工程檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司工程檔案管理，確保工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有工程項(xiàng)目從項(xiàng)目立項(xiàng)、規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工到竣工驗(yàn)收全過程中形成的各類文件材料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)工程檔案的集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.完整性原則工程檔案應(yīng)全面反映工程項(xiàng)目建設(shè)活動(dòng)的全過程，包括項(xiàng)目前期文件、設(shè)計(jì)文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗(yàn)收文件等，保證檔案的完整性。3.準(zhǔn)確性原則工程檔案中的各項(xiàng)內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、可靠，與工程項(xiàng)目實(shí)際情況相符，不得弄虛作假。4.系統(tǒng)性原則工程檔案應(yīng)按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)和編號(hào)方法進(jìn)行整理，使其具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于查找和利用。5.保密性原則對(duì)于涉及公司機(jī)密或商業(yè)秘密的工程檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密制度進(jìn)行管理，防止檔案信息泄露。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善工程檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各工程項(xiàng)目部及相關(guān)部門做好工程文件材料的收集、整理和歸檔工作。3.負(fù)責(zé)工程檔案的接收、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。4.定期對(duì)工程檔案管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。5.負(fù)責(zé)向公司內(nèi)部各部門及外部相關(guān)單位提供工程檔案的查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和跟蹤管理。（二）工程項(xiàng)目部職責(zé)1.負(fù)責(zé)本工程項(xiàng)目文件材料的形成、積累和整理工作，確保文件材料的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。2.按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將整理好的工程文件材料移交檔案管理部門歸檔。3.協(xié)助檔案管理部門做好工程檔案的查閱、借閱等利用工作。（三）相關(guān)部門職責(zé)1.工程技術(shù)部門負(fù)責(zé)提供工程項(xiàng)目的技術(shù)文件、圖紙、變更通知等資料，并對(duì)其準(zhǔn)確性和完整性負(fù)責(zé)。2.物資設(shè)備部門負(fù)責(zé)提供工程項(xiàng)目的物資采購(gòu)合同、設(shè)備清單、到貨驗(yàn)收記錄等資料，并對(duì)其真實(shí)性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。3.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)提供工程項(xiàng)目的財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、費(fèi)用支付憑證等資料，并對(duì)其合法性和完整性負(fù)責(zé)。4.質(zhì)量安全部門負(fù)責(zé)提供工程項(xiàng)目的質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、安全檢查記錄等資料，并對(duì)其真實(shí)性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。三、文件材料的形成與積累（一）文件材料的分類1.項(xiàng)目前期文件包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證等。2.設(shè)計(jì)文件包括初步設(shè)計(jì)文件、施工圖設(shè)計(jì)文件、設(shè)計(jì)變更通知等。3.施工文件包括施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底、工程質(zhì)量檢驗(yàn)記錄、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、施工日志、工程進(jìn)度報(bào)表等。4.監(jiān)理文件包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告等。5.竣工驗(yàn)收文件包括竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、工程質(zhì)量保修書、竣工圖等。（二）文件材料的形成要求1.各部門和人員應(yīng)按照各自的職責(zé)，及時(shí)形成與工程項(xiàng)目相關(guān)的文件材料，并確保文件材料的內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.文件材料應(yīng)使用耐久性強(qiáng)的書寫材料和載體，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水、激光打印機(jī)打印等，不得使用易褪色的書寫材料和載體。3.文件材料應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章齊全，不得隨意涂改、偽造。（三）文件材料的積累1.工程項(xiàng)目部應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的積累工作，按照文件材料的分類和形成時(shí)間順序，及時(shí)收集、整理和保管各類文件材料。2.在工程項(xiàng)目建設(shè)過程中，各部門和人員應(yīng)將形成的文件材料及時(shí)移交指定的積累責(zé)任人，不得私自留存。3.積累責(zé)任人應(yīng)定期對(duì)文件材料進(jìn)行檢查和核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改，確保文件材料的完整和準(zhǔn)確。四、文件材料的整理與歸檔（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系。2.按照文件材料的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，便于查找和利用。3.區(qū)分不同保管期限，便于檔案的鑒定和管理。（二）整理方法1.分類按照工程檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)，將文件材料分為項(xiàng)目前期文件、設(shè)計(jì)文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗(yàn)收文件等類別。2.組卷將同一類別的文件材料按照一定的原則和方法進(jìn)行組卷，如按照工程項(xiàng)目的單項(xiàng)工程、單位工程、分部工程、分項(xiàng)工程等進(jìn)行組卷，或按照文件材料的形成時(shí)間順序進(jìn)行組卷。3.編目對(duì)組卷后的文件材料進(jìn)行編目，包括卷內(nèi)文件目錄、備考表等，注明文件材料的題名（標(biāo)題）、日期、頁號(hào)、保管期限等信息。4.裝訂對(duì)紙質(zhì)文件材料進(jìn)行裝訂，去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式，確保文件材料的整齊和牢固。（三）歸檔要求1.工程項(xiàng)目部應(yīng)在工程竣工后[X]個(gè)月內(nèi)，將整理好的工程檔案移交檔案管理部門歸檔。2.移交的工程檔案應(yīng)符合檔案管理部門的要求，包括檔案的整理質(zhì)量、編目規(guī)范、裝訂整齊等。3.檔案管理部門在接收工程檔案時(shí)，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，對(duì)不符合要求的檔案，應(yīng)及時(shí)退回工程項(xiàng)目部進(jìn)行整改。五、檔案的保管與保護(hù)（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案的安全保管。2.庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、防蟲藥品、消防器材等。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照分類和編號(hào)順序進(jìn)行存放，便于查找和利用。2.對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)采用密集架或檔案柜進(jìn)行存放，對(duì)電子檔案應(yīng)采用光盤、硬盤等存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行備份，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.對(duì)重要的檔案應(yīng)進(jìn)行異地備份，以防止因自然災(zāi)害、人為破壞等原因?qū)е聶n案丟失。（三）保護(hù)措施1.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案的安全和完整。2.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，對(duì)電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失。3.嚴(yán)格控制檔案庫房的溫濕度，保持適宜的環(huán)境條件，延長(zhǎng)檔案的使用壽命。4.加強(qiáng)對(duì)檔案庫房的安全管理，設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入庫房，確保檔案的保密性。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度，對(duì)工程檔案進(jìn)行鑒定。2.堅(jiān)持全面審查、重點(diǎn)突出、科學(xué)合理的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。（二）鑒定方法1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門、工程項(xiàng)目部及相關(guān)部門的人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)工程檔案進(jìn)行鑒定工作。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)工程檔案的內(nèi)容、價(jià)值、保管期限等因素，對(duì)檔案進(jìn)行逐一審查，確定檔案的存毀。3.對(duì)涉及公司機(jī)密或商業(yè)秘密的檔案，應(yīng)按照保密制度進(jìn)行鑒定，確保檔案信息的安全。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確定需要銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊(cè)，注明檔案的題名、日期、保管期限、銷毀原因等信息。2.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)經(jīng)檔案鑒定小組組長(zhǎng)審核簽字，并報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀工作的徹底性和真實(shí)性。4.銷毀后的檔案應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上注明“已銷毀”字樣，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。七、檔案的利用與服務(wù)（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱、借閱工程檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.外部單位因工程審計(jì)、質(zhì)量監(jiān)督、項(xiàng)目驗(yàn)收等工作需要查閱、借閱工程檔案的，應(yīng)經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用方式1.查閱檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的查閱場(chǎng)所，為利用者提供查閱服務(wù)。利用者應(yīng)在查閱場(chǎng)所內(nèi)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱場(chǎng)所。2.借閱利用者因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等信息，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]天，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用服務(wù)1.檔案管理部門應(yīng)熱情接待利用者，及時(shí)提供所需檔案，并做好利用登記工作。