檔案工作年報(bào)制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，全面、準(zhǔn)確、及時(shí)地反映公司檔案工作情況，為公司決策提供可靠依據(jù)，特制定本檔案工作年報(bào)制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及下屬分支機(jī)構(gòu)的檔案工作年報(bào)編制與報(bào)送。（三）編制原則1.真實(shí)性原則：年報(bào)內(nèi)容應(yīng)如實(shí)反映檔案工作實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、資料完整。2.規(guī)范性原則：嚴(yán)格按照國家檔案管理相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及公司檔案管理制度進(jìn)行編制。3.時(shí)效性原則：按時(shí)完成年報(bào)編制與報(bào)送工作，確保信息的及時(shí)性。二、檔案工作年報(bào)內(nèi)容（一）檔案機(jī)構(gòu)與人員情況1.檔案管理部門設(shè)置及人員配備情況，包括部門名稱、人員數(shù)量、崗位設(shè)置等。2.檔案工作人員基本信息，如姓名、性別、年齡、學(xué)歷、職稱、崗位任職時(shí)間等。（二）檔案資源建設(shè)情況1.各類檔案的收集、整理情況，包括檔案數(shù)量、類別、年度分布等。2.檔案數(shù)字化進(jìn)展情況，如數(shù)字化檔案數(shù)量、占比、存儲(chǔ)方式等。3.檔案編研成果，如編研資料名稱、內(nèi)容簡介、應(yīng)用效果等。（三）檔案利用服務(wù)情況1.檔案查閱利用情況，包括查閱人次、利用檔案數(shù)量、主要利用目的等。2.檔案借閱情況，包括借閱人次、借閱檔案數(shù)量、借閱期限等。3.檔案利用效果反饋，如利用者對檔案服務(wù)的評價(jià)、提出的意見建議等。（四）檔案安全管理情況1.檔案保管設(shè)施設(shè)備情況，如庫房面積、溫濕度控制設(shè)備、消防設(shè)備配備等。2.檔案安全制度執(zhí)行情況，包括檔案保管、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)的安全措施落實(shí)情況。3.檔案安全事故及處理情況，如是否發(fā)生過檔案丟失、損壞、泄密等事故，處理結(jié)果如何。（五）檔案信息化建設(shè)情況1.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)與應(yīng)用情況，如系統(tǒng)功能模塊、運(yùn)行情況、數(shù)據(jù)更新頻率等。2.檔案信息資源共享情況，包括與其他系統(tǒng)的對接情況、共享數(shù)據(jù)內(nèi)容等。3.檔案信息化安全保障情況，如網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)措施、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)情況等。三、檔案工作年報(bào)編制要求（一）數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案工作年報(bào)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)與匯總，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。2.數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)應(yīng)涵蓋本部門全年檔案工作的各個(gè)方面，做到全面、細(xì)致。（二）內(nèi)容撰寫1.年報(bào)內(nèi)容應(yīng)條理清晰、邏輯連貫，文字表述準(zhǔn)確、簡潔。2.對各項(xiàng)工作情況應(yīng)進(jìn)行客觀分析與總結(jié)，突出重點(diǎn)、亮點(diǎn)及存在的問題。（三）格式規(guī)范1.年報(bào)應(yīng)采用統(tǒng)一的格式模板，包括封面、目錄、正文、附表等。2.文字排版應(yīng)符合公文格式要求，字體、字號、行距等應(yīng)保持一致。四、檔案工作年報(bào)報(bào)送程序（一）部門初審各部門完成年報(bào)編制后，應(yīng)進(jìn)行內(nèi)部初審，確保內(nèi)容完整、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確后，提交至公司檔案管理部門。（二）檔案管理部門審核檔案管理部門收到各部門報(bào)送的年報(bào)后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真審核，對不符合要求的內(nèi)容及時(shí)反饋給相關(guān)部門進(jìn)行修改完善。（三）公司審批經(jīng)檔案管理部門審核通過的年報(bào)，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)年報(bào)內(nèi)容，對公司檔案工作進(jìn)行全面評估，提出意見和建議。（四）報(bào)送存檔年報(bào)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門按照規(guī)定格式進(jìn)行整理、裝訂，并報(bào)送至上級主管部門及相關(guān)檔案管理機(jī)構(gòu)存檔。同時(shí)，將年報(bào)電子文檔進(jìn)行備份保存。五、檔案工作年報(bào)審核與監(jiān)督（一）審核內(nèi)容1.年報(bào)內(nèi)容是否真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)是否符合實(shí)際情況。2.年報(bào)編制是否符合國家檔案管理相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及公司檔案管理制度要求。3.年報(bào)格式是否規(guī)范，文字表述是否清晰、準(zhǔn)確。（二）審核方式1.檔案管理部門采取定期審核與不定期抽查相結(jié)合的方式，對各部門報(bào)送的年報(bào)進(jìn)行審核。2.定期審核在每年年報(bào)報(bào)送截止日期后集中進(jìn)行，不定期抽查根據(jù)工作需要隨時(shí)開展。（三）監(jiān)督措施1.公司建立檔案工作年報(bào)監(jiān)督檢查機(jī)制，對年報(bào)編制與報(bào)送工作進(jìn)行全程監(jiān)督。2.對在年報(bào)編制過程中弄虛作假、敷衍了事的部門，將予以通報(bào)批評，并責(zé)令限期整改。整改不力的，將追究相關(guān)人員的責(zé)任。六、檔案工作年報(bào)的應(yīng)用與反饋（一）應(yīng)用1.公司領(lǐng)導(dǎo)及各部門可根據(jù)檔案工作年報(bào)了解公司檔案工作整體情況，為制定檔案工作計(jì)劃、決策提供參考依據(jù)。2.檔案工作年報(bào)可作為公司檔案工作績效考核的重要依據(jù)，對檔案工作成績突出的部門和個(gè)人進(jìn)行表彰獎(jiǎng)勵(lì)，對工作不力的進(jìn)行督促改進(jìn)。（二）反饋1.檔案管理部門應(yīng)及時(shí)收集公司領(lǐng)導(dǎo)及各部門對檔案工作年報(bào)的意見和建議，認(rèn)真分析研究，不斷完善年報(bào)內(nèi)容和編制方法。2.根據(jù)反饋意見，對檔案工作年報(bào)