犯罪檔案封存制度一、總則（一）目的為了保護有犯罪記錄人員的合法權(quán)益，促進其更好地回歸社會，減少社會歧視，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)，特制定本犯罪檔案封存制度。本制度旨在規(guī)范公司/組織對涉及犯罪記錄人員信息的管理，確保其個人隱私得到充分保護，同時維護公司/組織的正常運營秩序。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及員工背景審查以及與有犯罪記錄人員相關(guān)事務(wù)處理的各個環(huán)節(jié)，包括但不限于招聘、晉升、崗位調(diào)動、日常管理等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則嚴(yán)格遵循國家法律法規(guī)以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保犯罪檔案封存工作合法、有序進行。2.隱私保護原則充分尊重和保護有犯罪記錄人員的個人隱私，對其犯罪記錄信息嚴(yán)格保密，防止信息泄露。3.公平公正原則在處理與有犯罪記錄人員相關(guān)事務(wù)時，秉持公平公正的態(tài)度，不因其過往犯罪記錄而給予不合理的差別對待。4.教育幫扶原則注重對有犯罪記錄人員的教育和幫扶，幫助其認識錯誤，改正行為，鼓勵其積極融入公司/組織和社會。二、犯罪檔案的界定與范圍（一）犯罪檔案的定義本制度所指的犯罪檔案是指由司法機關(guān)依法制作的，記錄個人犯罪事實、罪名、刑罰等相關(guān)信息的法律文件及相關(guān)資料。（二）納入封存范圍的犯罪記錄1.因犯罪行為被判處管制、拘役、有期徒刑、無期徒刑、死刑緩期執(zhí)行的刑事處罰記錄。2.因犯罪行為被裁定有罪但免予刑事處罰的記錄。3.法律規(guī)定的其他應(yīng)當(dāng)納入犯罪檔案封存范圍的犯罪記錄。（三）不納入封存范圍的情形1.涉及危害國家安全、恐怖活動犯罪、黑社會性質(zhì)的組織犯罪等嚴(yán)重犯罪的記錄，按照國家相關(guān)法律法規(guī)規(guī)定不適用犯罪檔案封存制度。2.司法機關(guān)依法公開的犯罪記錄信息，如在司法裁判文書網(wǎng)等公開平臺上可查詢到的已公開的裁判文書所涉及的犯罪記錄。三、犯罪檔案封存的程序（一）申請1.有犯罪記錄人員在知曉本公司/組織存在犯罪檔案封存制度后，可向公司/組織人力資源部門或相關(guān)管理部門提出犯罪檔案封存申請。申請應(yīng)采用書面形式，寫明個人基本信息、犯罪情況、申請封存原因等內(nèi)容，并簽字確認。2.申請材料應(yīng)包括本人身份證明、法院判決書或裁定書等能證明犯罪記錄的相關(guān)法律文書復(fù)印件（復(fù)印件需由申請人簽字確認與原件一致，并注明來源）。（二）審查1.人力資源部門或相關(guān)管理部門收到申請后，應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)對申請材料進行初步審查，核實申請材料的真實性、完整性。2.對于申請材料不符合要求的，應(yīng)及時通知申請人補充或更正材料。如申請人在規(guī)定時間內(nèi)未完成補充或更正，視為放棄申請。3.初步審查通過后，人力資源部門或相關(guān)管理部門應(yīng)將申請材料提交至公司/組織內(nèi)部的合規(guī)審查小組進行進一步審查。合規(guī)審查小組應(yīng)由法務(wù)人員、人力資源專家、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人等組成。4.合規(guī)審查小組應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)對申請事項進行全面審查，重點審查犯罪記錄是否符合本制度規(guī)定的封存范圍，申請人是否具備申請封存的條件等。審查過程中可通過查閱司法檔案、與申請人談話、向相關(guān)司法機關(guān)核實等方式進行。5.合規(guī)審查小組審查結(jié)束后，應(yīng)出具審查意見報告，明確是否同意對犯罪記錄進行封存，并說明理由。（三）封存1.如合規(guī)審查小組同意對犯罪記錄進行封存，人力資源部門或相關(guān)管理部門應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)將涉及該人員犯罪記錄的所有檔案材料進行整理、編號，并采用加密存儲等安全措施進行封存。2.封存后的犯罪檔案應(yīng)單獨存放于公司/組織內(nèi)部專門的保密檔案庫中，嚴(yán)格限制查閱權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的特定人員方可查閱。3.在封存犯罪檔案的同時，公司/組織應(yīng)建立相應(yīng)的封存檔案管理臺賬，詳細記錄封存檔案的編號、涉及人員信息（姓名、身份證號、犯罪情況等）、封存時間、查閱記錄等內(nèi)容，以備查詢和管理。四、犯罪檔案封存后的管理（一）查閱規(guī)定1.因工作需要查閱封存犯罪檔案的，必須經(jīng)公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)書面批準(zhǔn)，并明確查閱目的、查閱范圍、查閱期限等內(nèi)容。2.查閱人員僅限于公司/組織內(nèi)部與該人員工作直接相關(guān)且確實需要了解其犯罪記錄信息的特定崗位人員，如人力資源部門負責(zé)員工背景調(diào)查的工作人員、涉及該人員工作安排或監(jiān)督的上級主管等。3.查閱過程應(yīng)嚴(yán)格記錄，包括查閱時間、查閱人員姓名、查閱內(nèi)容、查閱用途等信息，并由查閱人員簽字確認。查閱記錄應(yīng)與封存檔案管理臺賬一同保存，并按照公司/組織檔案管理規(guī)定進行定期歸檔。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)立即將查閱的犯罪檔案材料歸還至保密檔案庫，并由檔案管理人員進行核對和確認。（二）信息保密1.所有接觸到犯罪檔案封存信息的人員，包括申請人員、審查人員、查閱人員、檔案管理人員等，均負有保密義務(wù)，不得向任何無關(guān)人員泄露犯罪檔案封存信息。2.公司/組織應(yīng)與接觸犯罪檔案封存信息的人員簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和違約責(zé)任，如因違反保密協(xié)議導(dǎo)致信息泄露，應(yīng)依法追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。3.在涉及對外提供信息時，如因法律訴訟、政府監(jiān)管要求等特殊情況需要提供與犯罪記錄相關(guān)的信息，必須經(jīng)過嚴(yán)格的法律審核和公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照法律規(guī)定的程序和方式進行提供，確保提供的信息符合法律要求且不超出必要范圍。同時，應(yīng)采取措施對提供的信息進行脫敏處理，避免泄露不必要的細節(jié)。（三）動態(tài)管理1.公司/組織應(yīng)定期對犯罪檔案封存情況進行檢查和評估，確保封存制度的有效執(zhí)行和信息安全。檢查評估內(nèi)容包括封存檔案的存儲安全性、查閱記錄的完整性、保密措施的落實情況等。2.如發(fā)現(xiàn)犯罪檔案封存信息存在泄露風(fēng)險或其他異常情況，應(yīng)立即采取措施進行處理，如加強保密措施、對相關(guān)責(zé)任人進行調(diào)查和問責(zé)，并及時向上級主管部門報告。自犯罪檔案封存之日起，如該人員再次發(fā)生違法犯罪行為，公司/組織應(yīng)及時了解情況，并根據(jù)新的犯罪情況重新評估是否繼續(xù)適用犯罪檔案封存制度。如因新的犯罪行為導(dǎo)致不再符合封存條件，應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)和公司/組織規(guī)定進行處理。五、解除封存的條件與程序（一）解除封存的條件1.有犯罪記錄人員在犯罪檔案封存期間，表現(xiàn)良好，未再發(fā)生任何違法犯罪行為，且符合下列條件之一的，可申請解除犯罪檔案封存：在公司/組織連續(xù)工作滿[X]年，且工作表現(xiàn)優(yōu)秀，獲得公司/組織頒發(fā)的[具體獎項名稱]等重要獎勵。因?qū)ι鐣龀鐾怀鲐暙I，受到縣級以上人民政府或相關(guān)部門表彰的。2.法律、法規(guī)或政策規(guī)定的其他應(yīng)當(dāng)解除犯罪檔案封存的情形。（二）解除封存的申請有犯罪記錄人員符合解除封存條件的，應(yīng)向公司/組織人力資源部門或相關(guān)管理部門提出解除犯罪檔案封存申請。申請內(nèi)容應(yīng)包括個人基本情況、犯罪檔案封存情況、申請解除封存的原因及依據(jù)、證明符合解除條件的相關(guān)材料（如工作業(yè)績證明、獎勵證書、表彰文件等）。（三）解除封存的審查與決定1.人力資源部門或相關(guān)管理部門收到申請后，應(yīng)按照本制度規(guī)定的審查程序進行審查，核實申請材料的真實性和申請人是否符合解除封存條件。2.審查通過后，提交公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)進行審批。公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)做出審批決定，并將審批結(jié)果通知申請人。3.如審批同意解除犯罪檔案封存，人力資源部門或相關(guān)管理部門應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)按照規(guī)定程序?qū)Ψ獯娴姆缸餀n案進行解封，并將解封后的檔案材料按照公司/組織檔案管理規(guī)定進行妥善處理。六、監(jiān)督與責(zé)任追究（一）監(jiān)督機制1.公司/組織內(nèi)部應(yīng)建立健全犯罪檔案封存制度的監(jiān)督機制，由公司/組織內(nèi)部審計部門或紀(jì)檢監(jiān)察部門負責(zé)對犯罪檔案封存工作進行定期監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括犯罪檔案封存申請的受理、審查、封存、管理、查閱、解除封存等各個環(huán)節(jié)是否符合本制度規(guī)定，以及相關(guān)人員是否履行保密義務(wù)等。3.監(jiān)督檢查部門應(yīng)定期向公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)匯報監(jiān)督檢查情況，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見和建議，并跟蹤整改落實情況。（二）責(zé)任追究1.對于違反本制度規(guī)定，擅自查閱、泄露、篡改犯罪檔案封存信息的人員，公司/組織將視情節(jié)輕重給予警告、記過、降職、撤職、解除勞動合同等處分；如因上述行為給有犯罪記錄人員或公司/組織造成損失的，應(yīng)依法承擔(dān)賠償責(zé)任；構(gòu)成犯罪的，依法移送司法機關(guān)追究刑事責(zé)任。2.在犯罪檔案封存工作中，因工作人員疏忽大意、審查不嚴(yán)等導(dǎo)致不符合封存條件的人員檔案被封存，或符合解除封存條件的人員檔案未及時解除封存等情況，相關(guān)責(zé)任人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，公司/組織將根據(jù)情節(jié)輕重給予批評教育、績效扣分、經(jīng)濟處罰等處理措施，并責(zé)令其及時糾正錯誤。七、附則（一）解釋權(quán)本制度由公司/組織