檔案管理制度培訓(xùn)一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指公司在各項活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由綜合管理部集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映公司各項活動的真實情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：檔案應(yīng)全面、系統(tǒng)地記錄公司各項活動，保證檔案的完整性。4.保密性原則：對涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合管理部綜合管理部是公司檔案管理的歸口部門，負(fù)責(zé)制定和完善檔案管理制度，指導(dǎo)、監(jiān)督各部門的檔案管理工作，集中管理公司各類檔案。其主要職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)公司檔案管理工作的組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)。2.制定和修訂公司檔案管理制度，并組織實施。3.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用和鑒定銷毀等工作。4.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)施設(shè)備的配備、維護(hù)和管理。5.組織開展檔案管理培訓(xùn)和宣傳工作，提高員工的檔案意識。（二）各部門各部門負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，并指定專人負(fù)責(zé)檔案管理。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行公司檔案管理制度，做好本部門檔案管理工作。2.負(fù)責(zé)收集、整理本部門在工作中形成的各類文件材料，并按規(guī)定及時歸檔。3.定期向綜合管理部移交應(yīng)歸檔的檔案。4.配合綜合管理部做好檔案的查閱、利用等工作。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類公司檔案分為以下幾大類：1.行政管理類：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，公司章程、股東會決議、董事會決議等，公司內(nèi)部管理制度、工作流程，行政公文、會議紀(jì)要、工作計劃與總結(jié)等。2.人事管理類：包括員工招聘、錄用、培訓(xùn)、考核、晉升、獎懲、離職等相關(guān)文件，員工檔案、勞動合同、薪酬福利資料等。3.財務(wù)管理類：包括財務(wù)預(yù)算、決算、審計報告，會計憑證、賬簿、報表，稅務(wù)資料，資金管理文件等。4.業(yè)務(wù)經(jīng)營類：包括市場調(diào)研、營銷策劃、客戶資料、合同協(xié)議、訂單、銷售數(shù)據(jù)等。5.技術(shù)研發(fā)類：包括研發(fā)項目計劃、方案、報告，技術(shù)圖紙、工藝文件、專利資料等。6.質(zhì)量管理類：包括質(zhì)量體系文件、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檢驗報告、質(zhì)量認(rèn)證資料等。7.安全環(huán)保類：包括安全管理制度、應(yīng)急預(yù)案、環(huán)保文件、安全檢查記錄等。8.其他類：包括公司榮譽(yù)證書、資質(zhì)證書、宣傳資料、照片、音像資料等。（二）檔案編號檔案編號采用“大類代碼+流水號”的方式，具體編號規(guī)則如下：1.行政管理類：代碼XZ，流水號從001開始。2.人事管理類：代碼RS，流水號從001開始。3.財務(wù)管理類：代碼CW，流水號從001開始。4.業(yè)務(wù)經(jīng)營類：代碼YJ，流水號從001開始。5.技術(shù)研發(fā)類：代碼JY，流水號從001開始。6.質(zhì)量管理類：代碼ZL，流水號從001開始。7.安全環(huán)保類：代碼AQ，流水號從001開始。8.其他類：代碼QT，流水號從001開始。例如，行政管理類的第5份檔案編號為XZ005。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍各部門應(yīng)按照檔案管理要求，及時收集本部門在工作中形成的具有保存價值的文件材料，包括但不限于以下內(nèi)容：1.上級機(jī)關(guān)下發(fā)的與本公司有關(guān)的文件、指示、通知等。2.本公司形成的各類公文、報告、計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表等。3.公司內(nèi)部會議、專題會議的會議記錄、紀(jì)要等。4.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。5.員工的各類人事檔案材料、勞動合同、培訓(xùn)記錄、考核結(jié)果等。6.公司的財務(wù)報表、審計報告、稅務(wù)資料等。7.公司的技術(shù)研發(fā)資料、產(chǎn)品設(shè)計圖紙、工藝文件等。8.公司的質(zhì)量檢驗報告、質(zhì)量認(rèn)證文件等。9.公司的安全檢查記錄、環(huán)保監(jiān)測報告等。10.公司獲得的榮譽(yù)證書、資質(zhì)證書、宣傳資料等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保文件材料的及時收集和完整。2.收集的文件材料應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并進(jìn)行備份存儲。（三）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（四）整理方法1.分類：按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的文件材料進(jìn)行分類。2.編號：對每一份檔案進(jìn)行編號，確保編號的唯一性。3.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，保持整齊美觀。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息。五、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間各部門應(yīng)在每年[具體時間]前，將上一年度形成的應(yīng)歸檔檔案移交綜合管理部。對于重要緊急的檔案，應(yīng)及時移交。（二）歸檔要求1.各部門移交的檔案應(yīng)符合整理要求，分類準(zhǔn)確，編號清晰，目錄齊全。2.檔案應(yīng)使用統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒、檔案袋進(jìn)行裝具，并在盒、袋上標(biāo)明檔案編號、題名、日期等信息。3.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步歸檔，存儲格式應(yīng)符合長期保存要求，并進(jìn)行備份存儲。（三）保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。具體劃分標(biāo)準(zhǔn)如下：1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為[具體年限]年。3.短期保管：凡是反映公司局部工作活動，在較短時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為[具體年限]年。（四）保管地點(diǎn)公司設(shè)立專門的檔案庫房，用于存放各類檔案。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。（五）檔案保管措施1.建立檔案庫房管理制度，定期對檔案庫房進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保庫房設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行。2.對檔案進(jìn)行定期盤點(diǎn)，核對檔案數(shù)量、編號、題名等信息，確保檔案的完整和準(zhǔn)確。3.對電子檔案進(jìn)行定期備份，存儲在不同介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。4.嚴(yán)格控制檔案庫房的溫度、濕度，保持適宜的環(huán)境條件。六、檔案的利用與借閱（一）利用原則檔案利用應(yīng)遵循保密、合法、合理、及時的原則，確保檔案的安全和有效利用。（二）利用范圍公司內(nèi)部員工因工作需要，可以查閱、借閱公司檔案。外部單位因工作需要查閱公司檔案的，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。（三）借閱流程1.內(nèi)部借閱：員工填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、用途、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交綜合管理部檔案管理人員審核。檔案管理人員審核通過后，辦理借閱手續(xù)，并在檔案借閱登記薄上登記。2.外部借閱：外部單位查閱公司檔案，應(yīng)提前向綜合管理部提交《檔案查閱申請表》，注明查閱單位名稱、查閱目的、查閱檔案的名稱、編號等信息，并加蓋單位公章。綜合管理部審核同意后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員陪同查閱，并在檔案查閱登記薄上登記。查閱完畢后，檔案管理人員應(yīng)及時收回檔案，并檢查檔案是否完整無損。（四）借閱期限內(nèi)部借閱檔案的期限一般不超過[具體天數(shù)]天，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。外部借閱檔案的期限根據(jù)具體情況確定，最長不超過[具體天數(shù)]天。（五）利用要求1.借閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得擅自涂改、損壞、抽取、撤換檔案材料。2.借閱人員不得將檔案轉(zhuǎn)借他人，如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并在指定地點(diǎn)復(fù)印。3.檔案利用完畢后，借閱人員應(yīng)及時歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案，確保檔案完整無損。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，各部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員為成員。檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)對公司檔案進(jìn)行定期鑒定。（三）鑒定內(nèi)容檔案鑒定工作小組應(yīng)根據(jù)檔案保管期限的劃分標(biāo)準(zhǔn)，對檔案的價值進(jìn)行全面審查，確定檔案是否仍有保存價值。審查內(nèi)容包括檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等方面。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定工作小組填寫《檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員會同相關(guān)部門人員共同對擬銷毀檔案進(jìn)行清點(diǎn)、登記，并在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞?，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，并由參與銷毀的人員簽字確認(rèn)。4.銷毀完畢后，檔案管理人員應(yīng)將《檔案銷毀申請表》及銷毀記錄歸檔保存。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對公司現(xiàn)有檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案信息系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合公司檔案管理的信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的在線錄入、存儲、檢索、借閱、統(tǒng)計等功能。3.安全管理：建立檔案信息系統(tǒng)安全管理制度，采取數(shù)據(jù)加密、用戶認(rèn)證、訪問控制等措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.應(yīng)定期對電子檔案進(jìn)行備份，存儲在不同介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。3.應(yīng)加強(qiáng)對檔案信息系統(tǒng)的維護(hù)和管理，及時更新系統(tǒng)軟件和數(shù)據(jù)，確保系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查綜合管理部負(fù)責(zé)對各部門的檔案管理工作進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔