檔案保密制度牌匾一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案信息的安全與保密，維護(hù)公司/組織的合法權(quán)益，特制定本檔案保密制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織全體員工，包括正式員工、臨時(shí)工、實(shí)習(xí)生以及因工作需要接觸公司/組織檔案的外部人員。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：采取有效措施，防止檔案信息的泄露、篡改和丟失，確保檔案的安全與保密。3.分級管理原則：根據(jù)檔案的重要性和敏感性，實(shí)行分級管理，明確各級管理人員的職責(zé)和權(quán)限。4.方便利用原則：在確保檔案安全保密的前提下，充分考慮檔案利用的便利性，提高檔案管理工作的效率和服務(wù)質(zhì)量。二、檔案的定義與分類（一）檔案的定義本制度所稱檔案，是指公司/組織在各項(xiàng)活動中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、協(xié)議、報(bào)表、圖紙、照片、音像資料等。（二）檔案的分類1.行政檔案：包括公司/組織的規(guī)章制度、會議記錄、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。2.業(yè)務(wù)檔案：包括公司/組織在生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等業(yè)務(wù)活動中形成的檔案，如銷售合同、采購合同、生產(chǎn)記錄、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、客戶資料等。3.技術(shù)檔案：包括公司/組織的技術(shù)研發(fā)、產(chǎn)品設(shè)計(jì)、工藝流程、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等方面的檔案。4.其他檔案：包括公司/組織的榮譽(yù)證書、資質(zhì)證書、審計(jì)報(bào)告、法律文件等其他具有保存價(jià)值的檔案。三、檔案的收集與整理（一）檔案的收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，確保檔案的及時(shí)、完整收集。2.檔案形成部門應(yīng)在檔案形成后及時(shí)將檔案整理歸檔，并移交至公司/組織檔案管理部門。3.對于重要的檔案或涉及多個(gè)部門的檔案，由檔案管理部門組織相關(guān)部門共同收集。（二）檔案的整理1.檔案管理部門應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案進(jìn)行分類整理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.檔案整理應(yīng)遵循以下原則：遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。便于保管和利用的原則，對檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編號、編目等處理。四、檔案的保管（一）保管場所1.公司/組織應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，用于存放檔案。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等安全防護(hù)設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（二）保管設(shè)備1.檔案管理部門應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥品等。2.檔案保管設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行和使用。（三）檔案的存儲1.檔案應(yīng)按照分類編號順序存放，便于查找和利用。2.對于電子檔案，應(yīng)存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，并定期進(jìn)行備份。備份介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量與檔案登記一致。五、檔案的利用（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合規(guī)、合理的原則，確保檔案信息的安全與保密。2.檔案利用應(yīng)在規(guī)定的權(quán)限范圍內(nèi)進(jìn)行，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自查閱、借閱、復(fù)制檔案。（二）利用流程1.查閱檔案：查閱人應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、目的、范圍等內(nèi)容，并提交所在部門負(fù)責(zé)人審批。審批通過后，查閱人持《檔案查閱申請表》到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱人填寫的申請表，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。查閱人查閱檔案時(shí)，應(yīng)保持檔案的整潔和完整，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞等。查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。2.借閱檔案：借閱人應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、目的、期限等內(nèi)容，并提交所在部門負(fù)責(zé)人審批。審批通過后，借閱人持《檔案借閱申請表》到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)借閱人填寫的申請表，提供相應(yīng)的檔案，并與借閱人簽訂《檔案借閱承諾書》，明確借閱人的權(quán)利和義務(wù)。借閱人借閱檔案時(shí)，應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自擴(kuò)大借閱范圍。借閱期限屆滿后，借閱人應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制檔案：復(fù)制檔案應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，注明復(fù)制檔案的名稱、目的、范圍等內(nèi)容，并提交所在部門負(fù)責(zé)人審批。審批通過后，復(fù)制人持《檔案復(fù)制申請表》到檔案管理部門辦理復(fù)制手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)復(fù)制人填寫的申請表，對檔案進(jìn)行復(fù)制，并在復(fù)制件上加蓋“檔案復(fù)制專用章”。復(fù)制人復(fù)制檔案時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定的格式和數(shù)量進(jìn)行復(fù)制，不得擅自擴(kuò)大復(fù)制范圍。復(fù)制完畢后，復(fù)制人應(yīng)及時(shí)將復(fù)制件歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。（三）利用記錄檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用記錄臺賬，對檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用時(shí)間、利用人、利用檔案名稱、利用目的、利用期限等內(nèi)容。檔案利用記錄臺賬應(yīng)定期進(jìn)行整理和歸檔，保存期限與檔案保管期限一致。六、檔案的保密措施（一）人員管理1.檔案管理人員應(yīng)具備良好的政治素質(zhì)和職業(yè)道德，嚴(yán)格遵守檔案保密制度，保守檔案機(jī)密。2.檔案管理人員應(yīng)定期接受保密培訓(xùn)，提高保密意識和業(yè)務(wù)水平。3.公司/組織應(yīng)與檔案管理人員簽訂保密協(xié)議，明確其保密義務(wù)和違約責(zé)任。（二）物理隔離1.檔案庫房應(yīng)與其他區(qū)域進(jìn)行物理隔離，設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入。2.檔案管理部門應(yīng)配備必要的安全防護(hù)設(shè)備，如監(jiān)控?cái)z像頭、防盜報(bào)警裝置等，確保檔案庫房的安全。（三）技術(shù)防護(hù)1.對電子檔案應(yīng)采取加密存儲、訪問控制、數(shù)據(jù)備份等技術(shù)措施，防止電子檔案信息的泄露。2.對檔案管理系統(tǒng)應(yīng)進(jìn)行安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限管理，防止非法用戶訪問檔案信息。（四）保密教育1.公司/組織應(yīng)定期對員工進(jìn)行保密教育，提高員工的保密意識和責(zé)任感。2.保密教育應(yīng)包括國家法律法規(guī)、公司/組織保密制度、保密技術(shù)等方面的內(nèi)容。（五）監(jiān)督檢查1.公司/組織應(yīng)建立保密監(jiān)督檢查制度，定期對檔案保密工作進(jìn)行檢查和評估。2.對違反檔案保密制度的行為，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行糾正，并依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、區(qū)別對待、準(zhǔn)確判定的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織公司/組織應(yīng)成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成。檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行鑒定，并提出鑒定意見。（三）鑒定內(nèi)容檔案鑒定應(yīng)從檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等方面進(jìn)行全面審查，重點(diǎn)審查檔案的保存價(jià)值和保密期限。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、數(shù)量、銷毀原因等內(nèi)容，并提交檔案鑒定小組審批。2.審批通過后，檔案管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的銷毀工作。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)確保檔案信息的徹底銷毀，防止檔案信息的泄露。3.檔案銷毀工作應(yīng)在檔案鑒定小組的監(jiān)督下進(jìn)行，并填寫《檔案銷毀記錄》，注明銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、銷毀人等內(nèi)容。4.檔案銷毀記錄應(yīng)與檔案銷毀申請