教育部檔案制度一、總則（一）目的教育部檔案制度的建立旨在規(guī)范教育部各類檔案的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，為教育部各項(xiàng)工作的開(kāi)展提供有力的支持和保障，同時(shí)維護(hù)國(guó)家教育事業(yè)發(fā)展歷程的真實(shí)性和連續(xù)性。（二）適用范圍本制度適用于教育部機(jī)關(guān)各部門(mén)、直屬單位以及所屬各級(jí)各類學(xué)校在工作中形成的具有保存價(jià)值的各種載體形式的檔案，包括但不限于紙質(zhì)檔案、電子檔案、聲像檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則教育部設(shè)立專門(mén)的檔案管理機(jī)構(gòu)，對(duì)各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映教育部各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，嚴(yán)禁虛假和偽造檔案信息。3.完整性原則全面收集和整理教育部在工作中形成的各類檔案，確保檔案資料的完整性，避免重要信息的遺漏。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、工作秘密和個(gè)人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。5.便于利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，確保檔案能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地提供給需要查閱和利用的人員，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)教育部設(shè)立檔案管理部門(mén)，作為檔案管理的職能機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)教育部的檔案管理工作。檔案管理部門(mén)應(yīng)配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.檔案收集與整理負(fù)責(zé)接收、征集教育部各部門(mén)和所屬單位移交的檔案，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行科學(xué)整理，確保檔案的有序存放。2.檔案保管建立健全檔案保管制度，采取有效的防護(hù)措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失和變質(zhì)。3.檔案鑒定與統(tǒng)計(jì)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限，剔除失去保存價(jià)值的檔案，并做好檔案的統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)準(zhǔn)確地反映檔案的數(shù)量、種類、利用情況等信息。4.檔案利用服務(wù)積極為教育部各部門(mén)、直屬單位以及社會(huì)各界提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案利用手續(xù)，確保檔案利用的合法性和規(guī)范性。5.檔案信息化建設(shè)推進(jìn)檔案信息化管理，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)和檢索，提高檔案管理工作的效率和水平。6.檔案安全管理嚴(yán)格執(zhí)行檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房、設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)等的安全管理，防止檔案信息泄露和安全事故的發(fā)生。（三）各部門(mén)及所屬單位檔案管理職責(zé)1.指定專人負(fù)責(zé)各部門(mén)及所屬單位應(yīng)指定一名負(fù)責(zé)人分管檔案工作，并指定專人負(fù)責(zé)本部門(mén)和本單位檔案的收集、整理和移交工作。2.形成檔案及時(shí)歸檔在工作過(guò)程中形成的各類文件材料，應(yīng)按照檔案管理要求及時(shí)進(jìn)行整理歸檔，確保檔案的完整性和時(shí)效性。3.配合檔案管理部門(mén)工作積極配合檔案管理部門(mén)的工作，按時(shí)移交檔案，協(xié)助檔案管理部門(mén)開(kāi)展檔案的整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)文件教育部收到的上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的與教育工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.本部門(mén)文件教育部機(jī)關(guān)各部門(mén)在履行職責(zé)過(guò)程中形成的各類文件，包括工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要、規(guī)章制度等。3.所屬單位文件教育部直屬單位以及所屬各級(jí)各類學(xué)校在工作中形成的重要文件，如學(xué)校章程、發(fā)展規(guī)劃、教學(xué)管理文件、科研成果材料等。4.會(huì)議材料教育部組織召開(kāi)的各類會(huì)議形成的會(huì)議通知、議程、報(bào)告、決議、記錄等材料。5.人事檔案教育部機(jī)關(guān)及所屬單位工作人員的人事檔案，包括履歷、考核、任免、獎(jiǎng)懲、工資等方面的材料。6.財(cái)務(wù)檔案教育部及所屬單位的財(cái)務(wù)預(yù)決算、會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等財(cái)務(wù)文件材料。7.基建檔案教育部直屬學(xué)校及其他基建項(xiàng)目形成的項(xiàng)目前期文件、設(shè)計(jì)文件、施工文件、竣工驗(yàn)收文件等。8.設(shè)備檔案教育部及所屬單位購(gòu)置的重要設(shè)備的申購(gòu)、審批、合同、驗(yàn)收、使用維護(hù)等文件材料。9.聲像檔案教育部在重大活動(dòng)、會(huì)議、調(diào)研等過(guò)程中形成的照片、錄音、錄像等聲像資料。10.電子檔案教育部及所屬單位在信息化建設(shè)過(guò)程中形成的電子文件，包括辦公自動(dòng)化系統(tǒng)產(chǎn)生的文件、數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)等。（二）收集要求1.及時(shí)收集各部門(mén)和所屬單位應(yīng)在文件材料形成后及時(shí)進(jìn)行收集，確保檔案的完整性和時(shí)效性。對(duì)于重要緊急文件，應(yīng)優(yōu)先收集并及時(shí)移交檔案管理部門(mén)。2.齊全完整收集的檔案應(yīng)涵蓋文件材料的各個(gè)方面，包括正件與附件、定稿與修改稿、請(qǐng)示與批復(fù)等，確保檔案內(nèi)容的齊全完整。3.真實(shí)準(zhǔn)確檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映工作實(shí)際情況，不得篡改、偽造檔案信息。收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、簽署完整、格式規(guī)范。（三）整理方法1.分類標(biāo)準(zhǔn)按照教育部檔案分類大綱，將檔案分為黨群工作、行政管理、教育業(yè)務(wù)、科研管理、人事管理、財(cái)務(wù)管理、基本建設(shè)、儀器設(shè)備、外事工作、聲像檔案、電子檔案等一級(jí)類目，每個(gè)一級(jí)類目下再根據(jù)檔案內(nèi)容的特點(diǎn)和管理需要設(shè)置若干二級(jí)類目和三級(jí)類目。2.編號(hào)規(guī)則對(duì)整理好的檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。檔案編號(hào)一般由全宗號(hào)、年度、保管期限、目錄號(hào)、案卷號(hào)等組成，通過(guò)編號(hào)便于檔案的檢索和管理。3.裝訂與編目對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，保持檔案的整齊美觀。同時(shí)，按照檔案編目要求，編制檔案目錄，包括案卷題名、年度、保管期限、起止日期、頁(yè)數(shù)、檔號(hào)等信息，以便于查閱和利用。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案庫(kù)房建設(shè)檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。庫(kù)房應(yīng)安裝必要的消防設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲(chóng)防鼠設(shè)備等。2.庫(kù)房環(huán)境要求檔案庫(kù)房的溫度應(yīng)控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%60%之間。定期對(duì)庫(kù)房的溫濕度進(jìn)行監(jiān)測(cè)和記錄，根據(jù)實(shí)際情況及時(shí)調(diào)整。3.檔案裝具選擇選用符合檔案保管要求的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，確保檔案存放整齊、有序，便于查找和管理。（二）檔案保管措施1.實(shí)體保管對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行分類存放，按照編號(hào)順序排列，便于查閱和清點(diǎn)。對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，采用多種存儲(chǔ)介質(zhì)，如磁帶、光盤(pán)、硬盤(pán)等，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)校驗(yàn)和恢復(fù)測(cè)試，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。2.安全防護(hù)加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全管理，設(shè)置門(mén)禁系統(tǒng)，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入庫(kù)房。安裝監(jiān)控設(shè)備，對(duì)庫(kù)房進(jìn)行24小時(shí)監(jiān)控。定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。3.檔案保護(hù)技術(shù)采用先進(jìn)的檔案保護(hù)技術(shù)，如對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行消毒、去污、修復(fù)等處理，對(duì)電子檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)加密、病毒防護(hù)等措施，延長(zhǎng)檔案的使用壽命。（三）檔案保管期限1.永久保管凡是反映教育部主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。如教育部制定的重要法律法規(guī)、方針政策文件，重大教育改革與發(fā)展規(guī)劃，重要會(huì)議記錄等。2.定期保管定期保管的檔案分為30年、10年兩種期限。對(duì)在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，列為定期保管。如一般性的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告，短期的教育統(tǒng)計(jì)資料，一般性的會(huì)議文件等。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)專家以及檔案管理人員組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保管期限和存毀價(jià)值。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.文件內(nèi)容根據(jù)文件的重要性、歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)意義等因素，判斷文件是否具有保存價(jià)值。對(duì)于反映教育部重大決策、重要事件、關(guān)鍵業(yè)務(wù)等方面的文件，應(yīng)重點(diǎn)保存。2.文件形成時(shí)間一般來(lái)說(shuō)，年代越久遠(yuǎn)的文件，其歷史價(jià)值相對(duì)越高，但也需結(jié)合實(shí)際情況進(jìn)行綜合判斷。對(duì)于近期形成的文件，如時(shí)效性較強(qiáng)的政策文件、工作計(jì)劃等，在達(dá)到保管期限后，可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行鑒定銷毀。3.文件完整性對(duì)于內(nèi)容不完整、無(wú)法反映工作全貌的文件，在鑒定時(shí)應(yīng)謹(jǐn)慎考慮其保存價(jià)值。（三）銷毀程序1.編制銷毀清冊(cè)經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，由檔案管理部門(mén)編制銷毀清冊(cè)，詳細(xì)記錄檔案的題名、年度、保管期限、檔號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、密級(jí)等信息。2.審批銷毀清冊(cè)報(bào)教育部主管領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后方可實(shí)施銷毀。3.銷毀實(shí)施銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過(guò)程的真實(shí)性和徹底性。銷毀方式可采用焚燒、粉碎等，銷毀后監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。六、檔案的統(tǒng)計(jì)與檢索（一）統(tǒng)計(jì)工作1.統(tǒng)計(jì)內(nèi)容檔案統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)涵蓋檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)，包括檔案數(shù)量、種類、保管期限、利用人次、利用效果等方面的統(tǒng)計(jì)。2.統(tǒng)計(jì)方法建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。采用手工統(tǒng)計(jì)與計(jì)算機(jī)輔助統(tǒng)計(jì)相結(jié)合的方式，確保統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。3.統(tǒng)計(jì)報(bào)表按照規(guī)定向上級(jí)主管部門(mén)報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，及時(shí)反映教育部檔案管理工作的基本情況和發(fā)展動(dòng)態(tài)。（二）檢索工具1.編制檢索目錄根據(jù)檔案分類體系，編制多種檢索目錄，如案卷目錄、全引目錄、專題目錄、人名目錄、文號(hào)目錄等，方便檔案的查找和利用。2.建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)利用信息技術(shù)建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，將檔案目錄信息和全文信息錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)和檢索。通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)檢索系統(tǒng)，用戶可以快速準(zhǔn)確地查詢到所需檔案信息。3.檢索系統(tǒng)功能檔案檢索系統(tǒng)應(yīng)具備多種檢索方式，如題名檢索、關(guān)鍵詞檢索、分類檢索、日期檢索等，滿足不同用戶的檢索需求。同時(shí)，檢索系統(tǒng)應(yīng)具備模糊檢索、邏輯檢索等功能，提高檢索效率。七、檔案的利用（一）利用范圍1.內(nèi)部利用教育部機(jī)關(guān)各部門(mén)、直屬單位在開(kāi)展工作過(guò)程中，因工作需要查閱檔案的，可按照規(guī)定辦理檔案利用手續(xù)。2.外部利用社會(huì)各界因研究、教學(xué)、編史修志等需要查閱教育部檔案的，經(jīng)教育部檔案管理部門(mén)審核批準(zhǔn)后，可查閱相關(guān)檔案資料。（二）利用手續(xù)1.申請(qǐng)利用者需填寫(xiě)檔案利用申請(qǐng)表，注明利用目的、檔案名稱、檔號(hào)、查閱期限等信息，并加蓋單位公章或個(gè)人簽字。2.審批檔案管理部門(mén)對(duì)利用申請(qǐng)進(jìn)行審核，根據(jù)檔案的密級(jí)、保管期限等情況，確定是否批準(zhǔn)利用申請(qǐng)。對(duì)于涉及重要機(jī)密或特殊情況的檔案利用申請(qǐng)，需報(bào)教育部主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.查閱經(jīng)批準(zhǔn)后，利用者憑有效證件到檔案管理部門(mén)查閱檔案。檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定提供檔案查閱服務(wù)，協(xié)助利用者查找所需檔案，并做好查閱記錄。4.借閱如需借閱檔案，利用者應(yīng)按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，填寫(xiě)借閱登記表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、期限等信息，并承諾遵守檔案借閱規(guī)定。借閱期限一般不得超過(guò)規(guī)定時(shí)間