企業(yè)檔案保管制度一、總則（一）目的為加強企業(yè)檔案管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部負責檔案管理工作，確保檔案管理的規(guī)范化、標準化。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映企業(yè)各項活動的真實情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：全面收集、整理企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營、行政管理等活動中形成的各類檔案，確保檔案的完整性。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及企業(yè)商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案進行保密管理。5.方便利用原則：建立科學合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、借閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責（一）綜合管理部職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司檔案管理制度。2.負責公司各類檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、編研和利用等工作。3.指導和監(jiān)督各部門的檔案管理工作，定期對各部門檔案管理情況進行檢查和考核。4.負責檔案管理設(shè)施設(shè)備的配備、維護和更新，確保檔案保管條件符合要求。5.組織開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。6.負責檔案管理人員的培訓和業(yè)務(wù)指導，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。（二）各部門職責1.負責本部門各類檔案的形成、收集、整理和移交工作，確保檔案的真實、完整和準確。2.明確一名檔案兼職管理員，負責本部門檔案的日常管理工作，并接受綜合管理部的業(yè)務(wù)指導。3.按照公司檔案管理制度的要求，做好本部門檔案的保管、利用等工作，確保檔案的安全。4.積極配合綜合管理部做好檔案管理的各項工作，及時提供檔案管理所需的資料和信息。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.行政管理類：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，股東會、董事會、監(jiān)事會會議文件，公司規(guī)章制度，行政公文、通知、通報等。2.人力資源類：員工招聘、培訓、考核、薪酬、福利、勞動合同等文件。3.財務(wù)審計類：財務(wù)預(yù)算、決算、報表，審計報告，稅務(wù)文件等。4.市場營銷類：市場調(diào)研、營銷策劃、銷售合同、客戶資料等。5.生產(chǎn)管理類：生產(chǎn)計劃、工藝文件、質(zhì)量控制文件、設(shè)備管理文件等。6.技術(shù)研發(fā)類：科研項目申報、立項、研究報告，技術(shù)方案、專利文件等。7.合同協(xié)議類：各類合同、協(xié)議、意向書等。8.資質(zhì)證照類：企業(yè)營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、許可證、榮譽證書等。9.其他類：不屬于以上分類的其他檔案。（二）檔案編號1.檔案編號采用“年度+類別代碼+流水號”的方式進行編制。2.年度：用四位數(shù)字表示檔案形成的年份，如“2023”。3.類別代碼：根據(jù)檔案分類，用兩位字母表示相應(yīng)的類別，如“XG”表示行政管理類，“RL”表示人力資源類等。4.流水號：按照檔案形成的先后順序，用四位數(shù)字表示，如“0001”。5.例如，2023年行政管理類的第一份檔案編號為“2023XG0001”。四、檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案管理的要求，及時收集本部門在工作活動中形成的各類檔案，并定期移交綜合管理部。2.檔案收集應(yīng)確保齊全、完整，包括文件的正本、副本、底稿、附件等。3.對于重要會議、重大活動等形成的檔案，應(yīng)在活動結(jié)束后及時收集整理。（二）整理方法1.檔案整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.按照檔案分類方案，對收集到的檔案進行分類。3.對每份檔案進行編號、編目，填寫檔案盒封面、盒脊和備考表等。4.編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，以便于查閱。五、檔案的鑒定與保管期限（一）鑒定原則1.根據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合公司實際情況，對檔案進行科學鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅持全面、歷史、發(fā)展的觀點，準確判定檔案的價值。（二）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管：凡是反映公司一般性工作活動，在較短時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年以下。（三）鑒定程序1.綜合管理部定期組織檔案鑒定工作，成立由檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門人員等組成的鑒定小組。2.鑒定小組對檔案進行逐卷審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，確定檔案的保管期限。3.對已到保管期限的檔案，進行再次鑒定，確無保存價值的，按照規(guī)定進行銷毀。六、檔案的保管（一）保管場所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機、消防器材、防蟲藥品等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案裝具1.檔案應(yīng)采用符合國家標準的檔案盒、檔案柜進行裝具。2.檔案盒應(yīng)按照檔案分類進行標識，便于查找和管理。3.檔案柜應(yīng)排列整齊，標識清晰，便于存放和取用檔案。（三）檔案存放1.檔案應(yīng)按照類別、保管期限等進行分類存放，同一類別的檔案應(yīng)集中存放。2.不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放，便于管理和鑒定。3.電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進行備份，確保數(shù)據(jù)的安全。（四）檔案保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。3.對電子檔案應(yīng)定期進行維護和更新，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。4.嚴格遵守檔案查閱、借閱制度，確保檔案的安全。七、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部員工因工作需要，可以查閱、借閱公司檔案。2.外部單位因工作需要，經(jīng)公司領(lǐng)導批準，可以查閱公司相關(guān)檔案。（二）利用方式1.查閱：員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到綜合管理部查閱。2.借閱：員工因工作需要借閱檔案原件的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限、用途等，經(jīng)所在部門負責人、綜合管理部負責人簽字同意后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：員工因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到綜合管理部辦理復(fù)制手續(xù)。復(fù)制檔案應(yīng)注明用途，并加蓋綜合管理部印章。（三）利用審批1.內(nèi)部查閱檔案，由所在部門負責人審批。2.內(nèi)部借閱檔案原件，由所在部門負責人、綜合管理部負責人審批。3.外部查閱檔案，由公司分管領(lǐng)導審批。4.外部借閱檔案原件，由公司主要領(lǐng)導審批。（四）利用登記1.綜合管理部應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱、復(fù)制等情況進行詳細登記。2.登記內(nèi)容包括利用日期、利用人姓名、所在部門、利用目的、檔案名稱、檔案編號、查閱期限、借閱期限、復(fù)制份數(shù)等。（五）歸還與注銷1.檔案借閱人應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，如因特殊情況需要延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。2.檔案歸還時應(yīng)進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告并查明原因，追究相關(guān)人員責任。3.檔案利用完畢后，綜合管理部應(yīng)及時注銷檔案利用登記。八、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.綜合管理部應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.檔案統(tǒng)計應(yīng)做到及時、準確、完整，定期向上級主管部門和公司領(lǐng)導報送檔案統(tǒng)計報表，并對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行分析和總結(jié)。（二）移交工作1.公司因機構(gòu)調(diào)整、資產(chǎn)重組等原因，需要進行檔案移交的，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和公司檔案管理制度的要求，辦理檔案移交手續(xù)。2.檔案移交應(yīng)編制檔案移交清單，雙方簽字確認，確保檔案移交的完整和準確。3.檔案移交后，接收單位應(yīng)按照本制度的要求，對檔案進行妥善保管和利用。九、檔案的保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案進行保密管理。2.對檔案查閱、借閱人員進行保密教育，簽訂保密協(xié)議，明確保密責任。3.檔案庫房應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進入。4.檔案管理人員在工作中應(yīng)注意保守檔案秘密，不得泄露檔案內(nèi)容。（二）安全管理1.加強檔案庫房的安全管理，制定