縣應(yīng)急局檔案制度一、總則（一）目的為加強縣應(yīng)急管理局（以下簡稱“本局”）檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，為應(yīng)急管理工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本局各科室、下屬事業(yè)單位及其工作人員在履行職責(zé)過程中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則本局檔案實行集中統(tǒng)一管理，由局辦公室負(fù)責(zé)檔案管理工作，對全局檔案進行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)。2.真實完整原則檔案的形成應(yīng)真實反映本局各項工作的實際情況，確保檔案內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，不得遺漏、篡改。3.安全保密原則加強檔案安全防護措施，確保檔案的實體安全和信息安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為檔案利用提供便利條件，充分發(fā)揮檔案的作用。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立以局主要領(lǐng)導(dǎo)為組長，各分管領(lǐng)導(dǎo)為副組長，各科室負(fù)責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組。負(fù)責(zé)研究決定檔案管理工作中的重大事項，協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的問題，指導(dǎo)檔案管理工作的開展。（二）辦公室作為本局檔案管理的職能部門，具體負(fù)責(zé)檔案管理工作的組織實施。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本局檔案管理制度并組織實施。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管本局各類檔案，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案查閱和利用。4.按照規(guī)定向縣檔案行政管理部門移交應(yīng)進館的檔案。5.組織開展檔案鑒定、銷毀工作，對已失去保存價值的檔案進行鑒定，并按規(guī)定程序予以銷毀。6.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。7.對本局各科室檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，指導(dǎo)各科室做好檔案收集、整理、保管等工作。8.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳教育工作，提高全局工作人員的檔案意識和業(yè)務(wù)水平。（三）各科室及下屬事業(yè)單位1.負(fù)責(zé)本科室、本單位在工作中形成的各類文件材料的收集、整理，并定期移交局辦公室歸檔。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本科室、本單位檔案管理的日常工作，配合局辦公室做好檔案管理相關(guān)工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍本局在履行應(yīng)急管理職能過程中形成的具有保存價值的文件材料，包括但不限于以下幾類：1.上級機關(guān)下發(fā)的與應(yīng)急管理工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.本局制定的各類規(guī)章制度、工作計劃、總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表等。3.應(yīng)急管理工作中形成的應(yīng)急預(yù)案、應(yīng)急處置方案、應(yīng)急演練記錄等。4.安全生產(chǎn)監(jiān)管、自然災(zāi)害防治、應(yīng)急救援等業(yè)務(wù)工作中形成的文件材料，如檢查記錄、執(zhí)法文書、事故調(diào)查報告等。5.本局召開的各類會議的文件材料，包括會議通知、議程、報告、決議、紀(jì)要等。6.本局工作人員參加各類培訓(xùn)、學(xué)習(xí)、考察等活動形成的數(shù)據(jù)、資料、證書等。7.本局與其他單位簽訂的合同、協(xié)議、合作項目文件等。8.本局獲得的各類榮譽證書、獎牌、獎杯等實物檔案。9.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各科室、下屬事業(yè)單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，載體應(yīng)符合檔案保管要求。3.對電子文件應(yīng)同時收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。4.對于重要文件材料，應(yīng)收集其草稿、修改稿、定稿等不同版本，以便全面反映文件形成過程。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分文件材料的不同價值，便于保管和利用。3.便于檔案的整理、編目、裝訂、上架等操作。（四）整理方法1.文書檔案按照年度保管期限機構(gòu)（問題）分類法進行整理。將文件材料按年度分開，再根據(jù)保管期限分為永久、定期（30年、10年），然后按機構(gòu)（問題）進行排列。同一機構(gòu)（問題）下的文件材料按時間順序排列，編頁號，裝訂成冊，填寫卷內(nèi)目錄、備考表，編制案卷封面，組成保管單位（卷）。2.業(yè)務(wù)檔案根據(jù)不同業(yè)務(wù)類型，如安全生產(chǎn)監(jiān)管檔案、自然災(zāi)害防治檔案、應(yīng)急救援檔案等，分別制定相應(yīng)的分類方案進行整理。一般可按照業(yè)務(wù)流程、時間順序等進行分類，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。3.電子檔案按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對電子文件進行分類、編號、存儲。建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)電子檔案的快速檢索和利用。同時，定期對電子檔案進行備份，確保電子檔案的安全。四、檔案的保管（一）保管場所設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等安全防護設(shè)施。庫房內(nèi)配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，保持適宜的溫濕度環(huán)境，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案裝具采用符合檔案保管要求的檔案柜、檔案架等裝具存放檔案。檔案裝具應(yīng)堅固耐用，便于檔案的存放和查找。（三）檔案存放1.按照檔案類別、保管期限、年度等進行分類存放，便于管理和查閱。2.對重要檔案和利用率較高的檔案，應(yīng)設(shè)置專門的存放位置，優(yōu)先提供利用。3.檔案存放應(yīng)整齊有序，標(biāo)識清晰，便于快速定位。（四）檔案保管期限根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和檔案的實際價值，確定檔案的保管期限。檔案保管期限分為永久、定期（30年、10年）。具體劃分如下：1.永久保管的檔案本局制定的具有長遠查考利用價值的規(guī)章制度、規(guī)范性文件等。本局重要的工作計劃、總結(jié)、報告等。應(yīng)急管理工作中形成的重大事件、事故的相關(guān)檔案，如事故調(diào)查報告、應(yīng)急處置總結(jié)等。本局獲得的省部級以上榮譽證書、獎牌、獎杯等實物檔案。其他具有重要歷史意義和長遠利用價值的檔案。2.定期保管30年的檔案本局一般性的工作計劃、總結(jié)、報告等。安全生產(chǎn)監(jiān)管、自然災(zāi)害防治等業(yè)務(wù)工作中形成的一般性文件材料，如日常檢查記錄、一般事故調(diào)查報告等。本局召開的一般性會議的文件材料。本局與其他單位簽訂的一般性合同、協(xié)議等。其他具有一定查考利用價值，保管期限為30年的檔案。3.定期保管10年的檔案本局臨時性的工作計劃、總結(jié)、報告等。業(yè)務(wù)工作中形成的短期查考利用價值的文件材料，如臨時性檢查記錄、簡單的統(tǒng)計報表等。本局工作人員參加短期培訓(xùn)、學(xué)習(xí)、考察等活動形成的文件材料。其他具有短期查考利用價值，保管期限為10年的檔案。（五）檔案清查1.定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的賬實相符。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、保管狀況、存放位置等，對清查中發(fā)現(xiàn)的問題及時進行處理。3.建立檔案清查記錄，詳細(xì)記錄清查時間、范圍、結(jié)果等信息。五、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和本局檔案管理制度，確保檔案利用工作合法合規(guī)。2.服務(wù)大局原則檔案利用工作應(yīng)緊密圍繞本局應(yīng)急管理工作大局，為領(lǐng)導(dǎo)決策、業(yè)務(wù)工作開展提供有力支持。3.方便快捷原則優(yōu)化檔案利用流程，提高檔案檢索效率，為利用者提供方便快捷的服務(wù)。4.安全保密原則在檔案利用過程中，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息安全，防止檔案信息泄露。（二）利用范圍1.本局工作人員因工作需要查閱檔案的，可直接到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.外單位因工作需要查閱本局檔案的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)本局檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。3.涉及國家機密、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進行利用，限制查閱范圍和使用方式。（三）利用方式1.查閱利用者可直接到檔案庫房查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)提供必要的協(xié)助和指導(dǎo)。查閱檔案時，應(yīng)在查閱登記薄上如實填寫查閱日期、利用者姓名、單位、查閱內(nèi)容等信息。2.借閱本局工作人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人簽字同意后，報檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱檔案應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失，按時歸還。3.復(fù)制利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫復(fù)制申請表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員按照規(guī)定進行復(fù)制。復(fù)制檔案應(yīng)注明出處，并加蓋檔案管理部門印章。（四）利用登記建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括利用者姓名、單位、利用日期、利用內(nèi)容、利用方式、歸還日期等信息。檔案利用登記薄應(yīng)妥善保管，以備查考。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，各科室負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等為成員。負(fù)責(zé)對到期檔案進行鑒定，提出檔案存毀意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的保管期限、現(xiàn)實利用價值、歷史研究價值等因素，對檔案進行全面鑒定。對已失去保存價值的檔案，應(yīng)予以銷毀；對仍有保存價值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保管。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對到期檔案進行清理，列出需要鑒定的檔案清單。2.檔案鑒定工作小組對需要鑒定的檔案進行逐卷審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，提出存毀意見。3.對擬銷毀的檔案，編制檔案銷毀清冊，詳細(xì)記錄檔案的名稱、卷號、保管期限、數(shù)量等信息。4.將檔案銷毀清冊報局檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組審批，經(jīng)批準(zhǔn)后方可實施銷毀。（四）銷毀方式對批準(zhǔn)銷毀的檔案，采用焚燒、粉碎等方式進行銷毀，確保檔案信息徹底消除。銷毀過程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，防止檔案丟失或泄露。銷毀后，在檔案銷毀清冊上注明銷毀日期、方式等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立本局檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。通過信息化手段，實現(xiàn)檔案的快速檢索、在線查閱、遠程利用等功能，為應(yīng)急管理工作提供更加便捷的檔案信息支持。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描對庫存檔案進行全面掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案數(shù)字化存儲要求，一般不低于300dpi。掃描后的圖像應(yīng)清晰、完整，色彩還原準(zhǔn)確。2.圖像處理對掃描后的圖像進行去污、糾偏、裁剪、拼接等處理，確保圖像質(zhì)量。同時對圖像進行命名、分類，建立與紙質(zhì)檔案的對應(yīng)關(guān)系。3.數(shù)據(jù)掛接將數(shù)字化檔案信息錄入檔案管理信息系統(tǒng)，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案的關(guān)聯(lián)掛接。確保電子檔案的元數(shù)據(jù)信息準(zhǔn)確、完整，與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。4.存儲備份將數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)存儲在安全