合同檔案制度法規(guī)一、總則（一）目的本合同檔案制度法規(guī)旨在規(guī)范公司合同檔案的管理，確保合同檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，為公司的經(jīng)營(yíng)決策、業(yè)務(wù)活動(dòng)及法律事務(wù)提供有力支持。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中簽訂的各類(lèi)合同、協(xié)議及相關(guān)檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司合同檔案由專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則合同檔案應(yīng)如實(shí)反映合同簽訂、履行的全過(guò)程，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。3.安全保密原則加強(qiáng)合同檔案的安全保護(hù)措施，防止檔案的損壞、丟失和泄露，確保檔案信息的安全。4.便于利用原則優(yōu)化合同檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，方便公司各部門(mén)及相關(guān)人員查閱和使用。二、合同檔案的分類(lèi)與編號(hào)（一）分類(lèi)1.業(yè)務(wù)合同類(lèi)包括銷(xiāo)售合同、采購(gòu)合同、租賃合同、服務(wù)合同等，根據(jù)業(yè)務(wù)類(lèi)型進(jìn)行細(xì)分。2.合作協(xié)議類(lèi)如戰(zhàn)略合作協(xié)議、合資合作協(xié)議等。3.其他合同類(lèi)如勞動(dòng)合同、技術(shù)合同、知識(shí)產(chǎn)權(quán)合同等。（二）編號(hào)合同檔案編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識(shí)別和管理。編號(hào)規(guī)則如下：1.年份標(biāo)識(shí)：以合同簽訂年份的后兩位數(shù)字表示，如“23”代表2023年。2.業(yè)務(wù)類(lèi)型代碼：根據(jù)合同分類(lèi)確定相應(yīng)的代碼，如“XS”表示銷(xiāo)售合同，“CG”表示采購(gòu)合同等。3.流水號(hào)：按照合同簽訂的先后順序依次編排流水號(hào)。例如，2023年簽訂的第10份銷(xiāo)售合同編號(hào)為：23XS010。三、合同檔案的收集與整理（一）收集1.合同簽訂部門(mén)應(yīng)在合同簽訂后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將合同原件及相關(guān)附件提交至檔案管理部門(mén)。2.提交的合同檔案應(yīng)包括合同文本、補(bǔ)充協(xié)議、審批文件、往來(lái)信函、會(huì)議紀(jì)要、履行記錄等與合同相關(guān)的全部資料。3.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)各部門(mén)提交的合同檔案進(jìn)行檢查，確保檔案收集的完整性。（二）整理1.檔案管理人員收到合同檔案后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整理。按照合同編號(hào)順序，對(duì)合同文本及附件進(jìn)行分類(lèi)、排序、編目。2.對(duì)合同文本進(jìn)行逐頁(yè)編號(hào)，確保頁(yè)碼連續(xù)、準(zhǔn)確。3.編制合同檔案目錄，目錄應(yīng)包括合同編號(hào)、名稱(chēng)、簽訂日期、履行期限、合同金額、對(duì)方單位名稱(chēng)、歸檔日期等基本信息。4.對(duì)于合同中的重要條款、關(guān)鍵數(shù)據(jù)及涉及的重大事項(xiàng)，應(yīng)進(jìn)行標(biāo)注和摘要，以便快速查閱。四、合同檔案的歸檔與保管（一）歸檔1.整理后的合同檔案應(yīng)及時(shí)歸檔，存入專(zhuān)門(mén)的檔案柜或電子存儲(chǔ)設(shè)備。2.紙質(zhì)合同檔案應(yīng)按照類(lèi)別和編號(hào)順序排列，裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明合同類(lèi)別、年份、起止編號(hào)等信息。3.電子合同檔案應(yīng)按照存儲(chǔ)規(guī)范進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)，建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)，并命名準(zhǔn)確、規(guī)范。同時(shí)，應(yīng)備份存儲(chǔ)在多種存儲(chǔ)介質(zhì)上，以防數(shù)據(jù)丟失。（二）保管1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，確保庫(kù)房環(huán)境符合檔案保管要求，保持適宜的溫度、濕度，做好防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等工作。2.定期對(duì)合同檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.電子合同檔案應(yīng)定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。同時(shí)，要做好防病毒、防黑客攻擊等安全防護(hù)措施。4.合同檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定執(zhí)行。一般業(yè)務(wù)合同保管期限為[X]年，重要合同及涉及重大權(quán)益的合同保管期限為[X]年或永久保存。五、合同檔案的查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《合同檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、合同編號(hào)、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)表提供的信息，及時(shí)查找并提供相應(yīng)的合同檔案。查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。3.查閱過(guò)程中，查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得涂改、損壞、抽取、撤換檔案材料。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（二）借閱1.因特殊情況需要借閱合同檔案的，借閱人應(yīng)填寫(xiě)《合同檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱理由、借閱期限、歸還時(shí)間等，并經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。2.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管所借閱的合同檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上批注、涂改、污損。歸還時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如有損壞或丟失，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。六、合同檔案的保密與安全（一）保密1.合同檔案涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密及其他敏感信息，檔案管理人員及查閱、借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，履行保密義務(wù)。2.未經(jīng)公司授權(quán)，任何人不得擅自對(duì)外披露合同檔案中的信息。3.在合同檔案管理過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)檔案信息有泄露風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行處理，并及時(shí)報(bào)告公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。（二）安全1.加強(qiáng)合同檔案庫(kù)房的安全管理，安裝必要的安全監(jiān)控設(shè)備，確保庫(kù)房安全。2.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案庫(kù)房，檔案管理人員離開(kāi)庫(kù)房時(shí)應(yīng)及時(shí)關(guān)閉門(mén)窗、電源等。3.定期對(duì)檔案管理設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保設(shè)備正常運(yùn)行，防止因設(shè)備故障導(dǎo)致檔案損壞或丟失。七、合同檔案的銷(xiāo)毀（一）銷(xiāo)毀條件合同檔案保管期滿(mǎn)，且已無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的，可按照規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀。（二）銷(xiāo)毀程序1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)保管期滿(mǎn)的合同檔案進(jìn)行清理，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，編制《合同檔案銷(xiāo)毀清單》。2.《合同檔案銷(xiāo)毀清單》應(yīng)包括合同編號(hào)、名稱(chēng)、簽訂日期、保管期限、銷(xiāo)毀原因等信息，并經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核。3.將《合同檔案銷(xiāo)毀清單》報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后實(shí)施銷(xiāo)毀。4.銷(xiāo)毀合同檔案時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保銷(xiāo)毀過(guò)程徹底、合規(guī)。監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在銷(xiāo)毀清單上簽字確認(rèn)。5.銷(xiāo)毀后的合同檔案應(yīng)在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行注銷(xiāo)登記，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。八、合同檔案的信息化管理（如有）（一）系統(tǒng)建設(shè)建立合同檔案管理信息化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)合同檔案的電子化存儲(chǔ)、檢索、借閱審批等功能。（二）數(shù)據(jù)錄入檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將整理好的合同檔案信息錄入管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整。（三）系統(tǒng)維護(hù)定期對(duì)合同檔案管理信息化系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，保證系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性，提高系統(tǒng)的運(yùn)行效率。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查公司應(yīng)定期對(duì)合同檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查合同檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)是否符合本制度規(guī)定。（二）考核評(píng)價(jià)建立合同檔案管理工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)各部門(mén)合同檔案管理工作進(jìn)行量化考核?？己私Y(jié)果與部門(mén)績(jī)效掛鉤，對(duì)合同檔案管理工作成績(jī)突出的部門(mén)和個(gè)人給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)違反本制度規(guī)定的部門(mén)和個(gè)人進(jìn)行批評(píng)