檔案中介機構(gòu)制度一、總則（一）目的為加強檔案中介機構(gòu)管理，規(guī)范檔案中介服務(wù)行為，保障檔案信息安全，促進檔案中介行業(yè)健康發(fā)展，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本行業(yè)實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于在中華人民共和國境內(nèi)依法設(shè)立并從事檔案中介服務(wù)活動的各類機構(gòu)。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則檔案中介機構(gòu)的設(shè)立、運營及服務(wù)必須遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，依法開展業(yè)務(wù)，確保檔案管理活動合法合規(guī)。2.誠信服務(wù)原則秉持誠實守信的經(jīng)營理念，為客戶提供優(yōu)質(zhì)、高效、專業(yè)的檔案中介服務(wù)，維護客戶合法權(quán)益，樹立良好的行業(yè)形象。3.安全保密原則高度重視檔案信息安全，建立健全保密制度，采取有效措施確保檔案信息不泄露、不丟失、不被篡改，保障檔案所有者的隱私和商業(yè)秘密。4.專業(yè)發(fā)展原則鼓勵檔案中介機構(gòu)加強自身建設(shè)，提高從業(yè)人員素質(zhì)，不斷提升服務(wù)質(zhì)量和專業(yè)水平，推動行業(yè)持續(xù)健康發(fā)展。二、機構(gòu)設(shè)立與審批（一）設(shè)立條件1.有獨立的法人資格，能夠獨立承擔(dān)民事責(zé)任。2.有與開展檔案中介服務(wù)相適應(yīng)的專業(yè)人員，其中具備檔案專業(yè)知識和技能的人員應(yīng)占一定比例。3.有固定的辦公場所，具備必要的辦公設(shè)備和設(shè)施，能夠滿足檔案整理、存儲、保管等業(yè)務(wù)需求。4.有健全的內(nèi)部管理制度，包括質(zhì)量控制制度、保密制度、財務(wù)管理制度等。5.具備符合國家規(guī)定的安全防護措施，確保檔案實體和信息安全。（二）申請材料1.設(shè)立申請書，包括機構(gòu)基本情況、業(yè)務(wù)范圍、人員配備、管理制度等內(nèi)容。2.法人資格證明文件。3.專業(yè)人員資質(zhì)證明材料，如學(xué)歷證書、職稱證書、培訓(xùn)證書等。4.辦公場所證明材料，如租賃合同、產(chǎn)權(quán)證書等。5.內(nèi)部管理制度文本。6.安全防護措施說明及相關(guān)證明材料。（三）審批程序1.申請人向所在地縣級以上檔案行政管理部門提交申請材料。2.檔案行政管理部門收到申請材料后，進行形式審查。對申請材料齊全、符合法定形式的，予以受理；對申請材料不齊全或者不符合法定形式的，當(dāng)場或者在五日內(nèi)一次性告知申請人需要補正的全部內(nèi)容。3.檔案行政管理部門受理申請后，組織實地考察和評估，對申請機構(gòu)的人員、場所、設(shè)備、制度等進行全面審查。4.根據(jù)實地考察和評估結(jié)果，檔案行政管理部門在規(guī)定期限內(nèi)作出審批決定。予以批準的，頒發(fā)檔案中介服務(wù)許可證；不予批準的，書面通知申請人并說明理由。三、從業(yè)人員管理（一）資格要求1.檔案中介機構(gòu)從業(yè)人員應(yīng)具備檔案專業(yè)知識和技能，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)流程。其中，從事檔案整理、鑒定、數(shù)字化等業(yè)務(wù)的人員，應(yīng)經(jīng)過檔案專業(yè)培訓(xùn)，并取得相應(yīng)的資格證書。2.涉及國家秘密檔案管理的人員，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定進行保密審查，獲得保密資格，并簽訂保密承諾書。（二）培訓(xùn)與繼續(xù)教育1.檔案中介機構(gòu)應(yīng)定期組織從業(yè)人員參加檔案專業(yè)培訓(xùn)，不斷更新知識結(jié)構(gòu)，提高業(yè)務(wù)水平。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括檔案法律法規(guī)、業(yè)務(wù)技能、安全保密等方面。2.鼓勵從業(yè)人員參加繼續(xù)教育，支持其參加各類檔案學(xué)術(shù)交流活動，拓寬視野，提升綜合素質(zhì)。（三）職業(yè)道德規(guī)范1.遵守國家法律法規(guī)和職業(yè)道德準則，誠實守信，廉潔奉公，保守秘密。2.尊重客戶權(quán)益，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，不得損害客戶利益。3.嚴禁泄露檔案信息，不得利用工作之便謀取私利。4.團結(jié)協(xié)作，相互支持，共同維護行業(yè)良好形象。四、業(yè)務(wù)范圍與規(guī)范（一）業(yè)務(wù)范圍1.檔案整理對各類檔案進行分類、編號、編目、裝訂等整理工作，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.檔案鑒定按照國家有關(guān)規(guī)定和標準，對檔案的保存價值進行鑒定，提出存毀意見。3.檔案數(shù)字化運用信息技術(shù)手段，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲和管理。4.檔案保管提供安全可靠的檔案保管場所和設(shè)施，確保檔案實體安全。5.檔案咨詢?yōu)榭蛻籼峁n案管理方面的專業(yè)咨詢服務(wù)，解答疑問，提供解決方案。（二）業(yè)務(wù)規(guī)范1.簽訂服務(wù)合同檔案中介機構(gòu)與客戶應(yīng)簽訂詳細的服務(wù)合同，明確服務(wù)內(nèi)容、質(zhì)量要求、費用標準、履行期限、違約責(zé)任等條款，確保雙方權(quán)益得到保障。2.制定服務(wù)方案根據(jù)客戶需求和檔案實際情況，制定科學(xué)合理的服務(wù)方案，明確工作流程、質(zhì)量控制措施、安全保障措施等內(nèi)容，并報客戶審核同意。3.遵守操作流程嚴格按照國家有關(guān)檔案管理標準和規(guī)范，以及本機構(gòu)制定的操作流程開展業(yè)務(wù)，確保服務(wù)質(zhì)量。4.質(zhì)量控制建立質(zhì)量控制體系，對業(yè)務(wù)過程進行全程監(jiān)控，定期對服務(wù)成果進行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和糾正問題，確保服務(wù)質(zhì)量符合要求。5.客戶反饋處理建立客戶反饋機制，及時處理客戶提出的意見和建議，對客戶投訴進行認真調(diào)查和處理，不斷改進服務(wù)質(zhì)量。五、檔案安全管理（一）實體安全1.檔案保管場所應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等安全防護設(shè)施，確保檔案實體安全。2.檔案存儲應(yīng)符合國家有關(guān)標準和規(guī)范，采用適宜的存儲設(shè)備和方式，如檔案架、檔案盒、光盤、磁帶等，確保檔案存放有序、便于查找和利用。3.定期對檔案保管場所進行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患。對檔案實體進行定期盤點，確保檔案數(shù)量準確、無丟失損壞。（二）信息安全1.建立健全檔案信息安全管理制度，明確信息安全責(zé)任，加強對從業(yè)人員的信息安全培訓(xùn)，提高信息安全意識。2.采取有效的信息安全技術(shù)措施，如防火墻、入侵檢測、加密技術(shù)、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)技術(shù)等，防止檔案信息泄露、被篡改或丟失。3.對涉及國家秘密的檔案信息，嚴格按照國家保密規(guī)定進行管理，實行專人專管、專庫專柜存放，采取加密存儲和傳輸?shù)却胧_保國家秘密安全。4.加強對檔案數(shù)字化過程的信息安全管理，對數(shù)字化設(shè)備進行嚴格管理，防止數(shù)據(jù)丟失或被竊取。對數(shù)字化成果進行備份，并存儲在安全的介質(zhì)上。（三）應(yīng)急處置1.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置流程、責(zé)任分工、應(yīng)急資源保障等內(nèi)容，定期組織演練，提高應(yīng)急處置能力。2.發(fā)生檔案安全事故時，應(yīng)立即啟動應(yīng)急預(yù)案，采取有效措施進行處置，最大限度減少損失，并及時向上級主管部門和相關(guān)部門報告。3.對檔案安全事故進行調(diào)查和分析，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，提出改進措施，防止類似事故再次發(fā)生。六、監(jiān)督檢查與處罰（一）監(jiān)督檢查1.檔案行政管理部門依法對檔案中介機構(gòu)進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括機構(gòu)設(shè)立與運營情況、從業(yè)人員管理、業(yè)務(wù)開展情況、檔案安全管理等方面。2.監(jiān)督檢查可以采取定期檢查、不定期抽查、專項檢查等方式進行。檔案行政管理部門有權(quán)要求檔案中介機構(gòu)提供相關(guān)資料，進入其辦公場所進行實地檢查。3.檔案中介機構(gòu)應(yīng)積極配合檔案行政管理部門的監(jiān)督檢查工作，如實提供有關(guān)情況和資料，不得拒絕、阻撓或隱瞞。（二）處罰措施1.對違反本制度及相關(guān)法律法規(guī)的檔案中介機構(gòu)，檔案行政管理部門將視情節(jié)輕重，依法給予警告、罰款、責(zé)令停業(yè)整頓、吊銷檔案中介服務(wù)許可證等處罰。2