職工檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司職工檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高公司人力資源管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體職工檔案的管理。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司職工檔案由人力資源部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映職工的工作經(jīng)歷、業(yè)績(jī)、獎(jiǎng)懲等情況，不得弄虛作假。3.保密原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案保密的法律法規(guī)，對(duì)職工檔案信息予以保密，防止檔案信息泄露。4.及時(shí)更新原則：隨著職工工作變動(dòng)、業(yè)績(jī)變化等情況，及時(shí)更新檔案內(nèi)容，保證檔案信息的時(shí)效性。二、檔案內(nèi)容（一）履歷材料1.職工個(gè)人簡(jiǎn)歷，包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、參加工作時(shí)間、學(xué)歷、學(xué)位、專業(yè)、工作經(jīng)歷等。2.各類學(xué)歷、學(xué)位證書復(fù)印件，培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書復(fù)印件等。（二）自傳材料職工本人撰寫的自傳，內(nèi)容包括個(gè)人成長(zhǎng)經(jīng)歷、思想演變過(guò)程等。（三）鑒定、考核、考察材料1.年度考核登記表、績(jī)效考核表等。2.干部任免考察材料、后備干部考察材料等。3.評(píng)選先進(jìn)個(gè)人審批表、表彰獎(jiǎng)勵(lì)決定等。（四）學(xué)歷學(xué)位、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料1.學(xué)歷學(xué)位證書原件及復(fù)印件、學(xué)歷認(rèn)證報(bào)告等。2.參加各類培訓(xùn)的結(jié)業(yè)證書、培訓(xùn)記錄等。3.專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格評(píng)審表、聘任文件、專業(yè)技術(shù)職稱證書等。（五）政審材料1.入黨、入團(tuán)志愿書，入黨、入團(tuán)申請(qǐng)書，轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書等。2.政治歷史情況的審查結(jié)論、調(diào)查報(bào)告及上級(jí)批復(fù)等。（六）黨團(tuán)材料1.黨員、團(tuán)員登記表，黨員、團(tuán)員組織關(guān)系介紹信等。2.黨團(tuán)組織生活記錄、思想?yún)R報(bào)等。（七）獎(jiǎng)勵(lì)材料1.各級(jí)政府、部門及公司頒發(fā)的獎(jiǎng)勵(lì)證書、榮譽(yù)稱號(hào)等。2.獎(jiǎng)勵(lì)事跡材料、審批表等。（八）處分材料1.違紀(jì)違規(guī)行為的處分決定、調(diào)查處理報(bào)告等。2.解除處分的決定等。（九）工資、任免、出國(guó)（境）等材料1.工資變動(dòng)審批表、工資條等。2.干部任免審批表、任職文件等。3.出國(guó)（境）審批表、護(hù)照復(fù)印件及相關(guān)記錄等。（十）其他可供組織參考的材料1.職工健康體檢報(bào)告、職業(yè)病診斷證明等。2.職工個(gè)人重大事項(xiàng)報(bào)告等。三、檔案建立與收集（一）檔案建立1.新職工入職時(shí)，人力資源部門負(fù)責(zé)為其建立職工檔案。2.職工應(yīng)如實(shí)填寫個(gè)人信息登記表，并提交相關(guān)證明材料，如身份證、學(xué)歷證書、學(xué)位證書復(fù)印件等。（二）檔案收集1.人力資源部門定期收集職工的各類檔案材料，包括年度考核材料、培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書、獎(jiǎng)勵(lì)處分決定等。2.職工所在部門應(yīng)及時(shí)將涉及職工的相關(guān)材料送交人力資源部門歸檔，如職工的工作業(yè)績(jī)報(bào)告、項(xiàng)目成果等。3.對(duì)于職工個(gè)人提交的檔案補(bǔ)充材料，人力資源部門應(yīng)及時(shí)審核并歸檔。四、檔案整理與歸檔（一）整理原則1.遵循檔案形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）整理方法1.按照檔案內(nèi)容分類，將各類材料分別歸入相應(yīng)的類別中。2.對(duì)每份材料進(jìn)行編號(hào)，編制檔案目錄，注明材料名稱、日期、來(lái)源等信息。3.去除材料中的金屬物，如訂書釘、回形針等，對(duì)破損或褪色的材料進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。（三）歸檔要求1.檔案整理完成后，應(yīng)及時(shí)歸檔，存入專用檔案柜或檔案庫(kù)房。2.建立檔案索引，便于快速查找和調(diào)閱檔案。3.對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，確保檔案數(shù)據(jù)的安全性和完整性。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱職工檔案的，需填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.人力資源部門負(fù)責(zé)人有權(quán)查閱公司全體職工檔案。3.公司領(lǐng)導(dǎo)因工作需要查閱職工檔案的，可直接查閱。（二）查閱程序1.查閱人填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)批準(zhǔn)后，查閱人到人力資源部門辦理查閱手續(xù)，由檔案管理人員陪同查閱。3.查閱人應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人。4.查閱過(guò)程中，查閱人不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換或損壞檔案材料。（三）借閱權(quán)限1.公司外部單位因工作需要借閱職工檔案的，需出具正式介紹信，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。（四）借閱程序1.借閱人填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱單位、借閱目的、借閱期限等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)批準(zhǔn)后，借閱人到人力資源部門辦理借閱手續(xù)，簽訂檔案借閱承諾書，明確借閱人的責(zé)任和義務(wù)。3.檔案管理人員將檔案交予借閱人，并在借閱登記表上登記。4.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，按時(shí)歸還。歸還時(shí)由檔案管理人員檢查檔案是否完整無(wú)損，如有損壞或丟失，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。六、檔案保管與保護(hù)（一）保管要求1.設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度控制在[X]%[X]%之間。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。（二）保護(hù)措施1.對(duì)重要檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并分別保管。2.加強(qiáng)檔案的安全防范工作，安裝監(jiān)控設(shè)備，防止檔案被盜、被篡改或丟失。3.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行安全保密教育，提高其安全意識(shí)和保密技能。（三）檔案銷毀1.對(duì)于超過(guò)保管期限、失去保存價(jià)值的檔案，由人力資源部門提出銷毀意見(jiàn)，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在監(jiān)銷人員的監(jiān)督下進(jìn)行，確保銷毀徹底。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案銷毀登記表，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、日期等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司職工檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化存儲(chǔ)、檢索、利用和共享，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）信息錄入與維護(hù)1.人力資源部門負(fù)責(zé)將職工檔案信息錄入信息化管理系統(tǒng)，確保錄入信息的準(zhǔn)確無(wú)誤。2.定期對(duì)檔案信息進(jìn)行更新和維護(hù)，及時(shí)錄入新產(chǎn)生的檔案材料，刪除已失效或不再需要的信息。（三）系統(tǒng)安全管理1.加強(qiáng)信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問(wèn)和數(shù)據(jù)泄露。2.定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。3.安裝防病毒軟件和防火墻，防范網(wǎng)絡(luò)攻擊和病毒入侵。（四）信息利用與共享1.通過(guò)信息化管理系統(tǒng)，公司內(nèi)部人員可根據(jù)權(quán)限查詢和利用職工檔案信息，提高工作效率。2.建立檔案信息共享機(jī)制，與相關(guān)部門或單位進(jìn)行信息共享，促進(jìn)公司整體業(yè)務(wù)的協(xié)同發(fā)展。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司成立檔案管理監(jiān)督小組，負(fù)責(zé)對(duì)職工檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案建立、收集、整理、歸檔、查閱、借閱、保管、銷毀等環(huán)節(jié)。2.檔案內(nèi)容的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。3.檔案信息化管理系統(tǒng)的運(yùn)行情況，包括信息錄入、維護(hù)、安全管理等。