鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案指引制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在鄉(xiāng)鎮(zhèn)各項(xiàng)工作中的作用，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本鄉(xiāng)鎮(zhèn)實(shí)際情況，制定本檔案指引制度。（二）適用范圍本制度適用于本鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)各部門(mén)、下屬事業(yè)單位、各村（居）委會(huì)等在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則鄉(xiāng)鎮(zhèn)設(shè)立專門(mén)的檔案管理機(jī)構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，對(duì)本鄉(xiāng)鎮(zhèn)各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.完整準(zhǔn)確原則各部門(mén)、各單位應(yīng)按照檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，及時(shí)、全面、準(zhǔn)確地收集、整理、歸檔各類文件材料，保證檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.便于利用原則檔案管理工作應(yīng)充分考慮檔案的利用需求，優(yōu)化檔案整理和保管方式，提高檔案查閱效率，為鄉(xiāng)鎮(zhèn)各項(xiàng)工作提供便捷的檔案服務(wù)。4.安全保密原則加強(qiáng)檔案安全管理，采取必要的安全防護(hù)措施，確保檔案實(shí)體和信息的安全。嚴(yán)格遵守檔案保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)鄉(xiāng)鎮(zhèn)設(shè)立檔案管理辦公室，作為本鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的專門(mén)機(jī)構(gòu)，掛靠在鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨政辦公室。（二）職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理規(guī)章制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管本鄉(xiāng)鎮(zhèn)各類檔案，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。3.對(duì)本鄉(xiāng)鎮(zhèn)各部門(mén)、各單位檔案管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，定期組織檔案工作培訓(xùn)和考核。4.開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，提高檔案管理和利用效率。5.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱、利用等服務(wù)工作，按照規(guī)定為有關(guān)單位和個(gè)人提供檔案信息。6.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、銷(xiāo)毀，做好檔案統(tǒng)計(jì)工作。三、檔案分類及歸檔范圍（一）文書(shū)檔案1.上級(jí)文件包括上級(jí)黨委、政府及各部門(mén)下發(fā)的各類文件、通知、通報(bào)、指示等。2.鄉(xiāng)鎮(zhèn)文件材料鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委、政府形成的各類文件、報(bào)告（如年度工作報(bào)告、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等）、會(huì)議紀(jì)要、決議、決定、領(lǐng)導(dǎo)講話、簡(jiǎn)報(bào)、信息等。3.部門(mén)文件各部門(mén)在履行職能過(guò)程中形成的文件材料，如業(yè)務(wù)工作文件、請(qǐng)示報(bào)告、批復(fù)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、工作方案、應(yīng)急預(yù)案等。4.會(huì)議文件鄉(xiāng)鎮(zhèn)召開(kāi)的各類會(huì)議形成的會(huì)議通知、議程、報(bào)告、講話、決議、記錄等文件材料。5.人事檔案鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作人員的履歷、考核、任免、獎(jiǎng)懲、工資、職稱、黨團(tuán)組織關(guān)系等方面的文件材料。6.財(cái)務(wù)檔案鄉(xiāng)鎮(zhèn)財(cái)務(wù)預(yù)決算、會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等文件材料。（二）業(yè)務(wù)檔案<br>1.農(nóng)業(yè)農(nóng)村工作檔案包括農(nóng)村土地承包、農(nóng)業(yè)產(chǎn)業(yè)發(fā)展、農(nóng)村基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、農(nóng)村環(huán)境整治、農(nóng)村社會(huì)事業(yè)等方面的文件材料。2.民政工作檔案城鄉(xiāng)低保、特困人員供養(yǎng)、臨時(shí)救助、婚姻登記、殯葬管理、社會(huì)組織管理等方面的文件材料。3.社會(huì)保障工作檔案就業(yè)創(chuàng)業(yè)、社會(huì)保險(xiǎn)、勞動(dòng)維權(quán)等方面的文件材料。4.計(jì)劃生育工作檔案人口與計(jì)劃生育政策宣傳、生育登記、獎(jiǎng)勵(lì)扶助、技術(shù)服務(wù)等方面的文件材料。5.安全生產(chǎn)工作檔案安全生產(chǎn)監(jiān)管、隱患排查治理、事故應(yīng)急救援等方面的文件材料。6.環(huán)境保護(hù)工作檔案環(huán)境監(jiān)測(cè)、污染防治、生態(tài)保護(hù)等方面的文件材料。（三）聲像檔案1.照片檔案反映鄉(xiāng)鎮(zhèn)重大活動(dòng)、重要事件、建設(shè)成果、自然風(fēng)光等方面的照片。2.錄音錄像檔案鄉(xiāng)鎮(zhèn)重要會(huì)議、活動(dòng)、調(diào)研等的錄音錄像資料。（四）實(shí)物檔案鄉(xiāng)鎮(zhèn)獲得的各類獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、證書(shū)、錦旗等實(shí)物。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門(mén)、各單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，按照檔案歸檔范圍及時(shí)收集本部門(mén)、本單位在工作中形成的各類文件材料，確保文件材料齊全完整。2.對(duì)上級(jí)文件，應(yīng)及時(shí)簽收、登記，并按照要求進(jìn)行傳閱、辦理，辦理完畢后及時(shí)歸檔。3.對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)內(nèi)部形成的文件材料，應(yīng)在文件辦理完畢后，由承辦部門(mén)或個(gè)人整理好，定期移交檔案管理部門(mén)。4.對(duì)會(huì)議文件，會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)將會(huì)議文件收集齊全，整理好后移交檔案管理部門(mén)。5.對(duì)人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等專業(yè)性較強(qiáng)的檔案，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定及時(shí)收集、整理，確保檔案質(zhì)量。（二）整理方法1.文書(shū)檔案按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）進(jìn)行分類整理。年度劃分以文件形成的自然年度為準(zhǔn)；保管期限分為永久、定期（30年、10年）；機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類可根據(jù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)實(shí)際情況，按照部門(mén)、業(yè)務(wù)類別等進(jìn)行劃分。2.業(yè)務(wù)檔案按照業(yè)務(wù)類別進(jìn)行分類整理，每個(gè)業(yè)務(wù)類別下再按照文件形成的時(shí)間順序排列。3.聲像檔案照片檔案應(yīng)按照照片內(nèi)容進(jìn)行分類，編寫(xiě)照片說(shuō)明，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事由等信息，并按照一定順序編號(hào)裝訂成冊(cè)。錄音錄像檔案應(yīng)按照錄制內(nèi)容進(jìn)行分類，并標(biāo)注錄制時(shí)間、地點(diǎn)、主題等信息，存儲(chǔ)在磁性載體上，并制作相應(yīng)的目錄清單。4.實(shí)物檔案對(duì)實(shí)物進(jìn)行編號(hào)、登記，注明實(shí)物名稱、來(lái)源、獲得時(shí)間等信息，并拍照留存。實(shí)物應(yīng)妥善保管，可根據(jù)實(shí)物類別集中存放或展示。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所檔案管理辦公室應(yīng)設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害生物等安全防護(hù)設(shè)施。庫(kù)房面積應(yīng)根據(jù)檔案數(shù)量和未來(lái)發(fā)展需求合理確定，確保檔案有足夠的存放空間。（二）保管設(shè)備1.檔案架應(yīng)選用堅(jiān)固耐用、符合檔案保管要求的檔案架，用于存放紙質(zhì)檔案。檔案架應(yīng)排列整齊，便于檔案的存放和查找。2.溫濕度控制設(shè)備安裝溫濕度傳感器和調(diào)節(jié)設(shè)備，將庫(kù)房溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.防火設(shè)備配備火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)、滅火器材等防火設(shè)備，確保檔案庫(kù)房消防安全。4.防蟲(chóng)防鼠設(shè)備安裝防蟲(chóng)網(wǎng)、驅(qū)鼠器等設(shè)備，防止蟲(chóng)害和鼠害對(duì)檔案的破壞。5.存儲(chǔ)設(shè)備配備足夠的磁性載體存儲(chǔ)設(shè)備，用于存儲(chǔ)電子檔案，存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保數(shù)據(jù)安全。（三）檔案保管期限1.永久保管凡是反映鄉(xiāng)鎮(zhèn)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本鄉(xiāng)鎮(zhèn)、國(guó)家和社會(huì)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。主要包括鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委、政府重要文件、會(huì)議記錄、人事任免、財(cái)務(wù)預(yù)決算等檔案。2.定期保管定期保管的檔案分為30年和10年兩種。對(duì)在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，列為定期保管。定期保管期限從文件形成次年1月1日起計(jì)算。（四）檔案清點(diǎn)與檢查<br>1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面清點(diǎn)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放有序。2.對(duì)檔案保管狀況進(jìn)行檢查，重點(diǎn)檢查檔案的安全防護(hù)設(shè)施是否正常運(yùn)行，檔案是否有破損、霉變、褪色等情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。3.建立檔案清點(diǎn)和檢查記錄，詳細(xì)記錄清點(diǎn)和檢查的時(shí)間、內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及處理情況等。六、檔案利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和本鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理制度，確保檔案利用合法合規(guī)。2.服務(wù)為本原則以服務(wù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)各項(xiàng)工作為宗旨，積極為有關(guān)單位和個(gè)人提供檔案信息，滿足檔案利用需求。3.安全保密原則在檔案利用過(guò)程中，要嚴(yán)格遵守檔案保密規(guī)定，確保檔案信息安全，防止檔案信息泄露。（二）利用范圍1.本鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)各部門(mén)、下屬事業(yè)單位在開(kāi)展工作過(guò)程中需要查閱檔案的。2.村（居）委會(huì)因工作需要查閱相關(guān)檔案的。3.其他單位或個(gè)人因工作需要，按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)后查閱檔案的。(三）利用方式1.查閱查閱檔案應(yīng)在檔案管理辦公室指定的場(chǎng)所進(jìn)行，查閱人員應(yīng)遵守檔案查閱規(guī)定，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、批注等。查閱重要檔案或涉及機(jī)密的檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.借閱因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱時(shí)間等，經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、拍照、傳播檔案內(nèi)容。3.出具證明根據(jù)工作需要，檔案管理部門(mén)可依據(jù)檔案內(nèi)容為有關(guān)單位或個(gè)人出具檔案證明。出具證明應(yīng)嚴(yán)格審核檔案內(nèi)容，確保證明內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確，并加蓋檔案管理部門(mén)印章。七、檔案鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員、檔案管理人員等組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案存毀意見(jiàn)。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.對(duì)保管期限已滿的檔案，按照檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行鑒定，確定是否仍有保存價(jià)值。2.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)鑒定其是否涉及國(guó)家機(jī)密、個(gè)人隱私等敏感信息，如不涉及，可予以銷(xiāo)毀。3.對(duì)雖已超過(guò)保管期限，但仍具有重要?dú)v史價(jià)值、文化價(jià)值或?qū)Ρ距l(xiāng)鎮(zhèn)工作有重要參考作用的檔案，應(yīng)延長(zhǎng)保管期限或轉(zhuǎn)為永久保管。（三）銷(xiāo)毀程序1.檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行逐一審核，形成檔案鑒定報(bào)告，提出存毀意見(jiàn)。2.檔案鑒定報(bào)告經(jīng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)組織實(shí)施銷(xiāo)毀工作。3.銷(xiāo)毀檔案應(yīng)采用安全可靠的方式，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，由監(jiān)銷(xiāo)人員和檔案管理人員共同簽字確認(rèn)，并記錄銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量等信息。4.銷(xiāo)毀檔案的相關(guān)記錄應(yīng)長(zhǎng)期保存。八、檔案統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)包括各類檔案的年度歸檔數(shù)量、累計(jì)歸檔數(shù)量等。2.檔案利用情況統(tǒng)計(jì)統(tǒng)計(jì)檔案查閱、借閱、出具證明的數(shù)量、人次、利用目的等。3.檔案保管狀況統(tǒng)計(jì)對(duì)檔案庫(kù)房溫濕度、安全防護(hù)設(shè)施運(yùn)行情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。（二）統(tǒng)計(jì)方法檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，定期對(duì)檔案數(shù)量、利用情況、保管狀況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，