平安保險檔案制度一、總則（一）目的為加強平安保險檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于平安保險各級機構(gòu)及全體員工在業(yè)務(wù)活動、行政管理等過程中形成的各類檔案。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指平安保險在經(jīng)營管理活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標準化。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映公司各項業(yè)務(wù)活動和行政管理工作的實際情況。3.完整性原則：保證檔案的齊全完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司機密的檔案進行妥善保管。5.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，滿足公司各項工作對檔案信息的需求。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）檔案管理部門公司設(shè)立專門的檔案管理部門，負責統(tǒng)籌公司檔案管理工作。其職責包括：1.制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.負責檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計工作。3.建立健全檔案檢索體系，為檔案的查閱利用提供便利。4.對檔案的安全保管情況進行監(jiān)督檢查，確保檔案安全。5.組織開展檔案鑒定、銷毀等工作。6.對公司各部門檔案管理工作進行指導(dǎo)和培訓(xùn)。（二）各部門檔案管理職責1.各部門應(yīng)指定專人負責本部門檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并確保檔案的真實、完整。2.在業(yè)務(wù)活動和行政管理過程中，及時將形成的檔案移交檔案管理部門。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.業(yè)務(wù)檔案：包括保險業(yè)務(wù)拓展、承保、理賠、客戶服務(wù)等方面形成的檔案。2.行政管理檔案：涵蓋公司行政事務(wù)管理、人力資源管理、財務(wù)管理、法務(wù)管理等方面的檔案。3.信息技術(shù)檔案：有關(guān)公司信息系統(tǒng)建設(shè)、維護、數(shù)據(jù)管理等方面的檔案。4.市場營銷檔案：涉及公司市場推廣、品牌建設(shè)、廣告宣傳等活動的檔案。5.其他檔案：不屬于上述分類的其他具有保存價值的檔案。（二）編號規(guī)則1.檔案編號采用“年份+類別代碼+流水號”的方式。2.年份為檔案形成的公元紀年，取后兩位數(shù)字。3.類別代碼根據(jù)檔案分類設(shè)置，如業(yè)務(wù)檔案用“YW”表示，行政管理檔案用“XZ”表示等。4.流水號為每類檔案按順序編排的號碼。例如，2023年形成的一份業(yè)務(wù)檔案，編號為“23YW001”。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在業(yè)務(wù)經(jīng)營、行政管理、內(nèi)部管理等各項活動中直接形成的各種文件、資料、圖表、報表、合同、協(xié)議、信函、會議記錄、工作報告、財務(wù)憑證等。2.公司員工在工作過程中產(chǎn)生的具有保存價值的個人工作記錄、總結(jié)、研究報告等。3.公司收到的外部文件、函件、證書、榮譽等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責任人，按照規(guī)定的時間和范圍及時收集本部門形成的檔案。2.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的完整性，不得擅自涂改、銷毀或丟失。3.對于電子文件，應(yīng)同時收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子檔案的可讀性和可利用性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.符合文檔一體化管理要求，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的對應(yīng)。（四）整理方法1.分類：按照檔案分類標準對收集的檔案進行分類。2.組卷：將同一類別的檔案按照一定的原則和方法組成案卷。例如，業(yè)務(wù)檔案可按險種、業(yè)務(wù)流程等進行組卷；行政管理檔案可按文件類型、時間順序等進行組卷。3.編目：對每卷檔案編制卷內(nèi)目錄，包括序號、文件題名、日期、文號、責任者等項目。同時，編制案卷目錄，記錄案卷的編號、題名、日期、保管期限等信息。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行整齊、牢固的裝訂，去除金屬物等可能影響檔案保存的物品。五、檔案的歸檔（一）歸檔時間1.各部門應(yīng)在每年[具體時間]前，將上一年度形成的檔案整理完畢并移交檔案管理部門。2.對于重大業(yè)務(wù)項目、重要活動等形成的檔案，應(yīng)在項目結(jié)束或活動完成后[規(guī)定時間]內(nèi)及時歸檔。（二）歸檔程序1.各部門檔案收集責任人填寫檔案移交清單，詳細列出移交檔案的名稱、數(shù)量、類別等信息。2.檔案管理部門對移交的檔案進行核對，檢查檔案的完整性、準確性和整理質(zhì)量。3.經(jīng)核對無誤后，雙方在檔案移交清單上簽字確認，完成檔案歸檔手續(xù)。六、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害生物等安全防護設(shè)施。2.庫房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度控制在[具體溫度范圍]，濕度控制在[具體濕度范圍]。（二）檔案存放方式1.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進行有序排列存放。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在檔案架或檔案柜中，標識清晰，便于查找。3.電子檔案應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備上，并進行備份。備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、定期兩種。2.永久保管的檔案主要包括公司章程、股東會議記錄、董事會決議、年度財務(wù)報告、重大業(yè)務(wù)合同等具有重要歷史價值和法律意義的文件。3.定期保管的檔案期限分為[具體年限]年，如10年、30年等。具體保管期限根據(jù)檔案的性質(zhì)和重要程度確定。（四）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、保管狀況、利用情況等。3.對清查中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時采取措施進行處理，并做好記錄。七、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、檔案名稱、查閱范圍等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負責人審批后，到檔案管理部門查閱。2.涉及公司機密的檔案，查閱申請人應(yīng)提交公司保密管理部門的審批意見。3.外部單位或個人查閱公司檔案的，須經(jīng)公司相關(guān)部門負責人批準，并辦理查閱登記手續(xù)。查閱過程中，檔案管理部門應(yīng)安排專人陪同。（二）查閱程序1.查閱申請人提交檔案查閱申請表。2.檔案管理部門對申請表進行審核，符合查閱條件的，提供相應(yīng)的檔案。3.查閱人員應(yīng)在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房或轉(zhuǎn)借他人。4.查閱過程中，如需摘錄、復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序辦理手續(xù)。（三）利用反饋1.檔案查閱利用結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并在檔案查閱登記表上簽字確認。2.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案查閱利用情況進行統(tǒng)計分析，了解檔案的利用需求和效果，為檔案管理工作的改進提供依據(jù)。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標1.建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，提升檔案信息的共享程度和利用價值。（二）電子檔案管理1.電子文件形成部門應(yīng)按照檔案管理要求，對電子文件進行規(guī)范整理和元數(shù)據(jù)采集。2.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步歸檔，確保兩者內(nèi)容一致。3.檔案管理部門應(yīng)定期對電子檔案進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的物理位置。4.加強電子檔案的安全防護，設(shè)置用戶權(quán)限管理，防止電子檔案信息泄露和損壞。（三）檔案信息系統(tǒng)功能1.具備檔案錄入、存儲、檢索、借閱、統(tǒng)計等基本功能。2.能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的分類管理、權(quán)限控制、版本管理等功能。3.提供檔案信息的在線瀏覽、下載、打印等服務(wù)，方便用戶利用檔案。九、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家等組成。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實利用價值等因素進行鑒定。2.對超過保管期限且確無保存價值的檔案，可考慮予以銷毀。（三）鑒定程序1.檔案鑒定工作小組定期對到期檔案進行審查鑒定。2.填寫檔案鑒定意見書，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、鑒定意見等內(nèi)容。3.經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，確定需要銷毀的檔案清單。（四）銷毀程序1.對確定銷毀的檔案，編制銷毀清冊，詳細記錄檔案的名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.銷毀清冊經(jīng)檔案管理部門負責人和公司主管