檔案工作制度化一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案工作的規(guī)范化、科學(xué)化管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，對(duì)各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的系統(tǒng)性和協(xié)調(diào)性。2.真實(shí)完整原則檔案的形成和管理應(yīng)遵循真實(shí)性、完整性原則，如實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，保證檔案內(nèi)容的原始性和全面性。3.科學(xué)規(guī)范原則運(yùn)用科學(xué)的方法和技術(shù)手段，對(duì)檔案進(jìn)行分類、整理、編目、存儲(chǔ)等管理工作，確保檔案管理符合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范要求。4.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全防護(hù)措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。（四）檔案定義本制度所稱檔案，是指公司/組織在各項(xiàng)工作活動(dòng)中直接形成的、具有保存價(jià)值的各種形式和載體的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、協(xié)議、報(bào)表、圖紙、照片、音像資料等。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善公司/組織檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中管理公司/組織各類檔案，對(duì)檔案進(jìn)行分類、整理、編目、存儲(chǔ)、保管等日常管理工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案工作，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。4.負(fù)責(zé)檔案信息的開發(fā)利用，為公司/組織各項(xiàng)工作提供檔案查詢、借閱等服務(wù)。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、銷毀，確保檔案的質(zhì)量和安全。（二）檔案管理人員1.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等具體工作，確保檔案整理規(guī)范、有序。3.做好檔案的日常保管工作，維護(hù)檔案的實(shí)體安全，定期檢查檔案的保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。4.按照規(guī)定辦理檔案的借閱、查閱手續(xù)，做好檔案利用登記工作，及時(shí)收回借出的檔案。5.協(xié)助檔案管理部門開展檔案信息開發(fā)利用工作，提供相關(guān)檔案資料。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的形成、積累和整理工作，指定專人負(fù)責(zé)檔案管理，并接受檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。2.按照檔案管理要求，定期將本部門形成的檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.在工作中積極配合檔案管理部門開展檔案利用工作，提供必要的協(xié)助和支持。三、檔案的形成與收集（一）檔案形成要求1.公司/組織內(nèi)各部門及員工在工作活動(dòng)中應(yīng)及時(shí)形成各類文件材料，確保文件內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽署齊全。2.文件材料應(yīng)使用耐久性強(qiáng)的書寫材料和載體，禁止使用易褪色、易變質(zhì)的材料。3.電子文件應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和存儲(chǔ)，確保電子文件的可讀性和可利用性，并定期進(jìn)行備份。（二）檔案收集范圍1.行政管理類檔案：包括公司/組織的各類規(guī)章制度、會(huì)議文件、工作計(jì)劃與總結(jié)、請(qǐng)示與批復(fù)、通知與通報(bào)、人事檔案、印章管理文件等。2.業(yè)務(wù)管理類檔案：涵蓋市場(chǎng)營(yíng)銷、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理、財(cái)務(wù)管理、采購管理、銷售管理等業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類合同、協(xié)議、訂單、報(bào)表、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、分析報(bào)告等。3.項(xiàng)目管理類檔案：針對(duì)公司/組織的各類項(xiàng)目，包括項(xiàng)目立項(xiàng)文件、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、項(xiàng)目驗(yàn)收文件等。4.技術(shù)研發(fā)類檔案：涉及產(chǎn)品研發(fā)、工藝改進(jìn)、技術(shù)創(chuàng)新等方面的技術(shù)文件、圖紙、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、專利文件等。5.基本建設(shè)類檔案：包括公司/組織新建、改建、擴(kuò)建項(xiàng)目的規(guī)劃設(shè)計(jì)文件、工程預(yù)算、施工圖紙、竣工驗(yàn)收文件等。6.設(shè)備儀器類檔案：有關(guān)設(shè)備儀器的購置合同、安裝調(diào)試記錄、使用說明書、維護(hù)保養(yǎng)記錄、報(bào)廢處理文件等。7.聲像檔案：包括公司/組織重大活動(dòng)、會(huì)議、項(xiàng)目建設(shè)等過程中形成的照片、錄音、錄像等資料。8.會(huì)計(jì)檔案：按照國家有關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定，收集整理公司/組織的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)資料。（三）檔案收集流程1.各部門檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)本部門形成的文件材料進(jìn)行收集、整理，確保文件材料齊全、完整。2.在文件材料形成后的[X]個(gè)工作日內(nèi)，將整理好的檔案移交至檔案管理部門，并填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。3.檔案管理部門對(duì)接收的檔案進(jìn)行核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)檔案不齊全或不符合要求，應(yīng)及時(shí)通知移交部門補(bǔ)充完善。四、檔案的整理與分類（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類方法1.采用年度機(jī)構(gòu)（問題）保管期限分類法。年度：按照文件形成的年度進(jìn)行分類，年度劃分以公歷年度為準(zhǔn)。機(jī)構(gòu)（問題）：根據(jù)公司/組織內(nèi)部的機(jī)構(gòu)設(shè)置或業(yè)務(wù)職能，將檔案分為若干類別，如行政管理類、業(yè)務(wù)管理類、項(xiàng)目管理類等。保管期限：根據(jù)檔案的保存價(jià)值，將檔案劃分為永久、長(zhǎng)期、短期三種保管期限。永久保管的檔案是指對(duì)公司/組織具有重要?dú)v史意義和長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案；長(zhǎng)期保管的檔案是指在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織工作有查考利用價(jià)值的檔案；短期保管的檔案是指在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織工作有參考價(jià)值的檔案。2.具體分類如下：行政管理類檔案綜合管理：按年度保管期限分類，包括公司/組織綜合性文件、領(lǐng)導(dǎo)講話、大事記等。人事管理：按年度保管期限分類，涵蓋員工招聘、培訓(xùn)、考核、晉升、獎(jiǎng)懲、工資福利等方面的文件。財(cái)務(wù)管理：按年度保管期限分類，涉及財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、審計(jì)、資金管理等文件。行政管理：按年度保管期限分類，包括辦公行政、后勤保障、安全保衛(wèi)等方面的文件。業(yè)務(wù)管理類檔案市場(chǎng)營(yíng)銷：按年度機(jī)構(gòu)（問題）保管期限分類，包含市場(chǎng)調(diào)研、營(yíng)銷策劃、客戶管理等文件。生產(chǎn)管理：按年度機(jī)構(gòu)（問題）保管期限分類，涉及生產(chǎn)計(jì)劃、生產(chǎn)調(diào)度、質(zhì)量管理等文件。質(zhì)量管理：按年度機(jī)構(gòu)（問題）保管期限分類，包括質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量控制、質(zhì)量檢驗(yàn)等文件。財(cái)務(wù)管理：按年度機(jī)構(gòu)（問題）保管期限分類，涵蓋財(cái)務(wù)核算、成本管理、資金運(yùn)作等文件。采購管理：按年度機(jī)構(gòu)（問題）保管期限分類，涉及采購計(jì)劃、供應(yīng)商管理、采購合同等文件。銷售管理：按年度機(jī)構(gòu)（問題）保管期限分類，包括銷售合同、銷售統(tǒng)計(jì)、客戶服務(wù)等文件。項(xiàng)目管理類檔案項(xiàng)目前期：按年度項(xiàng)目名稱保管期限分類，包括項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目評(píng)估文件等。項(xiàng)目實(shí)施：按年度項(xiàng)目名稱保管期限分類，涵蓋項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、項(xiàng)目變更文件等。項(xiàng)目驗(yàn)收：按年度項(xiàng)目名稱保管期限分類，涉及項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、項(xiàng)目總結(jié)等文件。技術(shù)研發(fā)類檔案產(chǎn)品研發(fā)：按年度產(chǎn)品名稱保管期限分類，包括產(chǎn)品設(shè)計(jì)方案、技術(shù)圖紙、實(shí)驗(yàn)報(bào)告等。工藝改進(jìn)：按年度工藝名稱保管期限分類，涉及工藝流程圖、工藝操作規(guī)程、工藝改進(jìn)記錄等。技術(shù)創(chuàng)新：按年度創(chuàng)新項(xiàng)目名稱保管期限分類，包括創(chuàng)新成果報(bào)告、專利申請(qǐng)文件等?；窘ㄔO(shè)類檔案項(xiàng)目規(guī)劃：按年度項(xiàng)目名稱保管期限分類，涵蓋項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目規(guī)劃設(shè)計(jì)文件等。項(xiàng)目設(shè)計(jì)：按年度項(xiàng)目名稱保管期限分類，包括初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)等文件。項(xiàng)目施工：按年度項(xiàng)目名稱保管期限分類，涉及工程預(yù)算、施工組織設(shè)計(jì)、工程變更記錄等。項(xiàng)目竣工：按年度項(xiàng)目名稱保管期限分類，包括竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、工程決算等文件。設(shè)備儀器類檔案設(shè)備購置：按年度設(shè)備名稱保管期限分類，包括設(shè)備購置合同、設(shè)備選型報(bào)告等。設(shè)備安裝：按年度設(shè)備名稱保管期限分類，涉及設(shè)備安裝調(diào)試記錄、設(shè)備驗(yàn)收文件等。設(shè)備使用：按年度設(shè)備名稱保管期限分類，涵蓋設(shè)備操作規(guī)程、設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄、設(shè)備運(yùn)行記錄等。設(shè)備報(bào)廢：按年度設(shè)備名稱保管期限分類，包括設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)、設(shè)備報(bào)廢鑒定文件等。聲像檔案照片檔案：按年度主題保管期限分類，包括公司/組織重大活動(dòng)、會(huì)議、項(xiàng)目建設(shè)等照片。錄音檔案：按年度主題保管期限分類，涉及重要會(huì)議、講座、訪談等錄音資料。錄像檔案：按年度主題保管期限分類，包括公司/組織重大活動(dòng)、項(xiàng)目建設(shè)、產(chǎn)品宣傳等錄像資料。會(huì)計(jì)檔案會(huì)計(jì)憑證：按年度保管期限分類，包括原始憑證、記賬憑證等。會(huì)計(jì)賬簿：按年度保管期限分類，涵蓋總賬、明細(xì)賬、日記賬等。財(cái)務(wù)報(bào)告：按年度保管期限分類，包括年度財(cái)務(wù)報(bào)表、中期財(cái)務(wù)報(bào)表等。（三）整理步驟1.區(qū)分全宗：將公司/組織形成的檔案作為一個(gè)全宗進(jìn)行管理，明確全宗的范圍和界限。2.分類編號(hào)：按照上述分類方法，對(duì)檔案進(jìn)行分類，并為每一類檔案編制唯一的分類編號(hào)。3.裝訂編目：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，編寫頁號(hào)；同時(shí)，編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。4.裝盒上架：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案編號(hào)、題名、保管期限等信息，然后按照分類順序上架存放。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品、檔案架、檔案盒等。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序排列上架存放，便于查找和利用。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。4.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。5.嚴(yán)格遵守檔案保密規(guī)定，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自進(jìn)入檔案庫房，不得查閱、摘抄、復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。（三）檔案鑒定與銷毀1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限和存毀價(jià)值。2.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定工作。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的形成時(shí)間、內(nèi)容、重要性等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，提出存毀意見。4.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀清單，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，予以銷毀。5.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的真實(shí)性和徹底性。監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況記錄存檔。六、檔案的利用（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、安全、保密的原則，確保檔案信息的正確使用和安全。2.嚴(yán)格按照檔案利用規(guī)定辦理借閱、查閱手續(xù)，不得擅自擴(kuò)大利用范圍。（二）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫檔案利用申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理利用手續(xù)。2.外部單位因工作需要查閱、借閱公司/組織檔案，應(yīng)出具單位介紹信，并填寫檔案利用申請(qǐng)表，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門按照規(guī)定提供利用服務(wù)。（三）利用手續(xù)1.查閱檔案：查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的場(chǎng)所進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱場(chǎng)所。查閱過程中，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。如需摘抄、復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理手續(xù)。2.借閱檔案：借閱人員應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)，但最長(zhǎng)不