檔案滯留追責(zé)制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案資料的及時(shí)歸檔、妥善保管和有效利用，避免檔案滯留現(xiàn)象的發(fā)生，特制定本追責(zé)制度。本制度旨在規(guī)范公司檔案管理流程，明確各部門(mén)及相關(guān)人員在檔案管理工作中的職責(zé)，對(duì)因工作失誤或故意導(dǎo)致檔案滯留的行為進(jìn)行責(zé)任追究，以保障公司檔案管理工作的正常開(kāi)展，維護(hù)公司檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)、分支機(jī)構(gòu)以及全體員工在檔案形成、收集、整理、歸檔、保管和利用過(guò)程中的行為規(guī)范及責(zé)任追究。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵循國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保公司檔案管理工作合法合規(guī)。2.責(zé)任明確原則明確各部門(mén)及人員在檔案管理各環(huán)節(jié)的具體職責(zé)，做到責(zé)任清晰，便于追究。3.預(yù)防為主原則通過(guò)加強(qiáng)培訓(xùn)、完善流程、強(qiáng)化監(jiān)督等措施，預(yù)防檔案滯留問(wèn)題的發(fā)生，將責(zé)任追究作為手段，促進(jìn)檔案管理工作質(zhì)量提升。4.實(shí)事求是原則在責(zé)任認(rèn)定和追究過(guò)程中，以事實(shí)為依據(jù)，客觀公正地確定責(zé)任主體和責(zé)任程度。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.制定和完善公司檔案管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司各類(lèi)檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、分類(lèi)、編號(hào)、裝訂、存儲(chǔ)等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門(mén)的檔案管理工作，定期開(kāi)展檔案管理培訓(xùn)和檢查。4.建立檔案檢索系統(tǒng)，確保檔案查詢(xún)、借閱等利用工作的高效開(kāi)展。5.對(duì)檔案的安全保管負(fù)責(zé)，采取必要的安全防護(hù)措施，防止檔案損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。6.按照規(guī)定的期限和要求，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、銷(xiāo)毀等處置工作。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的形成、收集和初步整理工作，確保檔案資料的齊全、完整。2.明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案管理工作，按照公司檔案管理要求，定期將本部門(mén)檔案移交至檔案管理部門(mén)。3.在檔案管理部門(mén)的指導(dǎo)下，做好本部門(mén)檔案的日常保管和利用工作。4.配合檔案管理部門(mén)開(kāi)展檔案管理檢查、審計(jì)等工作，提供相關(guān)資料和信息。（三）員工個(gè)人職責(zé)1.嚴(yán)格按照公司檔案管理規(guī)定，及時(shí)將個(gè)人工作中形成的檔案資料移交至所在部門(mén)。2.確保所提供檔案資料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性，不得故意隱瞞或偽造檔案信息。3.在檔案利用過(guò)程中，遵守檔案借閱、歸還等相關(guān)規(guī)定，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、丟失檔案。三、檔案滯留的定義及情形（一）檔案滯留的定義檔案滯留是指檔案在規(guī)定的歸檔期限內(nèi)未及時(shí)移交至檔案管理部門(mén)，或者已移交但未按照規(guī)定進(jìn)行整理、存儲(chǔ)等管理工作，導(dǎo)致檔案處于積壓、混亂或無(wú)法正常利用的狀態(tài)。（二）檔案滯留的具體情形1.部門(mén)未按規(guī)定時(shí)間將應(yīng)歸檔檔案移交至檔案管理部門(mén)，且無(wú)正當(dāng)理由的。2.檔案移交過(guò)程中，移交人員未對(duì)檔案進(jìn)行初步整理，導(dǎo)致檔案資料混亂、無(wú)序，影響后續(xù)歸檔工作的。3.檔案管理部門(mén)收到檔案后，未及時(shí)進(jìn)行整理、分類(lèi)、編號(hào)等處理，超過(guò)規(guī)定時(shí)間仍未完成的。4.因檔案存儲(chǔ)設(shè)備故障、保管環(huán)境不符合要求等原因，導(dǎo)致檔案無(wú)法正常保管，且未及時(shí)采取有效措施進(jìn)行修復(fù)或轉(zhuǎn)移的。5.檔案利用后，未按照規(guī)定及時(shí)歸還，或在歸還時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，未及時(shí)報(bào)告和處理的。6.對(duì)于已到保管期限或失去保存價(jià)值的檔案，未按照規(guī)定及時(shí)進(jìn)行鑒定、銷(xiāo)毀，導(dǎo)致檔案長(zhǎng)期滯留的。四、檔案滯留責(zé)任追究機(jī)制（一）責(zé)任認(rèn)定程序1.檔案管理部門(mén)定期對(duì)檔案管理情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)檔案滯留問(wèn)題后，及時(shí)填寫(xiě)《檔案滯留問(wèn)題登記表》，詳細(xì)記錄滯留檔案的名稱(chēng)、所屬部門(mén)、滯留原因、發(fā)現(xiàn)時(shí)間等信息。2.檔案管理部門(mén)組織相關(guān)人員對(duì)檔案滯留問(wèn)題進(jìn)行調(diào)查，與涉及部門(mén)及人員溝通了解情況，收集相關(guān)證據(jù)材料。3.根據(jù)調(diào)查結(jié)果，初步確定責(zé)任主體和責(zé)任程度，形成《檔案滯留責(zé)任認(rèn)定報(bào)告》。4.將《檔案滯留責(zé)任認(rèn)定報(bào)告》提交至公司管理層審核，管理層根據(jù)報(bào)告內(nèi)容進(jìn)行最終責(zé)任認(rèn)定。（二）責(zé)任追究方式1.警告對(duì)于初次出現(xiàn)檔案滯留問(wèn)題，且情節(jié)較輕，未造成嚴(yán)重后果的責(zé)任部門(mén)或個(gè)人，給予警告處分，并責(zé)令限期整改。2.罰款根據(jù)檔案滯留的嚴(yán)重程度和造成的影響，對(duì)責(zé)任部門(mén)或個(gè)人處以一定金額的罰款。罰款金額根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般為[X]元至[X]元不等。3.績(jī)效扣分將檔案滯留情況納入員工績(jī)效考核體系，對(duì)責(zé)任個(gè)人進(jìn)行績(jī)效扣分?？?jī)效扣分標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)公司績(jī)效考核辦法執(zhí)行，一般每次扣[X]分至[X]分。4.通報(bào)批評(píng)對(duì)于檔案滯留問(wèn)題較為嚴(yán)重，在公司內(nèi)部造成不良影響的責(zé)任部門(mén)或個(gè)人，進(jìn)行全公司范圍內(nèi)的通報(bào)批評(píng)。5.降職或免職對(duì)于因檔案滯留問(wèn)題給公司帶來(lái)重大損失或嚴(yán)重后果的責(zé)任人員，給予降職或免職處理。6.法律責(zé)任對(duì)于因檔案滯留導(dǎo)致公司違反法律法規(guī)或給公司造成重大經(jīng)濟(jì)損失的，依法追究相關(guān)責(zé)任人員的法律責(zé)任。（三）責(zé)任追究的執(zhí)行1.公司人力資源部門(mén)根據(jù)責(zé)任認(rèn)定結(jié)果，按照規(guī)定的責(zé)任追究方式對(duì)責(zé)任部門(mén)或個(gè)人進(jìn)行處理。2.財(cái)務(wù)部門(mén)按照罰款決定，從責(zé)任部門(mén)或個(gè)人的相關(guān)費(fèi)用中扣除相應(yīng)罰款金額。3.績(jī)效考評(píng)部門(mén)按照績(jī)效扣分標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)責(zé)任個(gè)人的績(jī)效考核結(jié)果進(jìn)行調(diào)整。4.責(zé)任部門(mén)或個(gè)人應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成整改，并將整改情況書(shū)面報(bào)告檔案管理部門(mén)。檔案管理部門(mén)對(duì)整改情況進(jìn)行跟蹤檢查，確保問(wèn)題得到徹底解決。五、檔案滯留預(yù)防措施（一）加強(qiáng)培訓(xùn)與宣傳1.定期組織檔案管理知識(shí)培訓(xùn)，提高全體員工對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，以及檔案收集、整理、歸檔等方面的技能水平。培訓(xùn)內(nèi)容包括國(guó)家檔案法律法規(guī)、公司檔案管理制度、檔案整理規(guī)范等。2.通過(guò)內(nèi)部通告、郵件、宣傳欄等形式，宣傳檔案管理工作的要求和流程，營(yíng)造良好的檔案管理工作氛圍。（二）完善檔案管理流程1.明確檔案從形成到歸檔各環(huán)節(jié)的具體操作流程和時(shí)間節(jié)點(diǎn)，繪制詳細(xì)的流程圖，并向各部門(mén)及員工進(jìn)行公示。2.建立檔案移交清單制度，移交檔案時(shí)雙方需簽字確認(rèn)，確保檔案交接的準(zhǔn)確性和完整性。3.定期對(duì)檔案管理流程進(jìn)行評(píng)估和優(yōu)化，根據(jù)實(shí)際工作中出現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)調(diào)整和完善，提高流程的科學(xué)性和合理性。（三）強(qiáng)化監(jiān)督與考核1.檔案管理部門(mén)定期對(duì)各部門(mén)檔案管理工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案移交情況、整理質(zhì)量、保管環(huán)境等，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問(wèn)題。2.將檔案管理工作納入公司整體績(jī)效考核體系，對(duì)檔案管理工作成績(jī)突出的部門(mén)和個(gè)人進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)存在檔案滯留問(wèn)題的部門(mén)和個(gè)人進(jìn)行相應(yīng)的處罰，形成有效的激勵(lì)約束機(jī)制。（四）優(yōu)化檔案管理信息化系統(tǒng)1.建立完善的檔案管理信息化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線收集、整理、存儲(chǔ)、檢索和利用等功能，提高檔案管理工作的效率和準(zhǔn)確性。2.通過(guò)信息化系統(tǒng)設(shè)置提醒功能，對(duì)檔案移交、整理、利用等關(guān)鍵環(huán)節(jié)進(jìn)行自動(dòng)提醒，避免因人為疏忽導(dǎo)致檔案滯留。六、檔案管理工作的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制1.公司設(shè)立檔案管理監(jiān)督小組，成員由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、內(nèi)部審計(jì)人員及相關(guān)部門(mén)代表組成。監(jiān)督小組定期對(duì)公司檔案管理工作進(jìn)行全面檢查，重點(diǎn)檢查檔案滯留情況及責(zé)任追究制度的執(zhí)行情況。2.檔案管理部門(mén)內(nèi)部建立自查自糾機(jī)制，定期對(duì)本部門(mén)檔案管理工作進(jìn)行自我檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決存在的問(wèn)題，并向公司管理層報(bào)告檢查結(jié)果。（二）外部監(jiān)督與審計(jì)1.積極配合國(guó)家檔案行政管理部門(mén)及上級(jí)主管單位的監(jiān)督檢查，按照要求提供相關(guān)檔案資料和信息，對(duì)提出的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行整改。2.定期聘請(qǐng)外部專(zhuān)業(yè)審計(jì)機(jī)構(gòu)對(duì)公司檔案管理工作進(jìn)行審計(jì)，重點(diǎn)審查檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案滯留問(wèn)題的處理情況以及檔案管理工作的合規(guī)性等，根據(jù)審計(jì)意見(jiàn)進(jìn)行整改完善。七、附則（一）解釋權(quán)本制度由公司檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)解釋。在執(zhí)行過(guò)程中，如遇本制度未明確規(guī)定的事項(xiàng)，由檔案管理部門(mén)根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和公司實(shí)際情況提出處理意見(jiàn)，報(bào)公司管理層批準(zhǔn)后執(zhí)行。（二）修訂與廢止1.本制