物業(yè)服務(wù)檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司物業(yè)服務(wù)檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高物業(yè)服務(wù)水平和工作效率，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所承接的各類物業(yè)服務(wù)項(xiàng)目，包括住宅小區(qū)、商業(yè)寫(xiě)字樓、工業(yè)園區(qū)等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司設(shè)立專門的檔案管理部門，對(duì)物業(yè)服務(wù)檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映物業(yè)服務(wù)工作的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤，資料完整齊全。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄露，對(duì)涉及公司機(jī)密和業(yè)主隱私的檔案嚴(yán)格保密。4.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于查詢、借閱和使用，以滿足公司內(nèi)部管理和對(duì)外服務(wù)的需要。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善物業(yè)服務(wù)檔案管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督各項(xiàng)目檔案管理工作。2.集中收集、整理、保管公司各類物業(yè)服務(wù)檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、銷毀和統(tǒng)計(jì)，確保檔案的質(zhì)量和數(shù)量符合要求。4.為公司內(nèi)部各部門和外部相關(guān)單位提供檔案查詢、借閱等服務(wù)。（二）項(xiàng)目檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本項(xiàng)目物業(yè)服務(wù)檔案的日常收集、整理、歸檔工作，確保檔案資料的及時(shí)、準(zhǔn)確和完整。2.按照檔案管理制度的要求，對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂和保管，保證檔案的規(guī)范化管理。3.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的移交、統(tǒng)計(jì)和鑒定等工作，積極配合公司內(nèi)部各部門和外部相關(guān)單位的檔案查詢、借閱需求。（三）其他部門職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)檔案資料的收集、整理和保管工作，并按照規(guī)定及時(shí)移交檔案管理部門。2.在開(kāi)展物業(yè)服務(wù)工作過(guò)程中，各部門應(yīng)積極配合檔案管理部門的工作，確保檔案資料的形成、積累和歸檔符合要求。三、檔案分類與編號(hào)（一）檔案分類物業(yè)服務(wù)檔案分為以下幾類：1.綜合管理類：包括公司文件、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、資質(zhì)證書(shū)、榮譽(yù)證書(shū)等。2.客戶服務(wù)類：包括業(yè)主檔案、客戶投訴與處理記錄、物業(yè)服務(wù)合同、協(xié)議、收費(fèi)記錄等。3.工程管理類：包括工程圖紙、設(shè)備檔案、維修記錄、保養(yǎng)記錄、安全檢查記錄等。4.環(huán)境管理類：包括環(huán)境衛(wèi)生檢查記錄、綠化養(yǎng)護(hù)記錄、消殺記錄等。5.秩序維護(hù)類：包括人員出入登記、巡邏記錄、車輛停放記錄、安全事件處理記錄等。（二）檔案編號(hào)1.檔案編號(hào)采用“年份+類別代碼+順序號(hào)”的方式，確保檔案編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。2.年份采用公元紀(jì)年，取年份后兩位數(shù)字表示。3.類別代碼根據(jù)檔案分類設(shè)置，具體如下：綜合管理類：ZH客戶服務(wù)類：KF工程管理類：GC環(huán)境管理類：HJ秩序維護(hù)類：ZW4.順序號(hào)為每類檔案的流水號(hào)，從001開(kāi)始依次編號(hào)。例如：2023年客戶服務(wù)類第5份檔案編號(hào)為23KF005。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)按照檔案管理制度的要求，定期將本部門形成的檔案資料移交檔案管理部門。移交時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《檔案移交清單》，注明檔案名稱、數(shù)量、日期等信息。2.項(xiàng)目檔案管理人員應(yīng)在日常工作中及時(shí)收集物業(yè)服務(wù)過(guò)程中產(chǎn)生的各類檔案資料，包括但不限于文件、記錄、報(bào)表、照片、視頻等。3.對(duì)于業(yè)主提供的與物業(yè)服務(wù)相關(guān)的資料，如身份證復(fù)印件、房屋產(chǎn)權(quán)證明等，項(xiàng)目檔案管理人員應(yīng)妥善保管，并在業(yè)主檔案中進(jìn)行詳細(xì)登記。（二）檔案整理1.檔案管理部門和項(xiàng)目檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行分類整理。2.每份檔案應(yīng)保持其完整性，對(duì)破損或褪色的檔案應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.檔案資料應(yīng)按照一定的順序進(jìn)行排列，如時(shí)間順序、重要程度等，并編寫(xiě)頁(yè)碼。4.對(duì)于電子檔案，應(yīng)按照檔案分類進(jìn)行文件夾命名，并建立相應(yīng)的索引目錄，確保電子檔案的查找和使用方便快捷。五、檔案歸檔與保管（一）檔案歸檔1.整理好的檔案應(yīng)及時(shí)歸檔，歸檔時(shí)應(yīng)填寫(xiě)《檔案歸檔登記表》，注明檔案名稱、編號(hào)、類別、歸檔日期等信息。2.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)歸檔的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的質(zhì)量和歸檔的準(zhǔn)確性。（二）檔案保管1.檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫(kù)房?jī)?nèi)，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等安全設(shè)施。2.檔案應(yīng)按照類別和編號(hào)順序排列存放，便于查找和管理。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)定期進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，如硬盤(pán)、光盤(pán)等，以防止數(shù)據(jù)丟失。4.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。六、檔案查閱與借閱（一）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱、編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定為查閱人員提供必要的協(xié)助，查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)保持檔案的整潔和完好，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換或損壞。（二）檔案借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、檔案名稱及數(shù)量、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱檔案。2.借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管所借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或用于非工作目的，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。4.檔案借閱歸還時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和完好性，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)記錄并向借閱人員核實(shí)。七、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保存價(jià)值和保管期限。2.鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門負(fù)責(zé)人組織，相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員參加，對(duì)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等進(jìn)行綜合分析，提出鑒定意見(jiàn)。3.經(jīng)鑒定，對(duì)失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清單》，注明檔案名稱、編號(hào)、類別、銷毀原因及日期等信息。（二）檔案銷毀1.《檔案銷毀清單》經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施檔案銷毀工作。2.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。3.檔案銷毀過(guò)程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并在《檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀后，應(yīng)將《檔案銷毀清單》歸檔保存，以備查考。八、檔案統(tǒng)計(jì)與信息化管理（一）檔案統(tǒng)計(jì)1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)可靠，能夠反映檔案管理工作的實(shí)際情況。3.檔案統(tǒng)計(jì)結(jié)果應(yīng)作為公司檔案管理工作評(píng)估和決策的重要依據(jù)。（二）檔案信息化管理1.公司應(yīng)積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，建立物業(yè)服務(wù)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理。2