單位檔案制度匯編一、總則（一）目的為加強本單位檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護，充分發(fā)揮檔案在單位各項工作中的作用，特制定本制度匯編。（二）適用范圍本制度適用于本單位各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的相關活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則本單位檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，由綜合檔案室負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作，確保檔案管理的規(guī)范化、標準化和科學化。2.真實性原則檔案應如實反映本單位各項工作的歷史過程和實際情況，確保檔案內容的真實性和可靠性。3.完整性原則全面收集和整理本單位在各項工作活動中形成的具有保存價值的各種門類和載體的檔案，保證檔案的完整性。4.保密性原則嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案進行妥善保管，防止檔案信息的泄露。5.方便利用原則建立健全檔案管理制度和服務體系，優(yōu)化檔案整理和檢索方式，提高檔案利用效率，為單位各項工作提供及時、有效的檔案信息支持。二、檔案管理機構及職責（一）綜合檔案室1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本單位檔案管理制度并組織實施。2.負責收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用本單位各類檔案，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全。3.指導和監(jiān)督本單位各部門的檔案工作，開展檔案業(yè)務培訓和宣傳教育活動。4.參與本單位重大活動和重要項目的檔案管理工作，確保檔案資料的同步形成和規(guī)范整理。5.負責檔案信息化建設，推進檔案數字化管理，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。6.定期向同級檔案行政管理部門報送檔案工作情況統(tǒng)計報表。（二）各部門檔案員1.負責本部門檔案的收集、整理、移交等工作，確保檔案資料的及時、準確和完整。2.按照檔案管理要求，對本部門檔案進行分類整理，編制檔案目錄，建立檔案臺賬。3.協(xié)助綜合檔案室開展檔案鑒定、統(tǒng)計和利用等工作，提供本部門檔案利用的相關信息。4.負責本部門檔案的日常保管和安全保密工作，防止檔案丟失、損壞和泄密。5.接受綜合檔案室的業(yè)務指導和監(jiān)督，參加檔案業(yè)務培訓，提高檔案管理水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.反映本單位職能活動和歷史發(fā)展的各類文件材料，包括上級文件、本單位發(fā)文、會議文件、工作計劃與總結、統(tǒng)計報表、合同協(xié)議、財務憑證等。2.本單位在各項業(yè)務活動中形成的具有保存價值的文件材料，如項目申報材料、技術資料、科研成果、業(yè)務檔案等。3.本單位機構設置、人員編制、干部任免、獎懲等方面的文件材料。4.本單位資產產權、基本建設、設備儀器等方面的文件材料。5.本單位外事活動、對外交流合作等方面的文件材料。6.本單位職工個人在工作中形成的具有保存價值且與單位工作相關的文件材料，如個人業(yè)務成果、獲獎證書等。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案收集工作，確保檔案材料及時、完整地收集齊全。2.收集的檔案材料應真實、準確、完整，字跡清晰，載體完好，符合檔案整理要求。3.對電子文件應同時收集其元數據、背景信息等相關資料，確保電子文件的可讀性和可利用性。4.跨年度的文件材料應在次年上半年收集齊全并整理歸檔。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.分類標準應統(tǒng)一、規(guī)范，便于檢索和管理。（四）整理方法1.文書檔案整理按照年度、機構（問題）、保管期限進行分類。對每份文件進行編號、編目，填寫文件目錄，裝訂成冊。編制全宗卷，記錄檔案整理過程中的相關情況。2.科技檔案整理按照項目、專業(yè)進行分類，建立項目檔案卷。對項目文件材料進行系統(tǒng)整理，包括項目前期文件、設計文件、施工文件、竣工驗收文件等。編制項目檔案目錄和備考表，注明項目概況、文件數量、整理情況等。3.會計檔案整理按照會計檔案的種類，如會計憑證、會計賬簿、財務報告等進行分類。對會計憑證進行裝訂，填寫封面和封底，并編制憑證目錄。對會計賬簿和財務報告進行整理、編號，編制檔案目錄。4.人事檔案整理按照干部人事檔案管理規(guī)定，對人事檔案進行分類整理，包括履歷材料、自傳材料、考核材料、學歷學位材料、政審材料、黨團材料、獎勵材料、處分材料、工資待遇材料、任免材料等十大類。對每份材料進行編號、編目，填寫檔案目錄，裝訂成冊。建立人事檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)人事檔案的數字化管理和動態(tài)更新。四、檔案的保管（一）保管場所1.綜合檔案室應設置專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應配備必要的設施設備，如空調、除濕機、消防器材、防蟲藥品、檔案裝具等，確保檔案保管環(huán)境的安全和適宜。3.檔案庫房應保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。（二）檔案裝具1.檔案裝具應符合檔案保管要求，選用質量可靠、規(guī)格統(tǒng)一的檔案柜、檔案架、檔案盒等。2.檔案盒應采用無酸紙制作，規(guī)格為A4或A3，盒面應標明全宗號、年度、保管期限、機構（問題）、起止件號等信息。3.檔案柜和檔案架應排列整齊，便于檔案的存放和查找，同時應留出適當的通道，確保檔案管理人員能夠正常通行和操作。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、定期兩種。定期保管期限一般分為30年、10年。2.確定檔案保管期限的原則是：根據檔案的重要程度、歷史價值、現(xiàn)實利用價值等因素進行綜合判定。3.對保管期限已滿的檔案，應按照規(guī)定進行鑒定和銷毀，確保檔案的質量和安全。（四）檔案清點與檢查1.綜合檔案室應定期對檔案進行清點和檢查，每年至少進行一次全面清點，每季度進行一次局部檢查。2.清點和檢查內容包括檔案數量、保管狀況、整理質量等，發(fā)現(xiàn)問題應及時采取措施進行處理。3.對檔案的清點和檢查情況應進行記錄，填寫檔案清點檢查表，存檔備查。（五）檔案安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強對檔案管理人員的安全教育，提高安全意識。2.嚴格執(zhí)行檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經允許不得進入檔案庫房。3.加強檔案庫房的安全防范措施，安裝監(jiān)控設備、防盜報警裝置等，確保檔案庫房的安全。4.對檔案的借閱、利用等環(huán)節(jié)進行嚴格登記和管理，防止檔案丟失、損壞和泄密。5.定期對檔案進行備份，采用磁帶、光盤、硬盤等多種存儲介質，異地存放備份檔案，確保檔案數據的安全和可恢復性。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由綜合檔案室負責人、各部門檔案員及相關業(yè)務人員組成，負責對到期檔案進行鑒定。（二）鑒定原則1.以國家有關檔案鑒定的法律法規(guī)和標準為依據，結合本單位實際情況，對檔案的價值進行科學評估。2.根據檔案的形成時間、內容、來源、保管期限等因素，綜合判斷檔案的保存價值。（三）鑒定方法1.逐卷逐件審查檔案內容，分析檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值和憑證作用。2.參考檔案的保管期限表，結合實際情況，對檔案的保管期限進行調整和確定。3.征求檔案形成部門和相關業(yè)務人員的意見，確保鑒定結果的準確性和客觀性。（四）銷毀程序1.經鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定工作小組提出銷毀意見，編制檔案銷毀清冊。2.檔案銷毀清冊應包括檔案的題名、年度、保管期限、檔號、文號、責任者、密級等信息，并經檔案鑒定工作小組負責人簽字確認。3.檔案銷毀清冊報本單位主管領導審批后，方可進行銷毀。4.檔案銷毀應指定專人負責，在指定地點進行，并采用焚燒、粉碎等方式進行徹底銷毀，確保檔案信息無法恢復。5.檔案銷毀過程中，應安排專人監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應在檔案銷毀清冊上簽字確認。6.檔案銷毀后，應將檔案銷毀清冊進行存檔，以備查考。六、檔案的利用（一）利用范圍1.本單位內部各部門及員工因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱本單位檔案，須經本單位主管領導批準，并辦理相關手續(xù)。3.司法機關、行政執(zhí)法部門因辦案需要查閱、借閱本單位檔案，須出具相關證明文件，并按照規(guī)定辦理手續(xù)。（二）利用方式1.查閱本單位內部人員查閱檔案，可直接到綜合檔案室進行查閱。查閱時，應填寫檔案查閱登記表，注明查閱日期、查閱人姓名、部門、查閱內容等信息。外單位人員查閱檔案，須提前向綜合檔案室提交查閱申請，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等信息，經本單位主管領導批準后，方可到綜合檔案室查閱檔案。查閱時，應在綜合檔案室工作人員的陪同下進行，并遵守檔案查閱規(guī)定。司法機關、行政執(zhí)法部門查閱檔案，須出具單位介紹信、工作證等相關證明文件，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。查閱時，應在綜合檔案室工作人員的監(jiān)督下進行，不得擅自摘抄、復制、拍照檔案內容。2.借閱本單位內部人員借閱檔案，須填寫檔案借閱申請表，注明借閱日期、借閱人姓名、部門、借閱期限、借閱內容等信息，經部門負責人簽字同意后，并報綜合檔案室負責人批準，方可借閱檔案。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。外單位人員借閱檔案，須經本單位主管領導批準，并按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應重新辦理審批手續(xù)。借閱檔案應妥善保管，不得轉借他人，不得擅自涂改、圈劃、污損檔案內容，不得擅自復制、拍照檔案內容。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應及時報告綜合檔案室，并承擔相應的責任。（三）利用登記綜合檔案室應建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱情況進行詳細記錄，包括查閱日期、查閱人姓名、部門、查閱內容、借閱日期、借閱人姓名、部門、借閱期限、歸還日期等信息。檔案利用登記記錄應妥善保管，以備查考。（四）利用反饋檔案利用完畢后，利用者應及時將檔案歸還綜合檔案室，并填寫檔案利用反饋表，對檔案利用情況進行評價，提出意見和建議。綜合檔案室應及時整理和分析檔案利用反饋信息，不斷改進檔案管理工作，提高檔案服務質量。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理的數字化、網絡化和智能化。2.提高檔案管理工作效率，降低檔案管理成本，提升檔案服務水平。3.確保檔案信息的安全和保密，實現(xiàn)檔案信息資源的有效整合和共享。（二）信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案收集與整理模塊實現(xiàn)檔案收集、整理過程的信息化管理，包括檔案文件的錄入、分類、編目、裝訂等功能，提高檔案整理工作的效率和準確性。2.檔案存儲與保管模塊對檔案的存儲位置、保管期限、密級等信息進行管理，實現(xiàn)檔案的數字化存儲和檢索，方便檔案的查找和利用。3.檔案鑒定與銷毀模塊對檔案的鑒定和銷毀過程進行信息化管理，包括鑒定意見的錄入、銷毀清冊的編制、審批等功能，確保檔案鑒定和銷毀工作的規(guī)范和準確。4.檔案利用模塊實現(xiàn)檔案查閱、借閱申請、審批、登記等功能，對檔案利用情況進行實時監(jiān)控和統(tǒng)計分析，提高檔案利用工作的效率和服務質量。5.系統(tǒng)管理模塊對檔案信息化管理系統(tǒng)的用戶權限、數據備份、系統(tǒng)維護等進行管理，確保系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行。（三）電子檔案管理1.電子檔案應按照國家有關電子文件管理的標準和規(guī)范進行收集、整理、存儲和保管。2.對電子檔案應進行元數據采集和管理，確保電子檔案的真實性、完整性和可讀性。3.電子檔案應采用多種存儲介質進行備份，并異地存放，確保電子檔案數據的安全和可恢復性。4.建立電子檔案安全管理制度，加強對電子檔案的安全防護，防止電子檔案信息的泄露、篡改和丟失。（四）信息化安全保障1.建立健全檔案信息化安全管理