檔案入盒制度一、總則（一）目的為了加強公司/組織檔案管理，確保檔案的系統(tǒng)性、完整性和安全性，便于檔案的保管、查閱和利用，特制定本檔案入盒制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門形成的各類檔案資料的整理、歸檔及入盒管理。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映公司/組織各項活動的實際情況。2.完整性原則：全面收集、整理與公司/組織相關(guān)的各類檔案，確保檔案資料無遺漏。3.系統(tǒng)性原則：按照檔案形成的規(guī)律和特點，對檔案進行科學分類、編號和排列，保持檔案之間的有機聯(lián)系。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司/組織機密的檔案進行妥善保管，防止泄密。二、檔案分類與編號（一）檔案分類公司/組織檔案分為以下幾大類：1.行政管理類：包括公司/組織設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，股東會、董事會、監(jiān)事會會議文件，行政公文、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、印章管理、證照管理等。2.財務審計類：涵蓋財務預算、決算、報表，會計憑證、賬簿，審計報告、財務審計相關(guān)文件等。3.業(yè)務經(jīng)營類：涉及市場營銷、客戶管理、合同協(xié)議、項目策劃與實施、招投標文件等。4.技術(shù)研發(fā)類：包含研發(fā)項目立項、研究報告、技術(shù)方案、專利申請文件、技術(shù)標準等。5.黨群工作類：如黨組織建設(shè)、黨員管理、群團活動等相關(guān)文件。（二）編號規(guī)則1.每大類檔案給予一個一級編號，采用大寫英文字母表示，如行政管理類編號為“A”，財務審計類編號為“B”，業(yè)務經(jīng)營類編號為“C”，技術(shù)研發(fā)類編號為“D”，黨群工作類編號為“E”。2.每大類檔案下的二級類目根據(jù)具體內(nèi)容進行細分，并給予相應的編號，采用阿拉伯數(shù)字表示，如行政管理類下的人事檔案編號為“A1”，行政公文編號為“A2”等。3.二級類目下的具體檔案資料按照形成時間順序依次編號，編號為三位數(shù)，從“001”開始。例如：行政管理類中人事檔案的一份員工入職登記表，編號為“A1001”；財務審計類中2020年度財務報表，編號為“B001”。三、檔案整理要求（一）文件材料收集1.各部門應指定專人負責檔案材料的收集工作，確保本部門在工作活動中形成的各類文件材料及時、完整地收集齊全。2.收集的文件材料應包括紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、照片、錄音、錄像等各種載體形式。（二）文件材料整理1.對收集到的文件材料進行分類，按照檔案分類標準進行初步歸類。2.去除文件材料上的金屬物，如訂書釘、回形針等，對破損的文件進行修補或復制。3.將文件材料按順序排列，同一事由的文件應集中在一起。對于有正件和附件的文件，附件應附在正件之后；對于請示與批復、來文與復文，應將批復、復文放在前面，請示、來文放在后面。（三）文件材料編目1.填寫卷內(nèi)文件目錄，目錄應包括序號、文號、責任者、題名、日期、頁號、備注等項目。2.序號：按卷內(nèi)文件排列順序從“1”開始依次編號。文號：填寫文件的發(fā)文字號。責任者：填寫文件的制發(fā)單位或個人。題名：填寫文件的標題，沒有標題或標題不規(guī)范的，應根據(jù)內(nèi)容擬寫標題，并加“[]”。日期：填寫文件的形成日期。頁號：填寫每份文件在卷內(nèi)的起始頁號和終止頁號。備注：填寫需要說明的事項。例如：|序號|文號|責任者|題名|日期|頁號|備注||||||||||1|XX[2020]1號|總經(jīng)理辦公室|關(guān)于召開年度工作會議的通知|2020.01.05|12|無|（四）裝訂1.采用左側(cè)裝訂方式，裝訂應牢固、整齊，不掉頁、不壓字、不損壞文件、不妨礙閱讀。2.對于紙張規(guī)格不一致的文件，應進行折疊或粘貼，使其大小一致。四、檔案入盒要求（一）檔案盒選擇1.應選用符合國家標準的檔案盒，檔案盒的規(guī)格一般為310mm×220mm×55mm或265mm×195mm×40mm。2.檔案盒應具備良好的耐久性，能夠有效保護檔案資料不受潮、防蟲、防火等。（二）盒脊填寫1.檔案盒盒脊應填寫全宗號、年度、保管期限、機構(gòu)（問題）、起止件號、盒號等項目。2.全宗號：填寫公司/組織的全宗號，若沒有全宗號，可暫不填寫。年度：填寫檔案所屬年度。保管期限：填寫檔案的保管期限，分為永久、定期（如30年、10年等）。機構(gòu)（問題）：填寫檔案形成的部門或問題類別。起止件號：填寫盒內(nèi)文件的起始件號和終止件號。盒號：填寫檔案盒的順序編號。例如：全宗號：[無]；年度：2020；保管期限：永久；機構(gòu)（問題）：行政管理類；起止件號：A1001A1020；盒號：001（三）盒內(nèi)文件排列1.盒內(nèi)文件應按照編號順序依次排列，不同類別的文件應分別排列。2.對于同一類別的文件，應按照文件形成時間先后順序排列，時間在前的排在前面，時間在后的排在后面。（四）備考表填寫1.備考表置于盒內(nèi)文件之后，用于記錄盒內(nèi)文件的整理情況、缺損情況、在利用過程中需要說明的事項等。2.備考表應包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人、日期等項目。盒內(nèi)文件情況說明：填寫盒內(nèi)文件是否完整、有無缺損、字跡是否清晰等情況。整理人：填寫負責該盒檔案整理的人員姓名。檢查人：填寫對該盒檔案整理情況進行檢查的人員姓名。日期：填寫整理和檢查完成的日期。例如：盒內(nèi)文件情況說明：本盒文件齊全、完整，字跡清晰。整理人：張三；檢查人：李四；日期：2020.06.10五、檔案保管期限劃分（一）永久保管檔案1.公司/組織設(shè)立、變更、注銷等重要文件。2.股東會、董事會、監(jiān)事會形成的決議、記錄等重要會議文件。3.涉及公司/組織核心機密、重大權(quán)益的文件。4.具有長遠歷史價值和查考利用價值的文件。（二）定期保管檔案1.保管期限為30年的檔案：主要包括公司/組織一般性業(yè)務文件、重要合同協(xié)議、財務報表等。2.保管期限為10年的檔案：如一般性行政公文、短期項目文件、一般性人事檔案等。六、檔案存放與保管（一）檔案庫房建設(shè)1.檔案庫房應選擇干燥、通風、防火、防盜、防蟲、防潮的房間，遠離水源、火源和污染源。2.庫房內(nèi)應配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)備等。（二）檔案存放方式1.按照檔案類別和保管期限，將檔案盒分類存放在檔案架上。2.檔案架應牢固、整齊，便于檔案的存放和查找。同一類別的檔案應集中存放在相鄰的檔案架上。（三）檔案保管要求1.定期對檔案庫房進行檢查，確保溫濕度適宜，一般溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.做好檔案的防蟲、防鼠工作，定期投放防蟲、防鼠藥物，檢查檔案有無蟲蛀、鼠咬現(xiàn)象。3.對電子檔案應進行定期備份，存儲于安全的存儲介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。4.嚴格限制非檔案管理人員進入檔案庫房，檔案管理人員進入庫房時應做好登記。七、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.涉及公司/組織機密的檔案，查閱人應經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導批準，并在檔案管理人員的監(jiān)督下查閱。3.外部單位查閱檔案，應持有單位介紹信，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導批準后，方可查閱。查閱過程中，檔案管理人員應全程陪同。（二）查閱登記1.檔案管理人員應對查閱檔案的人員進行登記，記錄查閱時間、查閱人姓名、所在部門、查閱內(nèi)容、批準人姓名等信息。2.查閱登記應詳細、準確，以備查考。（三）查閱方式1.檔案管理人員應根據(jù)查閱人的需求，提供相應的檔案資料，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。2.查閱人不得擅自涂改、抽取、撤換、銷毀檔案資料，如需復印或摘抄檔案內(nèi)容，應經(jīng)檔案管理人員同意，并進行登記。（四）歸還要求查閱完畢后，查閱人應及時將檔案資料歸還檔案管理人員，檔案管理人員應對歸還的檔案進行檢查，確保檔案資料完整無損。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務部門負責人、檔案管理人員等組成，負責對到期檔案進行鑒定。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案保管期限劃分標準，對到期檔案進行鑒定，確定是否仍有保存價值。2.對于已失去保存價值的檔案，應鑒定其是否涉及公司/組織機密等特殊情況。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進行逐一審核，提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等。2.《檔案銷毀申請表》經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導批準后，檔案管理人員按照批準的銷毀清單進行