檔案外包安全制度一、總則（一）目的為加強公司檔案外包業(yè)務(wù)的安全管理，確保檔案信息的安全與保密，防止檔案在外包過程中出現(xiàn)丟失、損壞、泄露等風(fēng)險，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及檔案外包的業(yè)務(wù)活動，包括但不限于檔案整理、數(shù)字化加工、存儲管理等外包服務(wù)。（三）基本原則1.合法性原則：檔案外包活動必須遵守國家法律法規(guī)以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準，確保各項操作合法合規(guī)。2.安全性原則：將檔案安全放在首位，采取有效措施保障檔案實體和信息的安全，防止安全事故發(fā)生。3.保密性原則：嚴格保護檔案信息的保密性，防止檔案信息被不當(dāng)獲取或泄露。4.可控性原則：對外包服務(wù)提供商進行有效管理和監(jiān)督，確保外包業(yè)務(wù)處于公司的可控狀態(tài)。二、外包服務(wù)提供商選擇與管理（一）選擇標(biāo)準1.具有合法經(jīng)營資質(zhì)，具備從事檔案外包相關(guān)業(yè)務(wù)的專業(yè)能力和經(jīng)驗。2.擁有良好的信譽和商業(yè)道德，無不良記錄。3.具備完善的安全管理制度和保密措施，能夠有效保障檔案安全。4.擁有專業(yè)的技術(shù)團隊和設(shè)備，能夠滿足檔案外包業(yè)務(wù)的技術(shù)要求。5.具有健全的質(zhì)量控制體系，能夠保證檔案外包工作的質(zhì)量。（二）選擇流程1.需求調(diào)研：明確檔案外包業(yè)務(wù)的具體需求，包括業(yè)務(wù)范圍、質(zhì)量要求、安全要求等。2.供應(yīng)商篩選：通過多種渠道收集潛在供應(yīng)商信息，進行初步篩選，確定若干符合基本條件的供應(yīng)商。3.實地考察：對篩選出的供應(yīng)商進行實地考察，了解其實際運營情況、安全管理措施、技術(shù)能力等。4.資質(zhì)審核：審核供應(yīng)商的相關(guān)資質(zhì)證書、營業(yè)執(zhí)照等文件，確保其合法合規(guī)經(jīng)營。5.方案評估：要求供應(yīng)商提交檔案外包服務(wù)方案，評估其方案的合理性、可行性和安全性。6.合同談判：與選定的供應(yīng)商進行合同談判，明確雙方的權(quán)利義務(wù)、服務(wù)內(nèi)容、質(zhì)量標(biāo)準、安全責(zé)任等條款。7.合同簽訂：簽訂正式的檔案外包服務(wù)合同，明確雙方的法律責(zé)任。（三）管理措施1.定期評估：定期對外包服務(wù)提供商的服務(wù)質(zhì)量、安全管理情況進行評估，發(fā)現(xiàn)問題及時要求其整改。2.培訓(xùn)指導(dǎo)：為外包服務(wù)提供商提供必要的培訓(xùn)和指導(dǎo)，幫助其提高檔案管理水平和安全意識。3.監(jiān)督檢查：對外包服務(wù)提供商的工作進行定期和不定期的監(jiān)督檢查，確保其按照合同要求和公司規(guī)定開展工作。4.溝通協(xié)調(diào)：建立與外包服務(wù)提供商的良好溝通機制，及時解決業(yè)務(wù)過程中出現(xiàn)的問題。三、檔案交接管理（一）交接前準備1.制定交接清單：明確檔案交接的內(nèi)容、數(shù)量、狀態(tài)等信息，制定詳細的交接清單。2.檔案整理：對擬交接的檔案進行整理，確保檔案的完整性和準確性。3.環(huán)境檢查：對檔案存儲環(huán)境進行檢查，確保符合安全要求。（二）交接過程1.雙方核對：外包服務(wù)提供商與公司相關(guān)人員按照交接清單進行檔案核對，確保檔案數(shù)量和內(nèi)容準確無誤。2.簽字確認：雙方在交接清單上簽字確認，明確交接責(zé)任。3.運輸安全：如涉及檔案運輸，要采取必要的安全措施，確保檔案在運輸過程中安全無損。（三）交接后跟蹤1.驗收檢查：外包服務(wù)提供商完成檔案外包工作后，公司要及時進行驗收檢查，確保工作質(zhì)量符合要求。2.問題處理：如發(fā)現(xiàn)問題，要及時與外包服務(wù)提供商溝通，要求其限期整改。四、檔案安全管理要求（一）實體安全1.存儲環(huán)境：外包服務(wù)提供商應(yīng)提供安全、適宜的檔案存儲環(huán)境，具備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.設(shè)備管理：對用于檔案管理的設(shè)備進行定期維護和檢查，確保設(shè)備正常運行。3.人員出入管理：嚴格控制人員出入檔案存儲區(qū)域，對進入人員進行登記和身份驗證。（二）信息安全1.網(wǎng)絡(luò)安全：采取必要的網(wǎng)絡(luò)安全措施，防止檔案信息通過網(wǎng)絡(luò)被非法獲取或泄露。2.數(shù)據(jù)備份：定期對檔案數(shù)據(jù)進行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。3.加密處理：對重要檔案信息進行加密處理，防止信息在傳輸和存儲過程中被破解。4.訪問控制：建立嚴格的檔案信息訪問控制機制，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問檔案信息。（三）保密管理1.保密協(xié)議：與外包服務(wù)提供商簽訂保密協(xié)議，明確雙方的保密責(zé)任和義務(wù)。2.人員保密教育：對外包服務(wù)提供商的工作人員進行保密教育，提高其保密意識。3.保密措施執(zhí)行：要求外包服務(wù)提供商嚴格執(zhí)行保密措施，防止檔案信息泄露。五、檔案質(zhì)量控制（一）質(zhì)量標(biāo)準制定1.根據(jù)檔案管理的相關(guān)規(guī)范和公司實際需求，制定檔案外包工作的質(zhì)量標(biāo)準，包括檔案整理、數(shù)字化加工等方面的標(biāo)準。2.質(zhì)量標(biāo)準應(yīng)明確具體、可操作，具有可衡量性。（二）過程監(jiān)控1.建立檔案外包工作過程監(jiān)控機制，對外包服務(wù)提供商的工作進度和質(zhì)量進行實時監(jiān)控。2.定期檢查外包服務(wù)提供商的工作記錄和成果，確保其符合質(zhì)量標(biāo)準。（三）驗收評估1.檔案外包工作完成后，按照質(zhì)量標(biāo)準進行驗收評估。2.驗收評估應(yīng)包括檔案數(shù)量、質(zhì)量、完整性等方面的檢查。3.對驗收評估中發(fā)現(xiàn)的問題，要求外包服務(wù)提供商及時整改，直至達到質(zhì)量標(biāo)準。六、應(yīng)急管理（一）應(yīng)急預(yù)案制定1.制定檔案外包安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置的流程和責(zé)任。2.應(yīng)急預(yù)案應(yīng)包括火災(zāi)、水災(zāi)、信息泄露等突發(fā)事件的應(yīng)急處置措施。（二）應(yīng)急演練1.定期組織應(yīng)急演練，檢驗應(yīng)急預(yù)案的可行性和有效性。2.通過應(yīng)急演練，提高外包服務(wù)提供商和公司相關(guān)人員的應(yīng)急處置能力。（三）應(yīng)急處置1.發(fā)生突發(fā)事件時，外包服務(wù)提供商應(yīng)立即啟動應(yīng)急預(yù)案，并及時通知公司。2.根據(jù)應(yīng)急預(yù)案的要求，采取相應(yīng)的應(yīng)急處置措施，最大限度地減少損失和影響。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部設(shè)立專門的監(jiān)督機構(gòu)或人員，對外包服務(wù)提供商的工作進行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督檢查應(yīng)定期進行，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。（二）外部審計1.定期聘請外部審計機構(gòu)對外包服務(wù)提供商的檔案外包業(yè)務(wù)進行審計，確保其合法合規(guī)經(jīng)營。2.審計內(nèi)容包括財務(wù)狀況、安全管理、質(zhì)量控制等方面。（三）違規(guī)處理1.對外包服務(wù)提供商在檔案外包過程中違反本制度或相關(guān)法律法規(guī)的行為，要依法依規(guī)進行處理。2.處理措施包括警告、罰款、解除合同等，情節(jié)嚴重的要追究其法律責(zé)任。八、培訓(xùn)與教育（一）培訓(xùn)計劃制定1.根據(jù)檔案外包業(yè)務(wù)的需求和人員情況，制定培訓(xùn)計劃。2.培訓(xùn)計劃應(yīng)包括培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)方式、培訓(xùn)時間等方面的安排。（二）培訓(xùn)內(nèi)容1.檔案管理知識培訓(xùn)，包括檔案整理、分類、編目等方面的知識。2.安全保密知識培訓(xùn)，提高人員的安全保密意識。3.法律法規(guī)培訓(xùn)，確保人員了解和遵守相關(guān)法律法規(guī)。（三）培訓(xùn)效果評估1.對培訓(xùn)效果進行評估，了解人