剪或涂改文件。四、案件檔案的歸檔（一）歸檔流程1.案件承辦部門將整理好的案件檔案移交檔案管理部門時，應填寫《案件檔案移交清單》，詳細注明檔案編號、案件名稱、當事人信息、保管期限、檔案數(shù)量等內容。2.檔案管理部門接收案件檔案后，應對移交清單進行核對，并在清單上簽字確認。3.檔案管理部門按照規(guī)定的分類方法和編號規(guī)則，對接收的案件檔案進行重新整理和編號，并將檔案存入專門的檔案庫房。（二）歸檔時間案件檔案應在案件辦結后[規(guī)定歸檔期限]內完成歸檔工作。對于重大、復雜案件，檔案管理部門可根據(jù)實際情況提前介入，指導案件承辦部門進行檔案整理和歸檔工作。（三）歸檔要求1.歸檔的案件檔案應齊全完整，符合整理要求。2.檔案管理部門應建立案件檔案歸檔臺賬，詳細記錄檔案的歸檔日期、檔案編號、案件名稱、當事人信息等內容，便于查詢和統(tǒng)計。五、案件檔案的保管（一）保管期限1.根據(jù)案件的性質、重要程度等因素，確定案件檔案的保管期限。保管期限分為[短期保管期限，如15年]、[中期保管期限，如510年]、[長期保管期限，如10年以上]。2.具體保管期限參照國家相關法律法規(guī)和行業(yè)標準執(zhí)行，同時結合公司實際情況進行確定。（二）保管條件1.檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫房內配備必要的檔案保管設備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器等。3.檔案庫房應保持清潔、整齊，溫度控制在[適宜溫度范圍，如14℃24℃]，相對濕度控制在[適宜濕度范圍，如45%60%]。（三）保管措施1.對不同保管期限的案件檔案進行分類存放，便于管理和查找。2.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。如發(fā)現(xiàn)檔案有破損、霉變等情況，應及時采取修復、消毒等措施。3.建立檔案保管電子臺賬，詳細記錄檔案的存放位置、保管期限、借閱情況等信息，實現(xiàn)檔案管理的信息化。六、案件檔案的查閱（一）查閱范圍1.公司內部人員因工作需要查閱案件檔案的，可查閱與其工作相關的案件檔案。2.外部單位或個人因司法機關辦案、審計、紀檢監(jiān)察等工作需要查閱案件檔案的，應按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）查閱手續(xù)1.公司內部人員查閱案件檔案，應填寫《案件檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容、查閱期限等，并經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，報檔案管理部門審批。2.檔案管理部門審批通過后，為查閱人員提供相應的案件檔案，并在《案件檔案查閱登記表》上記錄查閱時間、查閱人員、查閱內容等信息。3.外部單位或個人查閱案件檔案，應出具單位介紹信、工作證等有效證明文件，并填寫《案件檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容、查閱期限等。經(jīng)公司相關領導簽字同意后，報檔案管理部門審批。4.檔案管理部門審批通過后，查閱人員應在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，查閱過程中不得擅自涂改、抽取、復制檔案內容。如需復制檔案，應按照規(guī)定辦理復制手續(xù)。（三）查閱要求1.查閱人員應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損或抽取、撤換檔案材料。2.查閱人員如需摘錄或復制檔案內容，應經(jīng)檔案管理部門同意，并在指定地點進行。摘錄或復制的檔案材料應注明出處，并加蓋檔案管理部門印章。3.查閱人員查閱檔案后，應及時歸還檔案，檔案管理部門應認真核對檔案的完整性和準確性。七、案件檔案的借閱（一）借閱范圍公司內部人員因工作需要借閱案件檔案的，可按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。外部單位或個人原則上不得借閱案件檔案，如有特殊情況需要借閱的，應按照相關法律法規(guī)和公司規(guī)定辦理審批手續(xù)。（二）借閱手續(xù)1.公司內部人員借閱案件檔案，應填寫《案件檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限、歸還日期等，并經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，報檔案管理部門審批。2.檔案管理部門審批通過后，為借閱人員辦理借閱手續(xù)，發(fā)放《案件檔案借閱證》，并在《案件檔案借閱登記表》上記錄借閱時間、借閱人員、借閱檔案編號等信息。3.借閱人員應憑《案件檔案借閱證》到檔案管理部門領取檔案，不得委托他人代領。（三）借閱要求1.借閱人員應妥善保管借閱的案件檔案，不得轉借他人或用于非工作目的。2.借閱期限一般不得超過[規(guī)定借閱期限，如15個工作日]，如需延期借閱，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員歸還檔案時，檔案管理部門應認真檢查檔案的完整性和準確性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時查明原因，并追究借閱人員的責任。八、案件檔案的統(tǒng)計分析（一）統(tǒng)計內容1.案件檔案的數(shù)量統(tǒng)計，包括年度案件檔案歸檔數(shù)量、不同類別案件檔案數(shù)量等。2.案件檔案的利用情況統(tǒng)計，如查閱次數(shù)、借閱次數(shù)、利用部門等。3.案件檔案的保管期限統(tǒng)計，分析不同保管期限檔案的分布情況。（二）統(tǒng)計方法1.檔案管理部門應定期對案件檔案進行統(tǒng)計，建立統(tǒng)計臺賬，記錄相關數(shù)據(jù)。2.統(tǒng)計數(shù)據(jù)應準確、及時，并進行分類匯總和分析，形成統(tǒng)計報表。（三）分析報告1.檔案管理部門應根據(jù)統(tǒng)計數(shù)據(jù)，定期撰寫案件檔案統(tǒng)計分析報告，對案件檔案的管理情況、利用情況等進行分析總結。2.分析報告應提出改進檔案管理工作的建議和措施，為公司決策提供參考依據(jù)。九、案件檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門應定期對已到保管期限的案件檔案進行鑒定，成立鑒定小組，由檔案管理部門負責人、案件承辦部門負責人及相關專業(yè)人員組成。2.鑒定小組應根據(jù)國家相關法律法規(guī)和公司規(guī)定，結合案件檔案的實際情況，對檔案的保存價值進行評估，確定是否需要銷毀。3.鑒定過程中，應認真審查檔案的內容、來源、形式等，確保鑒定結果的準確性和公正性。（二）銷毀程序1.經(jīng)鑒定需要銷毀的案件檔案，由檔案管理部門編制《案件檔案銷毀清單》，詳細注明檔案編號、案件名稱、當事人信息、保管期限、銷毀原因等內容。2.《案件檔案銷毀清單》經(jīng)公司相關領導簽字同意