銀行保管檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)銀行檔案管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。本制度旨在規(guī)范銀行各類檔案的收集、整理、保管、查閱、借閱和銷毀等工作流程，保障銀行運(yùn)營的合規(guī)性、連續(xù)性以及信息的保密性，為銀行的決策、業(yè)務(wù)開展和歷史研究提供可靠的依據(jù)。（二）適用范圍本制度適用于銀行總行及各分支機(jī)構(gòu)，涵蓋銀行在經(jīng)營管理活動中形成的各類文件、資料、記錄等檔案，包括但不限于業(yè)務(wù)檔案、財務(wù)檔案、人事檔案、行政檔案等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映銀行各項業(yè)務(wù)活動和管理工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：全面收集和保存與銀行經(jīng)營管理相關(guān)的各類檔案，保證檔案的齊全完整，不遺漏重要信息。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及銀行機(jī)密、商業(yè)秘密和客戶隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范對檔案進(jìn)行分類、整理、編目和存儲，確保檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。5.便利性原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、借閱和利用，提高工作效率，滿足銀行內(nèi)部各部門及外部相關(guān)單位的檔案使用需求。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善銀行檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.統(tǒng)籌規(guī)劃銀行檔案管理工作，指導(dǎo)各部門做好檔案的收集、整理和移交工作。3.集中保管銀行各類重要檔案，建立檔案庫房，配備必要的保管設(shè)施和設(shè)備，確保檔案的安全存儲。4.對檔案進(jìn)行分類、編號、編目、上架等整理工作，建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查找和利用。5.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱管理，按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)，對檔案利用情況進(jìn)行登記和跟蹤。6.定期對檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案銷毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后組織實(shí)施檔案銷毀工作。7.開展檔案管理培訓(xùn)工作，提高銀行員工的檔案管理意識和業(yè)務(wù)水平。8.負(fù)責(zé)與外部檔案管理機(jī)構(gòu)、監(jiān)管部門等進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，及時了解檔案管理的相關(guān)政策法規(guī)和要求。（二）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，確保檔案資料的齊全、完整。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門整理好的檔案移交至檔案管理部門。3.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱工作，提供必要的檔案信息和資料。4.負(fù)責(zé)本部門檔案的日常保管和安全維護(hù)，防止檔案丟失、損壞或泄密。5.配合檔案管理部門開展檔案鑒定和銷毀工作，提供相關(guān)檔案的鑒定意見。（三）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，確保檔案管理工作的規(guī)范、有序進(jìn)行。2.熟練掌握檔案管理業(yè)務(wù)知識和技能，做好檔案的收集、整理、保管、查閱、借閱等具體工作。3.對檔案進(jìn)行定期檢查和盤點(diǎn)，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管過程中出現(xiàn)的問題，如檔案損壞、霉變、丟失等。4.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容，嚴(yán)禁違規(guī)查閱、借閱和利用檔案。5.積極參與檔案管理培訓(xùn)和學(xué)習(xí)活動，不斷提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.業(yè)務(wù)檔案：包括各類存貸款業(yè)務(wù)檔案、信用卡業(yè)務(wù)檔案、票據(jù)業(yè)務(wù)檔案、國際業(yè)務(wù)檔案等，涵蓋業(yè)務(wù)辦理過程中的申請書、合同、協(xié)議、審批文件、交易記錄等相關(guān)資料。2.財務(wù)檔案：如會計憑證、賬簿、報表、財務(wù)審計報告、稅務(wù)資料等。3.人事檔案：員工個人簡歷、入職申請表、勞動合同、薪酬福利記錄、培訓(xùn)考核資料、獎懲記錄等。4.行政檔案：銀行內(nèi)部行政文件、會議紀(jì)要、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、印章使用記錄、辦公用品采購記錄等。5.風(fēng)險管理檔案：風(fēng)險評估報告、風(fēng)險監(jiān)控記錄、不良資產(chǎn)處置檔案等。6.客戶檔案：客戶基本信息、賬戶資料、交易往來記錄、客戶投訴處理記錄等，但涉及客戶隱私的部分應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定管理。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案資料及時、準(zhǔn)確、完整地收集。2.對于業(yè)務(wù)活動中形成的各類文件和資料，應(yīng)在業(yè)務(wù)辦理完畢后及時收集，不得拖延積壓。3.收集的檔案應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造或損毀。4.對電子檔案和紙質(zhì)檔案應(yīng)同時進(jìn)行收集，確保兩者內(nèi)容一致，并按照規(guī)定進(jìn)行存儲和管理。（三）整理方法1.分類：按照檔案的性質(zhì)、來源、時間等因素進(jìn)行分類。例如，業(yè)務(wù)檔案可進(jìn)一步細(xì)分為公司業(yè)務(wù)檔案、個人業(yè)務(wù)檔案等；財務(wù)檔案可分為會計檔案、財務(wù)分析檔案等。2.編號：為每一類檔案編制唯一的編號，以便于識別和管理。編號應(yīng)遵循一定的規(guī)則，具有系統(tǒng)性和邏輯性。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息，便于快速查找和了解檔案內(nèi)容。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于長期保存。裝訂時應(yīng)注意保持檔案的原貌，不得損壞檔案內(nèi)容。四、檔案的保管（一）保管期限1.永久保管：涉及銀行核心業(yè)務(wù)、重大決策、重要資產(chǎn)權(quán)益、歷史沿革等具有長遠(yuǎn)保存價值的檔案，應(yīng)永久保管。例如，銀行章程、股權(quán)變更文件、重大項目審批文件等。2.定期保管：根據(jù)檔案的重要性和時效性，確定不同的定期保管期限，一般分為3年、5年、10年、15年、20年等。如一般業(yè)務(wù)合同、會計憑證等可根據(jù)實(shí)際情況確定保管期限。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管建立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。檔案應(yīng)存放在專用的檔案架或檔案柜中，按照分類和編號順序排列，便于查找和管理。定期對紙質(zhì)檔案進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對于破損、褪色等檔案，應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。2.電子檔案保管采用安全可靠的存儲設(shè)備，如磁盤陣列、磁帶庫等，并進(jìn)行異地備份，防止數(shù)據(jù)丟失。建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進(jìn)行分類存儲、索引編目和權(quán)限管理。電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案的內(nèi)容保持一致，并進(jìn)行嚴(yán)格的版本控制。定期對電子檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和維護(hù)，檢查存儲設(shè)備的運(yùn)行狀態(tài)，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。同時，做好電子檔案的安全防護(hù)工作，防止病毒感染、黑客攻擊等安全事件的發(fā)生。（三）庫房管理1.檔案庫房應(yīng)設(shè)置專人負(fù)責(zé)管理，嚴(yán)格限制無關(guān)人員進(jìn)入。管理人員應(yīng)定期對庫房進(jìn)行巡查，確保庫房環(huán)境安全、整潔。2.庫房內(nèi)應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)施等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。3.對庫房的溫濕度進(jìn)行實(shí)時監(jiān)測和記錄，根據(jù)檔案保管要求，將庫房溫度控制在適宜范圍內(nèi)（一般為14℃24℃），相對濕度控制在45%60%之間。4.建立庫房出入登記制度，詳細(xì)記錄檔案的出入庫時間、數(shù)量、去向等信息，確保檔案的流轉(zhuǎn)可追溯。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.銀行內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、編號等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)審批意見，提供相應(yīng)的檔案供查閱，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容，如需復(fù)制，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.涉及銀行機(jī)密、商業(yè)秘密和客戶隱私等重要檔案的查閱，應(yīng)嚴(yán)格控制查閱范圍和審批權(quán)限，經(jīng)銀行高級管理人員批準(zhǔn)后方可查閱。4.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱完畢后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并由檔案管理人員進(jìn)行核對和簽收。（二）借閱規(guī)定1.因特殊情況需要借閱檔案的，借閱人應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限、歸還時間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，報銀行分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.檔案管理部門根據(jù)審批結(jié)果，辦理檔案借閱手續(xù)，向借閱人提供檔案，并要求借閱人簽字確認(rèn)。借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自帶出銀行。3.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，借閱人應(yīng)提前向檔案管理部門申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。4.借閱人歸還檔案時，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并追究借閱人的責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括各相關(guān)業(yè)務(wù)部門的代表和檔案管理人員。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案銷毀意見，并報銀行領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際價值，對到期檔案進(jìn)行全面審查。對于已失去保存價值的檔案，如超過保管期限且無繼續(xù)利用必要的業(yè)務(wù)檔案、已過時效的行政文件等，可考慮銷毀。2.對于涉及銀行重要權(quán)益、法律糾紛、歷史研究等仍有一定參考價值的檔案，應(yīng)適當(dāng)延長保管期限或進(jìn)行永久保存。3.鑒定過程中，應(yīng)充分征求各相關(guān)部門的意見，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和客觀性。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組根據(jù)鑒定結(jié)果，編制《檔案銷毀清單》，詳細(xì)列出擬銷毀檔案的名稱、編號、數(shù)量、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)銀行領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門組織實(shí)施檔案銷毀工作。銷毀工作應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，采用適當(dāng)?shù)匿N毀方式，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.銷毀過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并對銷毀情況進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時間、地點(diǎn)、方式、參與人員等。4.銷毀工作完成后，檔案管理部門應(yīng)將《檔案銷毀清單》、銷毀記錄等相關(guān)資料整理歸檔，永久保存。七、附則（一）解釋權(quán)歸屬本制度由銀行檔案管理部門負(fù)責(zé)解釋。在執(zhí)行過程中，如遇本制度未明確規(guī)定的事項，由檔案管理部門根據(jù)實(shí)際情況提出處理意見，報銀行領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。（二）修訂與完善隨著銀行業(yè)務(wù)的