檔案全管理制度一、總則（一）目的為加強本公司/組織檔案的科學管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則本公司/組織的檔案實行集中統(tǒng)一管理，由檔案管理部門負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。2.真實性原則檔案應如實反映本公司/組織各項工作的實際情況，確保檔案內(nèi)容的真實性和可靠性。3.完整性原則全面收集和整理本公司/組織在各項活動中形成的各類檔案，保證檔案的完整性，避免重要檔案的遺漏。4.保密性原則嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司/組織機密的檔案進行妥善保管，防止檔案信息的泄露。5.便于利用原則檔案管理應便于檔案的查閱和利用，提高檔案的使用效率，為公司/組織的各項工作提供有力支持。二、檔案管理部門及職責（一）檔案管理部門設(shè)置設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負責公司/組織檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門職責1.制定檔案管理制度根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織實際情況，制定和完善檔案管理制度，確保檔案管理工作有章可循。2.檔案收集與整理負責收集、整理本公司/組織各部門形成的各類檔案，按照檔案分類標準進行分類、編號、編目等工作，建立健全檔案檢索體系。3.檔案保管提供安全、適宜的檔案保管場所，配備必要的檔案保管設(shè)備，確保檔案的安全存放。定期對檔案進行檢查和維護，防止檔案損壞、丟失和霉變等情況的發(fā)生。4.檔案鑒定與銷毀定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限，對已到保管期限且無保存價值的檔案，按照規(guī)定的程序進行銷毀處理。5.檔案統(tǒng)計建立檔案統(tǒng)計臺賬，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。6.檔案利用服務積極為公司/組織各部門和員工提供檔案查閱、借閱等利用服務，根據(jù)實際需要，編制檔案檢索工具和參考資料，提高檔案利用效率。7.檔案信息化建設(shè)推進檔案信息化建設(shè)，利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，對檔案進行數(shù)字化處理，建立電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享利用。8.指導與監(jiān)督對本公司/組織各部門的檔案管理工作進行指導和監(jiān)督，確保各部門檔案管理工作符合本制度要求。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.行政檔案包括公司/組織的行政管理文件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財務檔案等。2.業(yè)務檔案根據(jù)公司/組織的業(yè)務范圍，分為市場營銷檔案、生產(chǎn)管理檔案、質(zhì)量管理檔案、技術(shù)研發(fā)檔案、售后服務檔案等。3.項目檔案針對公司/組織開展的各類項目，建立項目檔案，包括項目立項文件、項目合同、項目進度報告、項目驗收文件等。4.客戶檔案記錄公司/組織與客戶之間業(yè)務往來的檔案，包括客戶基本信息、業(yè)務洽談記錄、客戶反饋意見等。5.其他檔案除上述類別以外的其他檔案，如榮譽證書、資質(zhì)證書、審計報告等。（二）檔案編號1.編號規(guī)則檔案編號采用“年度類別流水號”的形式，例如：2023XZ001，表示2023年度行政類檔案的第1份。2.編號方法年度：采用公元紀年，取年份的后四位數(shù)字。類別：按照檔案分類標準，用大寫字母表示相應的檔案類別，如行政檔案用“XZ”,業(yè)務檔案用“YW”等。流水號：按照檔案形成的先后順序，從001開始依次編號。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.收集范圍各部門應按照本制度規(guī)定的檔案收集范圍，及時將工作中形成的各類檔案移交檔案管理部門。檔案收集范圍包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、照片、錄音錄像等。2.收集時間各部門應在每年[具體時間]前，將上一年度形成的檔案整理后移交檔案管理部門。對于重大活動、重要項目等形成的檔案，應在活動結(jié)束或項目完成后[規(guī)定時間]內(nèi)及時移交。3.收集要求檔案應內(nèi)容完整、字跡清晰、格式規(guī)范，同時確保電子文件與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致。對于破損、褪色的檔案，應進行修復或復制后移交。（二）檔案整理1.整理原則遵循檔案形成規(guī)律，保持檔案之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.整理方法按照檔案分類標準，對收集到的檔案進行分類整理。同一類別的檔案按照時間順序排列，對于文件材料較多的類別，可進一步細分為若干小類。3.裝訂要求紙質(zhì)檔案應進行裝訂，去除金屬物，采用線裝或膠裝方式，確保裝訂牢固、整齊美觀。4.編目要求編制檔案目錄，包括案卷題名、年度、保管期限、檔號、頁數(shù)等內(nèi)容。目錄應打印或書寫清晰，一式兩份，一份隨檔案裝訂成冊，一份單獨存放。五、檔案的保管（一）保管場所檔案管理部門應設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。庫房內(nèi)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度控制設(shè)備、消防設(shè)備等。（二）檔案存放1.分類存放按照檔案分類順序，將檔案存放在檔案密集架上，不同類別的檔案之間應留有適當?shù)拈g隔，便于查找和管理。2.標識清晰在檔案密集架上設(shè)置明顯的標識牌，標明檔案類別、年度等信息，便于快速定位所需檔案。（三）檔案保管期限劃分1.永久保管凡是反映本公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對本公司/組織有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.定期保管定期保管的檔案分為[X]年、[X]年、[X]年等不同期限。具體保管期限根據(jù)檔案的重要程度、利用價值等因素確定。（四）檔案保管期限的調(diào)整1.定期復查檔案管理部門應定期對檔案保管期限進行復查，根據(jù)檔案的實際情況和公司/組織發(fā)展需要，及時調(diào)整檔案保管期限。2.調(diào)整程序?qū)n案保管期限的調(diào)整，應填寫《檔案保管期限調(diào)整申請表》，經(jīng)檔案管理部門負責人審核，報公司/組織分管領(lǐng)導批準后執(zhí)行。（五）檔案安全管理1.安全制度建立健全檔案安全管理制度，明確檔案管理人員的安全職責，加強對檔案庫房的安全管理。2.人員出入管理嚴格控制檔案庫房人員出入，非檔案管理人員未經(jīng)批準不得進入庫房。檔案管理人員進入庫房時應進行登記，記錄進入時間、離開時間等信息。3.安全檢查定期對檔案庫房進行安全檢查，重點檢查防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備的運行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.應急處置制定檔案安全應急預案，定期組織演練，確保在發(fā)生火災、水災、盜竊等突發(fā)事件時，能夠迅速采取有效措施，保護檔案安全。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務部門負責人及檔案管理人員組成。鑒定小組負責對檔案進行定期鑒定，并提出鑒定意見。（二）鑒定標準1.文件內(nèi)容審查檔案內(nèi)容是否反映本公司/組織的主要職能活動，是否對公司/組織有查考利用價值。2.文件形成時間根據(jù)檔案保管期限劃分標準，結(jié)合檔案形成時間，判斷檔案是否已到保管期限。3.文件保存狀況檢查檔案的保存狀況，如是否破損、褪色、字跡模糊等，對保存狀況不佳且無重要價值的檔案，可考慮提前鑒定銷毀。（三）鑒定程序1.初步篩選檔案管理部門按照鑒定標準，對到期檔案進行初步篩選，確定需要進一步鑒定的檔案清單。2.小組鑒定檔案鑒定小組對初步篩選出的檔案進行逐卷審查，根據(jù)鑒定標準，確定檔案的存毀意見。3.編制鑒定報告檔案管理部門根據(jù)鑒定小組的意見，編制《檔案鑒定報告》，詳細記錄鑒定檔案的名稱、數(shù)量、存毀意見及鑒定依據(jù)等內(nèi)容。4.審批與公示《檔案鑒定報告》經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導審批后，在公司/組織內(nèi)部進行公示，公示期為[X]個工作日。公示期間，如有異議，由檔案鑒定小組進行復查。（四）銷毀程序1.編制銷毀清冊對經(jīng)批準銷毀的檔案，檔案管理部門應編制《檔案銷毀清冊》，詳細記錄檔案的名稱、數(shù)量、檔號、銷毀原因等內(nèi)容。2.審批簽字《檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案管理部門負責人、公司/組織分管領(lǐng)導簽字確認后，方可進行銷毀。3.銷毀實施檔案銷毀應在指定的場所進行，采用焚燒、粉碎等方式進行銷毀，確保檔案信息無法恢復。銷毀過程中，應安排專人監(jiān)銷，并在《檔案銷毀清冊》上記錄銷毀時間、地點、方式等信息。4.銷毀記錄存檔銷毀工作完成后，將《檔案銷毀清冊》及銷毀過程記錄等相關(guān)材料進行整理歸檔，永久保存。七、檔案的利用（一）利用范圍本公司/組織內(nèi)部各部門及員工因工作需要，可查閱、借閱本公司/組織的檔案。外部單位因特殊原因需要查閱、借閱本公司/組織檔案的，須經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導批準，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用方式1.查閱檔案利用者可到檔案管理部門查閱檔案，檔案管理人員應根據(jù)利用者的需求，提供相應的檔案資料，并做好查閱登記工作。查閱檔案時，應在檔案管理部門指定的場所進行，不得擅自將檔案帶出。2.借閱因工作需要確需借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等內(nèi)容，經(jīng)部門負責人簽字同意后，報檔案管理部門負責人審批。檔案管理部門根據(jù)審批意見，辦理檔案借閱手續(xù)，并將檔案交借閱者簽收。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用登記檔案管理部門應建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱情況進行詳細記錄，包括利用者姓名、部門、利用時間、檔案名稱、數(shù)量、歸還時間等信息。利用登記記錄應妥善保管，以備查詢。（四）利用監(jiān)督檔案管理人員應對檔案利用情況進行監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)利用者有違反檔案管理制度規(guī)定的行為，應及時制止并報告檔案管理部門負責人。對于損壞、丟失檔案的，應按照有關(guān)規(guī)定追究利用者的責任。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標建立完善的電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲、檢索、利用和共享，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（二）電子檔案的收集與整理1.收集范圍各部門應將工作中形成的電子文件及時移交檔案管理部門，電子文件的收集范圍應與紙質(zhì)檔案一致。2.整理要求電子文件應按照檔案分類標準進行分類整理，建立相應的文件夾結(jié)構(gòu)，并進行命名規(guī)范。同時，對電子文件進行元數(shù)據(jù)著錄，確保電子文件的完整性和準確性。（三）電子檔案的存儲與備份1.存儲方式采用磁盤陣列、磁帶庫等存儲設(shè)備，對電子檔案進行集中存儲。存儲設(shè)備應具備冗余備份功能，確保數(shù)據(jù)的安全性。2.備份策略制定電子檔案備份策略，定期對電子檔案進行全量備份和增量備份。備份數(shù)據(jù)應存儲在異地，以防本地數(shù)據(jù)丟失。（四）電子檔案管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入與檢索實現(xiàn)電子檔案的在線錄入、編目和檢索功能，利用者可通過關(guān)鍵詞、檔號等方式快速檢索所需檔案。2.權(quán)限管理設(shè)置不同的用戶權(quán)限，對電子檔案的