工會(huì)會(huì)員檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司工會(huì)會(huì)員管理，規(guī)范工會(huì)會(huì)員檔案工作，全面、準(zhǔn)確地記錄工會(huì)會(huì)員信息，維護(hù)會(huì)員合法權(quán)益，充分發(fā)揮工會(huì)組織的橋梁紐帶作用，依據(jù)《中華人民共和國(guó)工會(huì)法》《中國(guó)工會(huì)章程》等相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司工會(huì)全體會(huì)員。（三）基本原則1.真實(shí)準(zhǔn)確原則會(huì)員檔案信息應(yīng)如實(shí)填寫、及時(shí)更新，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠，準(zhǔn)確反映會(huì)員的基本情況、工作經(jīng)歷、工會(huì)活動(dòng)參與情況等。2.規(guī)范統(tǒng)一原則檔案管理應(yīng)遵循統(tǒng)一的格式、標(biāo)準(zhǔn)和流程，保證檔案的規(guī)范性和一致性，便于管理和查詢。3.安全保密原則嚴(yán)格保護(hù)會(huì)員檔案信息安全，防止信息泄露。檔案管理人員應(yīng)妥善保管檔案，未經(jīng)授權(quán)不得擅自查閱、復(fù)制、傳播會(huì)員檔案內(nèi)容。4.動(dòng)態(tài)管理原則根據(jù)會(huì)員的工作變動(dòng)、個(gè)人信息變更等情況，及時(shí)對(duì)會(huì)員檔案進(jìn)行更新和調(diào)整，確保檔案信息的時(shí)效性。二、檔案內(nèi)容（一）基本信息1.個(gè)人基本情況包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、學(xué)歷、學(xué)位、參加工作時(shí)間、身份證號(hào)碼等。2.聯(lián)系方式會(huì)員的手機(jī)號(hào)碼、電子郵箱、家庭住址等，以便及時(shí)與會(huì)員溝通聯(lián)系。（二）入會(huì)信息1.入會(huì)時(shí)間記錄會(huì)員加入工會(huì)的具體日期。2.入會(huì)地點(diǎn)填寫會(huì)員辦理入會(huì)手續(xù)的地點(diǎn)。3.入會(huì)介紹人注明介紹會(huì)員加入工會(huì)的人員姓名。（三）工作信息1.所在部門明確會(huì)員所在的公司內(nèi)部部門。2.崗位職務(wù)記錄會(huì)員在公司擔(dān)任的具體崗位和職務(wù)。3.入職時(shí)間會(huì)員進(jìn)入本公司工作的日期。（四）工會(huì)組織關(guān)系信息1.所在工會(huì)小組會(huì)員所屬的工會(huì)小組名稱。2.所在工會(huì)分會(huì)會(huì)員所在的工會(huì)分會(huì)名稱。（五）會(huì)費(fèi)繳納信息1.會(huì)費(fèi)繳納標(biāo)準(zhǔn)按照國(guó)家規(guī)定的工會(huì)會(huì)員會(huì)費(fèi)繳納比例，明確會(huì)員應(yīng)繳納的會(huì)費(fèi)金額。2.繳納記錄詳細(xì)記錄會(huì)員每次繳納會(huì)費(fèi)的時(shí)間、金額、方式等信息。（六）獎(jiǎng)懲情況1.獎(jiǎng)勵(lì)記錄記載會(huì)員獲得的工會(huì)系統(tǒng)及公司內(nèi)部的各類獎(jiǎng)勵(lì)，包括獎(jiǎng)勵(lì)名稱、頒發(fā)時(shí)間、頒獎(jiǎng)單位等。2.處分記錄記錄會(huì)員受到的工會(huì)或公司給予的處分，包括處分原因、處分類型、處分時(shí)間等。（七）工會(huì)活動(dòng)參與情況1.活動(dòng)名稱記錄會(huì)員參與的工會(huì)組織的各項(xiàng)活動(dòng)名稱。2.活動(dòng)時(shí)間注明會(huì)員參與活動(dòng)的具體日期。3.活動(dòng)表現(xiàn)簡(jiǎn)要描述會(huì)員在活動(dòng)中的表現(xiàn)情況。（八）其他信息1.會(huì)員特殊情況說明如會(huì)員的特殊需求、困難情況等相關(guān)信息。2.其他重要事項(xiàng)記錄記錄與會(huì)員相關(guān)的其他重要事件或信息。三、檔案建立與收集（一）檔案建立流程1.新會(huì)員入會(huì)時(shí)，由本人填寫《工會(huì)會(huì)員登記表》，提供相關(guān)證明材料，如身份證復(fù)印件、學(xué)歷證書復(fù)印件等。2.所在工會(huì)小組組長(zhǎng)對(duì)新會(huì)員填寫的登記表及證明材料進(jìn)行初審，核實(shí)信息真實(shí)性，并簽字確認(rèn)。3.將初審后的材料提交至工會(huì)分會(huì)，由分會(huì)工作人員進(jìn)行復(fù)審，復(fù)審?fù)ㄟ^后將材料報(bào)送至公司工會(huì)辦公室。4.公司工會(huì)辦公室對(duì)報(bào)送的材料進(jìn)行終審，審核無誤后為新會(huì)員建立個(gè)人檔案，并將檔案編號(hào)錄入系統(tǒng)。（二）檔案收集要求1.會(huì)員檔案材料應(yīng)齊全、完整，確保各項(xiàng)信息準(zhǔn)確無誤。2.檔案材料應(yīng)使用A4紙打印或復(fù)印，字跡清晰，內(nèi)容完整。3.對(duì)于重要的證明材料，如獎(jiǎng)勵(lì)證書、處分決定等，應(yīng)提供原件或加蓋公章的復(fù)印件。4.檔案材料應(yīng)按照檔案內(nèi)容分類順序進(jìn)行整理，依次裝訂成冊(cè)。四、檔案管理與保管（一）檔案管理職責(zé)1.公司工會(huì)辦公室負(fù)責(zé)工會(huì)會(huì)員檔案的統(tǒng)一管理工作，制定檔案管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督各工會(huì)分會(huì)、工會(huì)小組的檔案管理工作。2.工會(huì)分會(huì)設(shè)專人負(fù)責(zé)本分會(huì)會(huì)員檔案的收集、整理、保管和查閱工作，并定期向公司工會(huì)辦公室報(bào)送檔案管理情況。3.工會(huì)小組組長(zhǎng)協(xié)助分會(huì)做好會(huì)員檔案的日常管理工作，確保會(huì)員檔案信息的及時(shí)更新和準(zhǔn)確記錄。（二）檔案保管方式1.工會(huì)會(huì)員檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，按照檔案編號(hào)順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在公司工會(huì)專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。電子檔案應(yīng)建立相應(yīng)的索引目錄，便于快速檢索和查詢。3.檔案保管場(chǎng)所應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，確保檔案的安全保管。（三）檔案保管期限工會(huì)會(huì)員檔案應(yīng)長(zhǎng)期保管，直至?xí)T離開本公司工會(huì)組織或檔案不再具有保存價(jià)值為止。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.會(huì)員本人有權(quán)查閱自己的工會(huì)會(huì)員檔案，了解檔案內(nèi)容。2.公司工會(huì)工作人員因工作需要查閱會(huì)員檔案時(shí)，應(yīng)填寫《工會(huì)會(huì)員檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)工會(huì)辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可查閱。3.其他部門或人員因工作需要查閱會(huì)員檔案時(shí)，須經(jīng)公司工會(huì)主席批準(zhǔn)，并由工會(huì)辦公室工作人員陪同查閱。（二）查閱程序1.查閱人填寫《工會(huì)會(huì)員檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息。2.將申請(qǐng)表提交至相應(yīng)的審批人進(jìn)行審批。3.審批通過后，檔案管理人員按照查閱申請(qǐng)表的要求，提供相應(yīng)的檔案材料供查閱人查閱。查閱人應(yīng)在指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出保管場(chǎng)所。4.查閱人查閱檔案時(shí)，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案材料上涂改、圈劃、批注、污損或抽取、撤換檔案材料。查閱結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將檔案材料歸還檔案管理人員，并辦理歸還手續(xù)。（三）借閱規(guī)定1.一般情況下，工會(huì)會(huì)員檔案不對(duì)外借閱。特殊情況確需借閱的，須經(jīng)公司工會(huì)主席批準(zhǔn)，并填寫《工會(huì)會(huì)員檔案借閱申請(qǐng)表》。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)按時(shí)歸還檔案，并辦理歸還手續(xù)。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。六、檔案更新與變更（一）信息更新1.會(huì)員個(gè)人基本信息發(fā)生變更時(shí)，應(yīng)及時(shí)填寫《工會(huì)會(huì)員信息變更申請(qǐng)表》，提供相關(guān)證明材料，如身份證變更證明、學(xué)歷證書變更證明等。2.所在工會(huì)小組組長(zhǎng)對(duì)會(huì)員提交的變更申請(qǐng)表及證明材料進(jìn)行初審，核實(shí)信息真實(shí)性，并簽字確認(rèn)。3.將初審后的材料提交至工會(huì)分會(huì)，由分會(huì)工作人員進(jìn)行復(fù)審，復(fù)審?fù)ㄟ^后將材料報(bào)送至公司工會(huì)辦公室。4.公司工會(huì)辦公室對(duì)報(bào)送的材料進(jìn)行終審，審核無誤后對(duì)會(huì)員檔案信息進(jìn)行更新，并在系統(tǒng)中同步修改相關(guān)信息。（二）工作變動(dòng)1.會(huì)員崗位職務(wù)、所在部門發(fā)生變動(dòng)時(shí)，應(yīng)在變動(dòng)后[X]個(gè)工作日內(nèi)填寫《工會(huì)會(huì)員工作變動(dòng)申請(qǐng)表》，提交至所在工會(huì)小組組長(zhǎng)。2.工會(huì)小組組長(zhǎng)根據(jù)會(huì)員工作變動(dòng)情況，及時(shí)更新會(huì)員檔案中的工作信息，并將申請(qǐng)表報(bào)送至工會(huì)分會(huì)。3.工會(huì)分會(huì)對(duì)會(huì)員工作變動(dòng)信息進(jìn)行審核確認(rèn)后，報(bào)送至公司工會(huì)辦公室備案。（三）入會(huì)、轉(zhuǎn)會(huì)及退會(huì)1.新會(huì)員入會(huì)按照本制度第三章“檔案建立與收集”的規(guī)定辦理檔案建立手續(xù)。2.會(huì)員因工作調(diào)動(dòng)等原因需要轉(zhuǎn)會(huì)時(shí)，原工會(huì)組織應(yīng)填寫《工會(huì)會(huì)員轉(zhuǎn)會(huì)介紹信》，將會(huì)員檔案及相關(guān)材料一并移交至新的工會(huì)組織。新的工會(huì)組織在接收會(huì)員檔案后，應(yīng)及時(shí)辦理檔案接續(xù)手續(xù)。3.會(huì)員退會(huì)時(shí)，所在工會(huì)小組應(yīng)填寫《工會(huì)會(huì)員退會(huì)申請(qǐng)表》，經(jīng)工會(huì)分會(huì)審核后，報(bào)公司工會(huì)辦公室批準(zhǔn)。公司工會(huì)辦公室在批準(zhǔn)會(huì)員退會(huì)后，應(yīng)將會(huì)員檔案進(jìn)行封存保管，并注明退會(huì)日期。七、檔案保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露會(huì)員檔案信息。在檔案管理工作中，涉及會(huì)員個(gè)人隱私的信息應(yīng)妥善保管，防止信息泄露。2.查閱、借閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)監(jiān)督查閱、借閱人遵守保密規(guī)定，不得擅自將檔案內(nèi)容告知無關(guān)人員。3.對(duì)因工作需要接觸會(huì)員檔案的工作人員，應(yīng)進(jìn)行保密教育，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。（二）安全管理1.加強(qiáng)檔案保管場(chǎng)所的安全防范措施，安裝必要的安全設(shè)備，如監(jiān)控?cái)z像頭、防盜報(bào)警裝置等，確保檔案安全。2.定期對(duì)檔案保管場(chǎng)所進(jìn)