公司人事檔案制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司人事檔案管理，確保人事檔案的真實(shí)、完整、安全和有效利用，為公司的人力資源管理提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工的人事檔案管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：人事檔案內(nèi)容必須真實(shí)可靠，如實(shí)反映員工的個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)等情況。2.完整性原則：人事檔案應(yīng)全面收集員工的各類相關(guān)材料，確保檔案資料的完整性。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，對(duì)人事檔案內(nèi)容予以保密，防止檔案信息泄露。4.動(dòng)態(tài)管理原則：根據(jù)員工的工作變動(dòng)、職務(wù)晉升、獎(jiǎng)懲等情況，及時(shí)更新人事檔案內(nèi)容，保持檔案的時(shí)效性。二、人事檔案的內(nèi)容（一）履歷材料1.員工個(gè)人簡(jiǎn)歷，包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、學(xué)歷、學(xué)位、畢業(yè)院校、專業(yè)、參加工作時(shí)間、工作經(jīng)歷等。2.員工的工作變動(dòng)記錄，如調(diào)動(dòng)審批表、離職證明等。（二）自傳材料員工撰寫的自傳，反映個(gè)人成長(zhǎng)經(jīng)歷、思想演變過(guò)程等。（三）鑒定、考核、考察材料1.年度考核登記表、季度考核表等。2.任職期滿考核材料。3.各類專項(xiàng)考察材料。（四）學(xué)歷學(xué)位、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料1.學(xué)歷學(xué)位證書復(fù)印件。2.培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書、培訓(xùn)成績(jī)單等。3.專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格評(píng)審表、聘任文件等。4.職業(yè)資格證書復(fù)印件。（五）政審材料1.入黨、入團(tuán)志愿書及相關(guān)審批材料。2.政治歷史情況審查表。（六）黨團(tuán)材料1.黨員、團(tuán)員登記表。2.黨團(tuán)組織關(guān)系介紹信及相關(guān)轉(zhuǎn)移記錄。（七）獎(jiǎng)勵(lì)材料1.各類獎(jiǎng)勵(lì)證書、表彰決定等。2.先進(jìn)事跡材料。（八）處分材料1.違紀(jì)違規(guī)處分決定、通報(bào)批評(píng)等。2.處分解除證明材料。（九）工資、任免、出國(guó)（境）等材料1.工資變動(dòng)審批表、工資條等。2.任免審批表、任職通知等。3.出國(guó)（境）審批表、護(hù)照復(fù)印件等。（十）其他可供組織參考的材料1.員工的健康體檢報(bào)告。2.員工的個(gè)人榮譽(yù)證書、獲獎(jiǎng)作品等。3.員工的工作成果、業(yè)績(jī)報(bào)告等。三、人事檔案的收集與整理（一）收集1.人力資源部門負(fù)責(zé)定期收集員工的各類人事檔案材料，確保檔案材料的及時(shí)更新。2.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)協(xié)助人力資源部門收集本部門員工的相關(guān)材料，并及時(shí)移交人力資源部門。3.員工個(gè)人應(yīng)按照要求及時(shí)向人力資源部門提交本人的相關(guān)材料，如學(xué)歷證書、培訓(xùn)證書、獲獎(jiǎng)證書等。（二）整理1.人力資源部門對(duì)收集到的人事檔案材料進(jìn)行分類整理，按照檔案內(nèi)容的性質(zhì)和時(shí)間順序進(jìn)行排列。2.對(duì)每份檔案材料進(jìn)行編號(hào)，并編制檔案目錄，便于查找和管理。3.對(duì)破損、褪色的檔案材料進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案材料的完整性。4.對(duì)不符合歸檔要求的檔案材料，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門或人員溝通，補(bǔ)充或完善相關(guān)材料。四、人事檔案的保管（一）保管部門公司人事檔案由人力資源部門指定專人負(fù)責(zé)保管。（二）保管設(shè)施1.設(shè)立專門的人事檔案庫(kù)房，配備必要的防火、防潮、防蟲蛀、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。（三）檔案存放1.人事檔案應(yīng)按照員工的類別、部門等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。2.建立人事檔案索引，記錄每份檔案的存放位置，提高檔案查找效率。（四）檔案借閱1.因工作需要查閱人事檔案的，須填寫《人事檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和人力資源部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可查閱。2.查閱人事檔案時(shí)，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。3.非檔案管理人員不得單獨(dú)接觸人事檔案，如需復(fù)印檔案材料，須經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并進(jìn)行登記。（五）檔案?jìng)鬟f1.員工因工作調(diào)動(dòng)、離職等原因需要轉(zhuǎn)移人事檔案的，人力資源部門應(yīng)按照規(guī)定及時(shí)辦理檔案轉(zhuǎn)移手續(xù)。2.檔案?jìng)鬟f應(yīng)通過(guò)機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂腿〉姆绞竭M(jìn)行，確保檔案的安全傳遞。3.接收單位收到檔案后，應(yīng)及時(shí)將回執(zhí)寄回公司人力資源部門。五、人事檔案的信息化管理（一）建立人事檔案信息系統(tǒng)公司應(yīng)建立人事檔案信息系統(tǒng)，將人事檔案的紙質(zhì)材料進(jìn)行數(shù)字化處理，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享和高效利用。（二）信息錄入與維護(hù)1.人力資源部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)將人事檔案材料錄入信息系統(tǒng)，并確保錄入信息的準(zhǔn)確性和完整性。2.定期對(duì)人事檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，及時(shí)錄入員工的最新人事信息，如職務(wù)變動(dòng)、獎(jiǎng)懲情況等。（三）信息安全管理1.加強(qiáng)人事檔案信息系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的人員訪問(wèn)和修改檔案信息。2.定期對(duì)人事檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.采取必要的安全防護(hù)措施，如防火墻、殺毒軟件等，防止信息系統(tǒng)遭受網(wǎng)絡(luò)攻擊和病毒感染。六、人事檔案的審核與清理（一）審核1.人力資源部門定期對(duì)人事檔案進(jìn)行審核，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性、完整性和規(guī)范性。2.審核內(nèi)容包括檔案材料的填寫是否規(guī)范、簽字蓋章是否齊全、材料之間是否相互印證等。3.對(duì)審核中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門或人員溝通，要求其限期整改。（二）清理1.對(duì)已過(guò)保管期限或失去保存價(jià)值的人事檔案材料，按照規(guī)定進(jìn)行清理和銷毀。2.清理檔案材料時(shí)，應(yīng)填寫《人事檔案材料銷毀清單》，經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由專人負(fù)責(zé)銷毀。3.銷毀檔案材料應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞剑_保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司設(shè)立人事檔案管理監(jiān)督小組，由人力資源部門負(fù)責(zé)人、紀(jì)檢監(jiān)察部門負(fù)責(zé)人等組成，負(fù)責(zé)對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.人事檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.人事檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量。3.人事檔案信息系統(tǒng)的安全運(yùn)行情況。（三）檢查方式1.定期檢查：監(jiān)督小組定期對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行全面檢查，每年不少于一次。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，監(jiān)督小組不定期對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行抽查。（四）問(wèn)題處理1.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，監(jiān)督小組應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求