檔案內(nèi)審制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性和安全性，規(guī)范檔案內(nèi)部審核工作流程，提高檔案管理水平，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及所屬單位形成的各類檔案的內(nèi)部審核工作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵循國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案內(nèi)審工作合法合規(guī)。2.全面審核原則對(duì)檔案的形成過程、內(nèi)容、整理質(zhì)量等進(jìn)行全面審查，不留死角。3.客觀公正原則以事實(shí)為依據(jù)，客觀公正地評(píng)價(jià)檔案質(zhì)量，不受任何主觀因素干擾。4.及時(shí)高效原則在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成檔案內(nèi)審工作，提高工作效率，不影響檔案的正常使用和流轉(zhuǎn)。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案內(nèi)審制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)各部門檔案管理工作，對(duì)檔案收集、整理、歸檔等環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督。3.組建檔案內(nèi)審工作小組，定期開展檔案內(nèi)審工作。4.負(fù)責(zé)對(duì)檔案內(nèi)審結(jié)果進(jìn)行匯總分析，提出改進(jìn)措施和建議。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、初步審核等工作，確保檔案資料齊全、完整、準(zhǔn)確。2.配合檔案管理部門開展檔案內(nèi)審工作，提供相關(guān)資料和信息。3.根據(jù)檔案內(nèi)審意見，及時(shí)整改本部門檔案管理中存在的問題。三、檔案內(nèi)審工作流程（一）制定內(nèi)審計(jì)劃檔案管理部門結(jié)合公司檔案管理實(shí)際情況，每年年初制定檔案內(nèi)審計(jì)劃，明確內(nèi)審范圍、內(nèi)容、時(shí)間安排、人員分工等。內(nèi)審計(jì)劃應(yīng)報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施。（二）組建內(nèi)審小組檔案管理部門根據(jù)內(nèi)審計(jì)劃，挑選具有檔案管理經(jīng)驗(yàn)、熟悉業(yè)務(wù)流程、責(zé)任心強(qiáng)的人員組成內(nèi)審工作小組。內(nèi)審小組一般由35人組成，設(shè)組長一名，負(fù)責(zé)內(nèi)審工作的組織協(xié)調(diào)。（三）開展內(nèi)審準(zhǔn)備1.收集相關(guān)資料內(nèi)審小組提前收集與本次內(nèi)審相關(guān)的檔案管理制度、業(yè)務(wù)流程文件、檔案樣本等資料，為內(nèi)審工作提供參考依據(jù)。2.制定內(nèi)審方案根據(jù)內(nèi)審計(jì)劃和收集的資料，制定詳細(xì)的內(nèi)審方案，明確內(nèi)審方法、步驟、重點(diǎn)審查內(nèi)容等。（四）實(shí)施內(nèi)審工作1.審查檔案實(shí)體內(nèi)審小組按照內(nèi)審方案，對(duì)各部門提交的檔案進(jìn)行逐卷審查，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性。重點(diǎn)審查檔案的題名、日期、責(zé)任者、文號(hào)、內(nèi)容等是否準(zhǔn)確無誤，檔案的分類、編號(hào)、裝訂等是否符合規(guī)范要求。2.檢查檔案整理質(zhì)量查看檔案的整理是否遵循檔案形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。檢查檔案的排列順序、編目情況、裝盒等是否符合標(biāo)準(zhǔn)。3.核實(shí)檔案形成過程通過查閱相關(guān)文件、會(huì)議記錄、業(yè)務(wù)報(bào)表等資料，核實(shí)檔案的形成過程是否真實(shí)、合規(guī)。檢查檔案的收集是否齊全，是否存在應(yīng)歸檔而未歸檔的情況；檔案形成過程中的審批手續(xù)是否完備。（五）記錄內(nèi)審情況內(nèi)審小組在審查過程中，應(yīng)詳細(xì)記錄內(nèi)審情況，包括發(fā)現(xiàn)的問題、問題所在檔案卷號(hào)、問題描述、初步整改建議等。記錄應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，可采用紙質(zhì)記錄或電子記錄方式。（六）形成內(nèi)審報(bào)告內(nèi)審工作結(jié)束后，內(nèi)審小組對(duì)審查情況進(jìn)行匯總分析，撰寫內(nèi)審報(bào)告。內(nèi)審報(bào)告應(yīng)包括以下內(nèi)容：1.內(nèi)審基本情況介紹內(nèi)審依據(jù)、范圍、方法、時(shí)間等。2.檔案管理總體評(píng)價(jià)對(duì)公司檔案管理工作的整體情況進(jìn)行評(píng)價(jià)，肯定成績，指出存在的問題。3.存在問題及原因分析詳細(xì)列出審查過程中發(fā)現(xiàn)的問題，并分析問題產(chǎn)生的原因。4.整改建議針對(duì)存在的問題，提出具體的整改建議和措施，明確整改責(zé)任部門和整改期限。（七）反饋與溝通內(nèi)審報(bào)告經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核后，反饋給各部門。各部門對(duì)報(bào)告中提出的問題如有異議，可在規(guī)定時(shí)間內(nèi)與檔案管理部門溝通，檔案管理部門應(yīng)組織內(nèi)審小組進(jìn)行核實(shí)和解釋。（八）整改落實(shí)1.各部門根據(jù)內(nèi)審報(bào)告提出的整改建議，制定整改措施，明確整改責(zé)任人，認(rèn)真組織整改。2.檔案管理部門對(duì)各部門整改情況進(jìn)行跟蹤檢查，確保整改工作按時(shí)完成，問題得到有效解決。3.整改完成后，各部門應(yīng)將整改情況書面報(bào)告檔案管理部門，檔案管理部門對(duì)整改效果進(jìn)行復(fù)查。四、檔案內(nèi)審內(nèi)容與標(biāo)準(zhǔn)（一）檔案完整性審核1.歸檔文件材料齊全完整，涵蓋本部門工作活動(dòng)的各個(gè)方面，包括但不限于文件、合同、報(bào)表、會(huì)議記錄、技術(shù)資料等。2.重要文件的定稿、修改稿、附件等應(yīng)一并歸檔，確保檔案內(nèi)容的連貫性和完整性。3.對(duì)于跨年度、跨部門的項(xiàng)目檔案，應(yīng)保證相關(guān)文件材料收集齊全，無遺漏。（二）檔案準(zhǔn)確性審核1.檔案內(nèi)容真實(shí)可靠，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。文件中的題名、日期、責(zé)任者、文號(hào)等信息應(yīng)準(zhǔn)確清晰，與實(shí)際情況相符。2.檔案中的文字表述應(yīng)規(guī)范、準(zhǔn)確，避免出現(xiàn)錯(cuò)別字、語病、歧義等問題。3.引用的數(shù)據(jù)、圖表等應(yīng)與原始資料一致，如有變更，應(yīng)注明變更原因和依據(jù)。（三）檔案系統(tǒng)性審核1.檔案分類科學(xué)合理，符合公司檔案分類方案的要求，能夠準(zhǔn)確反映檔案的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系。2.檔案編號(hào)連續(xù)、規(guī)范，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找和管理。3.文件排列有序，按照一定的邏輯順序進(jìn)行排列，如時(shí)間順序、重要程度等。（四）檔案整理質(zhì)量審核1.檔案裝訂牢固、整齊，無金屬物，幅面過大的文件應(yīng)折疊整齊。2.編目準(zhǔn)確，包括檔號(hào)、題名、日期、頁數(shù)、保管期限等項(xiàng)目填寫完整、清晰。3.裝盒規(guī)范，盒內(nèi)文件排列有序，盒脊填寫準(zhǔn)確，便于識(shí)別和檢索。（五）檔案形成過程合規(guī)性審核1.檔案形成過程中的審批手續(xù)完備，文件的起草、審核、簽發(fā)等環(huán)節(jié)符合公司相關(guān)規(guī)定。2.涉及重要事項(xiàng)的檔案，應(yīng)經(jīng)過必要的會(huì)議討論、決策等程序，并留有相關(guān)記錄。3.檔案的收集、整理、歸檔等工作應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)和流程進(jìn)行，確保檔案的時(shí)效性。五、檔案內(nèi)審結(jié)果運(yùn)用（一）納入績效考核將檔案內(nèi)審結(jié)果納入各部門績效考核體系，對(duì)檔案管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)存在問題較多、整改不力的部門進(jìn)行扣分處理。（二）作為檔案管理改進(jìn)依據(jù)根據(jù)內(nèi)審結(jié)果，分析檔案管理工作中存在的薄弱環(huán)節(jié)和共性問題，針對(duì)性地完善檔案管理制度、優(yōu)化工作流程、加強(qiáng)培訓(xùn)指導(dǎo)，不斷提高公司檔案管理水平。（三）為公司決策提供支持通過對(duì)檔案的審核，確保檔案信息的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，為公司領(lǐng)導(dǎo)決策提供可靠的依據(jù)。同時(shí)，對(duì)檔案中反映的公司歷史發(fā)展、業(yè)務(wù)情況等進(jìn)行分析總結(jié)，為公司戰(zhàn)略規(guī)劃、業(yè)務(wù)拓展等提供參考。六、檔案內(nèi)審工作監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門定期對(duì)檔案內(nèi)審工作進(jìn)行自查，檢查內(nèi)審工作流程是否規(guī)范、內(nèi)審記錄是否完整、內(nèi)審報(bào)告是否準(zhǔn)確等。2.公司內(nèi)部審計(jì)部門不定期對(duì)檔案內(nèi)審工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查內(nèi)審工作的公正性