生產(chǎn)檔案保管制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司生產(chǎn)檔案的科學(xué)管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于生產(chǎn)活動中的查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司生產(chǎn)運營過程中形成的各類檔案，包括但不限于生產(chǎn)計劃、工藝文件、設(shè)備檔案、質(zhì)量記錄、生產(chǎn)報表等相關(guān)資料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司生產(chǎn)檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性與完整性原則生產(chǎn)檔案應(yīng)如實反映生產(chǎn)活動的全過程，保證檔案內(nèi)容的真實可靠，同時涵蓋生產(chǎn)活動各個環(huán)節(jié)的相關(guān)資料，確保檔案的完整性。3.便于利用原則檔案管理工作應(yīng)充分考慮生產(chǎn)實際需求，優(yōu)化檔案整理和存儲方式，便于生產(chǎn)人員快速、準(zhǔn)確地查閱和使用檔案資料。4.安全保密原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)，采取有效措施確保生產(chǎn)檔案的安全，防止檔案信息的泄露、篡改和丟失。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.制定與完善制度負(fù)責(zé)制定和完善公司生產(chǎn)檔案保管制度及相關(guān)操作規(guī)程，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。2.檔案收集與整理組織開展生產(chǎn)檔案的收集、整理、分類、編號等工作，確保檔案資料的齊全和規(guī)范。3.檔案存儲與保管負(fù)責(zé)建立檔案庫房，配備必要的存儲設(shè)備，對生產(chǎn)檔案進(jìn)行妥善存儲和保管，定期檢查檔案的保管狀況，確保檔案安全。4.檔案檢索與利用建立檔案檢索系統(tǒng)，為生產(chǎn)人員提供檔案查詢服務(wù)，根據(jù)實際需求及時提供檔案資料，并做好檔案利用登記工作。5.檔案鑒定與銷毀按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)，對到期或失去保存價值的生產(chǎn)檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后組織實施檔案銷毀工作，并做好銷毀記錄。（二）生產(chǎn)部門職責(zé)1.檔案形成與移交各生產(chǎn)部門負(fù)責(zé)本部門生產(chǎn)活動中各類檔案的形成、積累和整理工作，并按照規(guī)定的時間和要求及時移交至檔案管理部門。2.協(xié)助檔案管理積極協(xié)助檔案管理部門開展檔案管理工作，提供必要的信息和資料，配合檔案管理部門進(jìn)行檔案的查詢、利用等工作。（三）其他部門職責(zé)1.涉及檔案配合與生產(chǎn)活動相關(guān)的其他部門，如技術(shù)研發(fā)部門、質(zhì)量控制部門等，應(yīng)在各自職責(zé)范圍內(nèi)，做好涉及生產(chǎn)檔案的相關(guān)工作，配合檔案管理部門確保檔案的完整和準(zhǔn)確。2.遵守制度規(guī)定各部門及其工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守本制度規(guī)定，不得擅自銷毀、涂改、偽造生產(chǎn)檔案，不得拒絕提供檔案查詢服務(wù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.生產(chǎn)計劃類包括年度、季度、月度生產(chǎn)計劃，生產(chǎn)任務(wù)安排，生產(chǎn)調(diào)度指令等。2.工藝文件類工藝流程圖、操作規(guī)程、作業(yè)指導(dǎo)書、工藝變更記錄等。3.設(shè)備檔案類設(shè)備臺賬、設(shè)備購置合同、設(shè)備安裝調(diào)試記錄、設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄、設(shè)備維修檔案、設(shè)備報廢記錄等。4.質(zhì)量記錄類原材料檢驗報告、生產(chǎn)過程檢驗記錄、成品檢驗報告、質(zhì)量事故處理記錄等。5.生產(chǎn)報表類生產(chǎn)日報表、生產(chǎn)月報表、產(chǎn)量統(tǒng)計報表、質(zhì)量統(tǒng)計報表等。6.其他相關(guān)類與生產(chǎn)活動有關(guān)的會議紀(jì)要、技術(shù)文件、圖紙、照片、視頻等資料。（二）收集要求1.及時收集各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保檔案資料隨生產(chǎn)活動同步形成，及時收集歸檔，不得積壓或延誤。2.完整準(zhǔn)確收集的檔案資料應(yīng)內(nèi)容完整、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、字跡清晰，簽字蓋章等手續(xù)齊全，能夠真實反映生產(chǎn)活動的實際情況。3.分類整理收集的檔案資料應(yīng)按照本制度規(guī)定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行初步整理，便于后續(xù)的集中管理。（三）整理方法1.分類按照生產(chǎn)檔案的性質(zhì)、內(nèi)容和用途，將檔案分為生產(chǎn)計劃、工藝文件、設(shè)備檔案、質(zhì)量記錄、生產(chǎn)報表等類別。2.編號對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的檢索和管理。編號規(guī)則如下：生產(chǎn)計劃類：PJ年份序號工藝文件類：GY工藝類別序號設(shè)備檔案類：SB設(shè)備編號檔案類別序號質(zhì)量記錄類：ZL記錄年份記錄序號生產(chǎn)報表類：BB報表年份報表序號3.裝訂與編目對整理好的檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，確保裝訂牢固、整齊美觀。同時，編制檔案目錄，目錄應(yīng)包含檔案編號、題名、日期、頁數(shù)等信息，便于查閱。四、檔案的存儲與保管（一）存儲環(huán)境1.檔案庫房建設(shè)檔案庫房應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲、防盜的房間，具備良好的密封和隔熱性能。庫房面積應(yīng)根據(jù)公司生產(chǎn)檔案的數(shù)量和增長趨勢合理確定。2.溫濕度控制庫房溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)控制在45%60%之間。配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，定期監(jiān)測和記錄庫房溫濕度情況。3.防火防盜措施庫房應(yīng)安裝防火、防盜報警裝置，配備滅火器材，如滅火器、滅火栓等。檔案架應(yīng)牢固可靠，防止傾倒造成檔案損壞。（二）存儲方式1.檔案架存放按照檔案類別和編號順序，將檔案存放在檔案架上。檔案架應(yīng)排列整齊，便于檔案的存取和查找。2.電子存儲對于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行分類存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，并定期進(jìn)行備份。備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。（三）保管措施1.定期檢查檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、存儲環(huán)境、防蟲防霉等情況。每年至少進(jìn)行一次全面檢查，并做好檢查記錄。2.防蟲防霉處理在檔案庫房內(nèi)放置防蟲、防霉藥品，如樟腦丸、防霉劑等，防止檔案受到蟲害和霉菌的侵害。3.破損修復(fù)對檢查中發(fā)現(xiàn)的破損、褪色等檔案，應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。五、檔案的檢索與利用（一）檢索系統(tǒng)建設(shè)1.紙質(zhì)檢索建立紙質(zhì)檔案目錄索引，按照檔案類別和編號順序編制索引卡片，便于快速查找紙質(zhì)檔案。2.電子檢索利用計算機(jī)管理系統(tǒng)，建立電子檔案檢索數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索。檢索系統(tǒng)應(yīng)具備多種檢索方式，如按檔案編號、題名、日期等進(jìn)行檢索。（二）利用流程1.申請生產(chǎn)人員如需查閱或利用檔案資料，應(yīng)填寫檔案利用申請表，注明利用目的、檔案名稱、編號等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.審批檔案管理部門收到申請表后，對申請進(jìn)行審核，根據(jù)檔案的保密級別和利用范圍，確定是否批準(zhǔn)申請。對于涉及重要機(jī)密或敏感信息的檔案，需經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.查閱與復(fù)制經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理部門安排專人協(xié)助查閱，并根據(jù)申請人的需求提供檔案資料的查閱或復(fù)制服務(wù)。查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。如需復(fù)制檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行登記，并收取相應(yīng)的復(fù)制費用。4.歸還查閱或復(fù)制完畢后，申請人應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并在檔案利用登記表上簽字確認(rèn)。檔案管理人員應(yīng)檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如有損壞或丟失，應(yīng)及時查明原因并追究責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定檔案管理部門應(yīng)定期對生產(chǎn)檔案進(jìn)行鑒定，一般每五年進(jìn)行一次全面鑒定。2.價值評估根據(jù)檔案的形成時間、內(nèi)容、歷史價值、現(xiàn)實利用價值等因素，對檔案的保存價值進(jìn)行評估。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、生產(chǎn)部門代表、技術(shù)專家等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行鑒定，并提出鑒定意見。（三）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.具有重要歷史價值或現(xiàn)實利用價值的檔案應(yīng)繼續(xù)保存，如反映公司重大生產(chǎn)技術(shù)變革、重要產(chǎn)品研發(fā)過程、關(guān)鍵設(shè)備運行歷史等方面的檔案。2.已失去保存價值的檔案包括超過保管期限、內(nèi)容重復(fù)且無保存必要、已被新的檔案資料替代等情況的檔案，可考慮銷毀。（四）銷毀程序1.編制銷毀清單鑒定小組根據(jù)鑒定結(jié)果，編制檔案銷毀清單，清單應(yīng)詳細(xì)列出擬銷毀檔案的編號、題名、日期、數(shù)量等信息。2.審批銷毀清單經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后生效。3.銷毀實施檔案管理部門按照審批后的銷毀清單，組織實施檔案銷毀工作。銷毀工作應(yīng)在指定地點進(jìn)行，采用焚燒、粉碎等方式確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程中，應(yīng)安排專人監(jiān)銷，并做好銷毀記錄。4.銷毀記錄存檔銷毀記錄應(yīng)包括銷毀