機(jī)關(guān)檔案保密制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案的保密管理，確保檔案信息的安全，防止檔案信息泄露、篡改或丟失，根據(jù)《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》、《中華人民共和國(guó)檔案法》以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本機(jī)關(guān)實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本機(jī)關(guān)各部門(mén)及全體工作人員在檔案的收集、整理、保管、利用、銷(xiāo)毀等過(guò)程中的保密工作。（三）基本原則1.嚴(yán)格保密原則：對(duì)涉及國(guó)家秘密、工作秘密以及其他敏感信息的檔案，采取嚴(yán)格的保密措施，確保信息不被泄露。2.依法管理原則：依據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范檔案保密工作流程，確保保密工作合法合規(guī)。3.預(yù)防為主原則：加強(qiáng)對(duì)檔案保密工作的日常管理和監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患，預(yù)防檔案信息安全事故的發(fā)生。4.誰(shuí)主管誰(shuí)負(fù)責(zé)原則：各部門(mén)負(fù)責(zé)人為本部門(mén)檔案保密工作的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織實(shí)施本部門(mén)的檔案保密工作，并對(duì)工作結(jié)果負(fù)責(zé)。二、檔案保密工作組織與職責(zé)（一）保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組成立機(jī)關(guān)檔案保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，各部門(mén)負(fù)責(zé)人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)全面領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督機(jī)關(guān)檔案保密工作，研究解決檔案保密工作中的重大問(wèn)題。（二）領(lǐng)導(dǎo)小組職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案保密工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本機(jī)關(guān)檔案保密工作制度和工作計(jì)劃。2.組織協(xié)調(diào)各部門(mén)開(kāi)展檔案保密工作，定期檢查檔案保密工作落實(shí)情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問(wèn)題。3.對(duì)發(fā)生的檔案信息安全事故進(jìn)行調(diào)查處理，提出整改措施，并向上級(jí)主管部門(mén)報(bào)告。4.組織開(kāi)展檔案保密宣傳教育和培訓(xùn)工作，提高全體工作人員的保密意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。（三）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案收集、整理、保管、利用、銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)的保密制度和操作規(guī)程，并組織實(shí)施。2.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行保密培訓(xùn)，明確其保密職責(zé)，監(jiān)督其履行保密義務(wù)。3.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的安全管理，配備必要的保密設(shè)施設(shè)備，確保檔案存放環(huán)境安全。4.對(duì)檔案信息進(jìn)行分類(lèi)、分級(jí)管理，嚴(yán)格控制檔案的查閱、借閱范圍，做好檔案利用登記工作。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查核對(duì)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并處理。（四）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理和移交工作，并確保檔案的真實(shí)性和完整性。2.按照檔案管理部門(mén)的要求，做好本部門(mén)檔案的日常保管工作，防止檔案丟失、損壞或泄露。3.嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱規(guī)定，履行審批手續(xù)，不得擅自擴(kuò)大檔案查閱、借閱范圍。4.對(duì)本部門(mén)工作人員進(jìn)行檔案保密教育，督促其遵守檔案保密制度。（五）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真學(xué)習(xí)和掌握檔案保密法律法規(guī)和業(yè)務(wù)知識(shí)，嚴(yán)格遵守檔案保密制度。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、編目、上架、保管等工作，確保檔案的整理規(guī)范、存放有序、安全完好。3.按照規(guī)定的程序和要求，辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并處理。5.不得擅自復(fù)制、摘抄、銷(xiāo)毀檔案，不得將檔案帶出規(guī)定的保管場(chǎng)所。三、檔案的收集與整理保密（一）收集工作保密要求1.在檔案收集過(guò)程中，工作人員要嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，不得泄露正在收集或尚未公開(kāi)的檔案信息。2.對(duì)涉及國(guó)家秘密、工作秘密以及其他敏感信息的文件材料，要按照保密規(guī)定進(jìn)行單獨(dú)收集、整理，并標(biāo)明密級(jí)。3.收集的檔案要確保來(lái)源可靠、內(nèi)容完整，對(duì)不符合要求的檔案要及時(shí)退回或補(bǔ)充完善。（二）整理工作保密要求1.檔案整理人員要嚴(yán)格遵守保密制度，在整理過(guò)程中不得擅自談?wù)摍n案內(nèi)容，防止信息泄露。2.對(duì)涉及秘密的檔案要進(jìn)行單獨(dú)整理，按照保密規(guī)定進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目等操作，確保檔案整理過(guò)程中的信息安全。3.整理過(guò)程中產(chǎn)生的廢棄紙張、文件等，要按照保密要求進(jìn)行妥善處理，不得隨意丟棄。四、檔案的保管保密（一）庫(kù)房管理1.檔案庫(kù)房要符合安全保密要求，具備防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠、防光、防塵等設(shè)施設(shè)備。2.庫(kù)房要安裝門(mén)禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等，嚴(yán)格控制人員出入，確保庫(kù)房安全。3.庫(kù)房?jī)?nèi)檔案要分類(lèi)存放，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找和管理。對(duì)涉及秘密的檔案要單獨(dú)存放，實(shí)行專(zhuān)人專(zhuān)柜保管。（二）存儲(chǔ)介質(zhì)管理1.對(duì)存儲(chǔ)檔案信息的硬盤(pán)、光盤(pán)、磁帶等存儲(chǔ)介質(zhì)，要按照保密要求進(jìn)行分類(lèi)管理，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。2.存儲(chǔ)介質(zhì)要標(biāo)明密級(jí)、內(nèi)容摘要、存儲(chǔ)時(shí)間等信息，存儲(chǔ)在安全可靠的場(chǎng)所。3.對(duì)存儲(chǔ)有重要檔案信息的存儲(chǔ)介質(zhì)，要進(jìn)行備份，并分別存儲(chǔ)在不同的地點(diǎn)。（三）保密設(shè)備配備1.根據(jù)檔案保密工作需要，配備必要的保密設(shè)備，如保險(xiǎn)柜、密碼鎖、碎紙機(jī)、加密軟件等。2.保密設(shè)備要定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行和安全可靠。3.對(duì)保密設(shè)備的使用要進(jìn)行登記，明確使用人員和使用時(shí)間，防止設(shè)備丟失或被盜用。五、檔案的利用保密（一）查閱審批1.機(jī)關(guān)工作人員因工作需要查閱檔案的，要填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等信息，并經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)檔案管理部門(mén)審批。2.檔案管理部門(mén)對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行嚴(yán)格審查，根據(jù)檔案的密級(jí)和查閱范圍，確定是否批準(zhǔn)查閱。對(duì)涉及重要秘密的檔案，要報(bào)保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)。3.經(jīng)批準(zhǔn)查閱檔案的人員，要在檔案管理部門(mén)指定的場(chǎng)所查閱，不得擅自將檔案帶出指定場(chǎng)所。（二）借閱審批1.因工作需要借閱檔案的，要填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、內(nèi)容、范圍、借閱期限等信息，并經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后報(bào)檔案管理部門(mén)審批。2.檔案管理部門(mén)對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審查，根據(jù)檔案的密級(jí)和借閱范圍，確定是否批準(zhǔn)借閱。對(duì)涉及重要秘密的檔案，要報(bào)保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)。3.經(jīng)批準(zhǔn)借閱檔案的人員，要與檔案管理部門(mén)簽訂《檔案借閱保密協(xié)議》，明確保密責(zé)任和義務(wù)。借閱期限屆滿(mǎn)后，要按時(shí)歸還檔案，不得擅自延長(zhǎng)借閱期限。（三）利用登記1.檔案管理部門(mén)要對(duì)檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄查閱、借閱人員姓名、部門(mén)、時(shí)間、內(nèi)容、期限等信息。2.登記記錄要妥善保管，以備查詢(xún)和審計(jì)。對(duì)涉及秘密的檔案利用登記記錄，要按照保密要求進(jìn)行管理。（四）利用過(guò)程保密1.查閱、借閱檔案的人員要嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自復(fù)制、摘抄、拍照、傳播檔案內(nèi)容。2.在利用檔案過(guò)程中，要注意保護(hù)檔案的安全，不得損壞、涂改、丟失檔案。3.利用結(jié)束后，要及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門(mén)，并辦理歸還手續(xù)。檔案管理人員要對(duì)歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真檢查，確保檔案完好無(wú)損。六、檔案的數(shù)字化保密（一）數(shù)字化工作組織1.成立檔案數(shù)字化工作領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)組織領(lǐng)導(dǎo)檔案數(shù)字化工作，制定數(shù)字化工作計(jì)劃和方案，協(xié)調(diào)解決數(shù)字化工作中的重大問(wèn)題。2.檔案數(shù)字化工作應(yīng)在符合保密要求的場(chǎng)所進(jìn)行，配備必要的安全保密設(shè)備，如防火墻、加密軟件等。3.參與檔案數(shù)字化工作的人員要簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。（二）數(shù)字化過(guò)程保密1.在檔案數(shù)字化掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、存儲(chǔ)等過(guò)程中要采取嚴(yán)格的保密措施，防止檔案信息泄露。2.對(duì)數(shù)字化過(guò)程中產(chǎn)生的中間數(shù)據(jù)和存儲(chǔ)介質(zhì)要進(jìn)行嚴(yán)格管理，確保數(shù)據(jù)安全。3.數(shù)字化工作完成后，要對(duì)數(shù)字化設(shè)備和存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行清理和檢查，防止殘留數(shù)據(jù)泄露。（三）數(shù)字化成果保密1.檔案數(shù)字化成果要進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)要標(biāo)明密級(jí)、內(nèi)容摘要、存儲(chǔ)時(shí)間等信息。2.對(duì)數(shù)字化成果要進(jìn)行備份，并分別存儲(chǔ)在不同的地點(diǎn)。3.嚴(yán)格控制檔案數(shù)字化成果的使用范圍，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自提供給無(wú)關(guān)人員使用。七、檔案的銷(xiāo)毀保密（一）銷(xiāo)毀審批1.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，要按照規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀前，要填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，注明檔案名稱(chēng)、數(shù)量、年度、保管期限等信息，并經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)檔案管理部門(mén)審批。2.檔案管理部門(mén)對(duì)銷(xiāo)毀申請(qǐng)進(jìn)行審查，根據(jù)檔案的密級(jí)和銷(xiāo)毀范圍，確定是否批準(zhǔn)銷(xiāo)毀。對(duì)涉及重要秘密的檔案，要報(bào)保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)。（二）銷(xiāo)毀方式1.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，如焚燒、粉碎等。對(duì)涉及秘密的檔案，要在保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組指定的場(chǎng)所進(jìn)行銷(xiāo)毀，并由專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)督。2.嚴(yán)禁將檔案出售或贈(zèng)送他人，不得隨意丟棄檔案。（三）銷(xiāo)毀記錄1.檔案管理部門(mén)要對(duì)檔案銷(xiāo)毀情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、檔案名稱(chēng)、數(shù)量、批準(zhǔn)人等信息。2.銷(xiāo)毀記錄要妥善保管，以備查詢(xún)和審計(jì)。對(duì)涉及秘密的檔案銷(xiāo)毀記錄，要按照保密要求進(jìn)行管理。八、保密監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)制1.建立健全檔案保密監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對(duì)檔案保密工作進(jìn)行檢查和評(píng)估。保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組每年至少組織一次全面的檔案保密檢查。2.檔案管理部門(mén)要加強(qiáng)對(duì)檔案保密工作的日常監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問(wèn)題。（二）檢查內(nèi)容1.檔案保密制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、保管、利用、銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)的保密措施落實(shí)情況。2.檔案管理人員的保密職責(zé)履行情況，包括是否遵守保密制度、是否擅自擴(kuò)大檔案查閱、借閱范圍等。3.檔案庫(kù)房、存儲(chǔ)介質(zhì)、保密設(shè)備等的安全管理情況，包括設(shè)施設(shè)備是否正常運(yùn)行、是否存在安全隱患等。4.檔案數(shù)字化工作的保密情況，包括數(shù)字化過(guò)程中的安全保密措施落實(shí)情況、數(shù)字化成果的管理情況等。（三）問(wèn)題整改1.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，要及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，責(zé)令相關(guān)部門(mén)限期整改。2.整改責(zé)任部門(mén)要認(rèn)真分析問(wèn)題產(chǎn)生的原因，制定切實(shí)可行的整改措施，并按時(shí)將整改情況報(bào)告檔案管理部門(mén)。3.檔案管理部門(mén)要對(duì)整改情況進(jìn)行跟蹤檢查，確保問(wèn)題得到徹底解決。對(duì)整改不力的部門(mén)和個(gè)人，要按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。九、保密宣傳教育與培訓(xùn)（一）宣傳教育1.定期開(kāi)展檔案保密宣傳教育活動(dòng)，提高全體工作人員的保密意識(shí)和責(zé)任感。宣傳教育內(nèi)容包括國(guó)家有關(guān)檔案保密法律法規(guī)、本機(jī)關(guān)檔案保密制度等。2.通過(guò)多種形式開(kāi)展宣傳教育活動(dòng)，如舉辦保密知識(shí)講座、發(fā)放宣傳資料、張貼宣傳標(biāo)語(yǔ)等。（二）培訓(xùn)1.對(duì)檔案管理人員和涉及檔案工作的人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案保密業(yè)務(wù)知識(shí)、操作技能、法律法規(guī)等。2.培訓(xùn)方式可采用集中培訓(xùn)、在線(xiàn)學(xué)習(xí)、實(shí)地操作等多種形式，確保培訓(xùn)效果。3.鼓勵(lì)檔案管理人員參加相關(guān)的保密培訓(xùn)和學(xué)術(shù)交流活動(dòng)，不斷提高業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。十、獎(jiǎng)勵(lì)與處罰（一）