職工檔案轉(zhuǎn)遞制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司職工檔案的轉(zhuǎn)遞工作，確保職工檔案的安全、完整和及時(shí)傳遞，維護(hù)職工的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體職工檔案的轉(zhuǎn)遞管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案轉(zhuǎn)遞工作合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確及時(shí)原則：保證檔案信息的準(zhǔn)確性，及時(shí)辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)，避免延誤。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案在轉(zhuǎn)遞過程中的安全，嚴(yán)格保密檔案內(nèi)容。二、檔案轉(zhuǎn)遞的范圍（一）職工調(diào)動(dòng)職工因工作調(diào)動(dòng)到其他單位，需辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。（二）離職職工離職（包括辭職、辭退、解除勞動(dòng)合同等），其檔案應(yīng)按規(guī)定轉(zhuǎn)出。（三）退休職工辦理退休手續(xù)時(shí)，檔案需轉(zhuǎn)至相應(yīng)的退休管理部門。（四）其他因特殊原因需要轉(zhuǎn)遞職工檔案的情況，如組織人事部門要求等。三、檔案轉(zhuǎn)遞的流程（一）轉(zhuǎn)出申請(qǐng)1.職工本人或接收單位向公司人力資源部門提出檔案轉(zhuǎn)出申請(qǐng)，并提交相關(guān)證明材料，如調(diào)令、離職證明、退休審批表等。2.人力資源部門對(duì)申請(qǐng)材料進(jìn)行審核，核實(shí)其真實(shí)性和完整性。（二）檔案整理1.人力資源部門根據(jù)審核通過的申請(qǐng)，通知檔案管理人員對(duì)職工檔案進(jìn)行整理。2.檔案管理人員按照檔案管理的要求，對(duì)檔案進(jìn)行核對(duì)、補(bǔ)充和完善，確保檔案內(nèi)容齊全、規(guī)范。（三）檔案密封與標(biāo)識(shí)1.檔案整理完畢后，檔案管理人員將檔案材料進(jìn)行密封，并在封口處加蓋騎縫章。2.在檔案袋表面清晰標(biāo)注職工姓名、身份證號(hào)、檔案內(nèi)容清單、轉(zhuǎn)出原因、接收單位等信息。（四）轉(zhuǎn)遞登記1.人力資源部門建立檔案轉(zhuǎn)遞登記臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案轉(zhuǎn)遞的相關(guān)信息，包括職工姓名、檔案轉(zhuǎn)出時(shí)間、接收單位、轉(zhuǎn)遞方式、檔案編號(hào)等。2.對(duì)每一次檔案轉(zhuǎn)遞進(jìn)行編號(hào)，以便查詢和跟蹤。（五）轉(zhuǎn)遞方式選擇1.根據(jù)檔案接收單位的要求和實(shí)際情況，選擇安全可靠的轉(zhuǎn)遞方式，如專人送取、機(jī)要交通、郵政特快專遞等。2.如需通過郵政特快專遞轉(zhuǎn)遞檔案，應(yīng)選擇具有保密資質(zhì)的郵政機(jī)構(gòu)，并確保檔案包裝符合保密要求。（六）交接手續(xù)1.檔案轉(zhuǎn)出時(shí)，由檔案管理人員與接收方辦理交接手續(xù)，雙方在檔案轉(zhuǎn)遞清單上簽字確認(rèn)。2.交接清單應(yīng)一式兩份，分別由轉(zhuǎn)出方和接收方留存。（七）跟蹤與反饋1.在檔案轉(zhuǎn)遞過程中，人力資源部門要跟蹤檔案的投遞情況，確保檔案按時(shí)、準(zhǔn)確送達(dá)接收單位。2.接收單位收到檔案后，應(yīng)及時(shí)反饋檔案接收情況，如發(fā)現(xiàn)檔案有問題應(yīng)及時(shí)與轉(zhuǎn)出方溝通解決。四、檔案轉(zhuǎn)遞的要求（一）檔案材料的完整性1.檔案管理人員要認(rèn)真核對(duì)檔案材料，確保檔案中包含職工的各類重要信息，如履歷、學(xué)歷、職稱、獎(jiǎng)懲等材料齊全。2.對(duì)于缺失的材料，應(yīng)及時(shí)通知職工補(bǔ)充或核實(shí)相關(guān)信息。（二）檔案內(nèi)容的真實(shí)性1.嚴(yán)格審查檔案材料的真實(shí)性，對(duì)虛假材料要堅(jiān)決予以剔除。2.職工本人應(yīng)對(duì)檔案材料的真實(shí)性負(fù)責(zé)，如有弄虛作假行為，將依法依規(guī)追究責(zé)任。（三）檔案轉(zhuǎn)遞的及時(shí)性1.人力資源部門應(yīng)在收到檔案轉(zhuǎn)出申請(qǐng)后，及時(shí)安排檔案整理和轉(zhuǎn)遞工作，不得拖延。2.對(duì)于緊急轉(zhuǎn)遞的檔案，要特事特辦，確保在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成轉(zhuǎn)遞。（四）檔案轉(zhuǎn)遞的安全性1.采取必要的安全措施，防止檔案在轉(zhuǎn)遞過程中丟失、損壞或泄露。2.檔案管理人員要妥善保管檔案，避免檔案受到水浸、火燒、蟲蛀等損害。（五）檔案轉(zhuǎn)遞的保密性1.嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得向無關(guān)人員透露檔案內(nèi)容。2.在檔案轉(zhuǎn)遞過程中，要確保檔案信息不被泄露，維護(hù)職工的隱私。五、檔案接收單位的責(zé)任（一）接收要求1.接收單位應(yīng)按照規(guī)定的程序和要求接收公司轉(zhuǎn)遞的職工檔案，不得拒絕接收或故意拖延。2.對(duì)接收的檔案進(jìn)行認(rèn)真審核，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)與轉(zhuǎn)出方聯(lián)系溝通。（二）保管責(zé)任1.接收單位負(fù)責(zé)對(duì)職工檔案進(jìn)行妥善保管，確保檔案的安全和完整。2.按照檔案管理的規(guī)定，對(duì)檔案進(jìn)行分類、整理和存放，便于查閱和利用。（三）反饋義務(wù)1.接收單位收到檔案后，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將檔案接收情況反饋給公司人力資源部門。2.如檔案在保管過程中出現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)向公司通報(bào)，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)職工檔案轉(zhuǎn)遞制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)檢查，確保制度的有效落實(shí)。2.人力資源部門對(duì)檔案轉(zhuǎn)遞工作進(jìn)行日常監(jiān)督管理，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。（二）外部監(jiān)督1.接受上級(jí)主管部門、檔案管理部門等外部機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查，積極配合并提供相關(guān)資料。2.根據(jù)外部監(jiān)督檢查提出的意見和建議，及時(shí)改進(jìn)檔案轉(zhuǎn)遞工作。（三）責(zé)任追究1.對(duì)于違反本制度規(guī)定，導(dǎo)致檔案轉(zhuǎn)遞出現(xiàn)問題的單位和個(gè)人，將依法依規(guī)追究責(zé)任。2.責(zé)任追究包括批評(píng)教育、責(zé)令改正、經(jīng)濟(jì)處罰、行政處分等方式，情節(jié)嚴(yán)重的將依法追究法律責(zé)任。七、附則（一）解釋權(quán)本制度由公司人力資源