檔案結(jié)案歸檔制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，特制定本檔案結(jié)案歸檔制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門在各項工作活動中形成的具有保存價值的各種文件材料，包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、聲像資料等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，對各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性原則歸檔的文件材料必須是真實、準(zhǔn)確反映公司/組織各項工作活動的原始記錄，不得偽造、篡改。3.完整性原則歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整，能夠全面反映公司/組織工作活動的全過程，不得遺漏重要文件。4.系統(tǒng)性原則歸檔的文件材料應(yīng)按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)和編號方法進(jìn)行整理，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于查找和利用。5.安全性原則檔案管理部門應(yīng)采取有效措施，確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案結(jié)案歸檔工作流程（一）文件收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保本部門在工作活動中形成的各類文件材料及時、準(zhǔn)確地收集齊全。2.收集的文件材料應(yīng)包括正本、副本、草稿、定稿、附件等，同時應(yīng)注意文件的完整性和準(zhǔn)確性。3.對于重要文件和涉密文件，應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行收集和保管，確保文件的安全。（二）文件整理1.收集后的文件材料應(yīng)按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，如按照年度、機(jī)構(gòu)、問題等分類。2.整理文件時，應(yīng)去除文件上的金屬物，對破損的文件進(jìn)行修復(fù)，對字跡模糊或易褪色的文件進(jìn)行復(fù)制。3.按照文件的保管期限和密級進(jìn)行劃分，分別進(jìn)行裝訂和編目。（三）文件編目1.編目應(yīng)包括文件的編號、題名、日期、保管期限、密級等內(nèi)容。2.文件編號應(yīng)按照一定的規(guī)則進(jìn)行編制，確保編號的唯一性和系統(tǒng)性。3.題名應(yīng)準(zhǔn)確反映文件的主要內(nèi)容，日期應(yīng)填寫文件的形成日期，保管期限和密級應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行標(biāo)注。（四）文件裝訂1.裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于保管和查閱。2.裝訂時應(yīng)注意保持文件的原有順序，不得隨意顛倒或抽取文件。3.對于紙張較大的文件，應(yīng)進(jìn)行折疊處理，使其與其他文件大小一致。（五）文件裝盒1.裝盒應(yīng)按照文件的分類和編號順序進(jìn)行，確保文件的存放有序。2.每個檔案盒應(yīng)填寫盒號、年度、保管期限、起止件號等內(nèi)容。3.裝盒后應(yīng)在檔案盒上粘貼標(biāo)簽，注明檔案盒內(nèi)文件的類別和編號。（六）檔案上架1.檔案上架應(yīng)按照檔案的分類和編號順序進(jìn)行排列，便于查找和利用。2.檔案架應(yīng)標(biāo)明檔案的類別和編號，同時應(yīng)設(shè)置索引卡片，方便快速查找檔案。3.檔案上架后應(yīng)定期進(jìn)行檢查，確保檔案的存放安全和有序。三、檔案結(jié)案歸檔的分類標(biāo)準(zhǔn)（一）行政管理類1.公司/組織文件包括公司章程、公司決議、會議紀(jì)要、工作計劃、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)講話等。2.人事管理文件包括員工招聘、培訓(xùn)、考核、晉升、獎懲、離職等文件。3.財務(wù)管理文件包括財務(wù)預(yù)算、決算、審計報告、財務(wù)報表、資金管理等文件。4.行政管理文件包括辦公自動化、后勤管理、安全保衛(wèi)、信訪接待等文件。（二）業(yè)務(wù)管理類1.市場營銷文件包括市場調(diào)研、銷售計劃、客戶資料、營銷活動等文件。2.生產(chǎn)管理文件包括生產(chǎn)計劃、生產(chǎn)工藝、質(zhì)量控制、設(shè)備管理等文件。3.技術(shù)研發(fā)文件包括科研項目立項、研究報告、技術(shù)專利、產(chǎn)品設(shè)計等文件。4.質(zhì)量管理文件包括質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量檢驗、質(zhì)量認(rèn)證、質(zhì)量改進(jìn)等文件。（三）項目管理類1.項目立項文件包括項目可行性研究報告、項目申請報告、項目立項批復(fù)等文件。2.項目實施文件包括項目實施方案、項目進(jìn)度報告、項目變更記錄、項目驗收報告等文件。3.項目成果文件包括項目總結(jié)報告、項目成果鑒定證書、項目獲獎證書等文件。（四）合同管理類1.合同簽訂文件包括合同文本、合同審批表、合同授權(quán)書等文件。2.合同履行文件包括合同執(zhí)行情況報告、合同變更記錄、合同糾紛處理記錄等文件。3.合同終止文件包括合同終止協(xié)議、合同結(jié)算清單、合同檔案銷毀清單等文件。（五）其他類1.聲像資料包括照片、錄音、錄像等資料，應(yīng)注明拍攝時間、地點、內(nèi)容等信息。2.實物檔案包括公司/組織獲得的榮譽(yù)證書、獎杯、獎牌等實物，應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)登記和保管。四、檔案結(jié)案歸檔的保管期限（一）永久保管1.公司章程、公司決議、重要會議紀(jì)要等具有重大歷史價值和法律意義的文件。2.公司/組織設(shè)立、合并、分立、終止等重要文件。3.涉及公司/組織權(quán)益的重要合同、協(xié)議等文件。4.公司/組織獲得的重要榮譽(yù)證書、獎杯、獎牌等實物檔案。（二）定期保管1.保管期限為30年的文件包括公司/組織的年度工作計劃、工作總結(jié)、財務(wù)報表、審計報告等文件。2.保管期限為10年的文件包括公司/組織的一般性會議紀(jì)要、人事管理文件、行政管理文件等文件。（三）短期保管保管期限為5年的文件包括公司/組織的臨時性文件、一般性業(yè)務(wù)文件等文件。五、檔案結(jié)案歸檔的密級劃分（一）絕密涉及公司/組織核心機(jī)密，一旦泄露將對公司/組織造成重大損失的文件，如公司/組織的商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財務(wù)機(jī)密等。（二）機(jī)密涉及公司/組織重要機(jī)密，一旦泄露將對公司/組織造成較大損失的文件，如公司/組織的戰(zhàn)略規(guī)劃、市場調(diào)研數(shù)據(jù)、客戶資料等。（三）秘密涉及公司/組織一般機(jī)密，一旦泄露將對公司/組織造成一定損失的文件，如公司/組織的內(nèi)部管理制度、員工薪酬信息等。（四）非密不涉及公司/組織機(jī)密的文件，如一般性的行政管理文件、業(yè)務(wù)文件等。六、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.查閱絕密、機(jī)密檔案，應(yīng)經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；查閱秘密檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.外部單位查閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，在檔案管理部門指定人員的陪同下查閱。（二）查閱登記檔案管理部門應(yīng)建立《檔案查閱登記簿》，對查閱檔案的人員、時間、內(nèi)容、用途等進(jìn)行詳細(xì)登記。（三）查閱要求1.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、污損等。2.查閱人員如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進(jìn)行登記和收費(fèi)。3.查閱人員如需摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在摘錄內(nèi)容上加蓋檔案管理部門印章。（四）利用范圍檔案的利用范圍包括公司/組織內(nèi)部的工作查考、經(jīng)驗借鑒、決策參考等，以及對外提供的證明材料、資料查詢等。七、檔案的銷毀（一）銷毀條件1.已過保管期限且無繼續(xù)保存價值的檔案。2.因保管不善或其他原因?qū)е聶n案損壞、變質(zhì)，無法修復(fù)且無繼續(xù)保存價值的檔案。3.經(jīng)鑒定確屬不應(yīng)歸檔的文件材料。（二）銷毀程序1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請表》。2.《檔案銷毀申請表》應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案銷毀時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的安全和徹底。4.檔案銷毀后，應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)，并將《檔案銷毀清冊》永久保存。八、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理部門負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案管理制度，組織實施檔案管理工作。2.負(fù)責(zé)檔案管理部門的日常管理工作，包括人員配備、培訓(xùn)、考核等。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、編目、裝訂、裝盒、上架等工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。4.負(fù)責(zé)檔案的查閱、利用和銷毀等工作的審批和管理，確保檔案的合理利用和安全銷毀。5.負(fù)責(zé)與公司/組織其他部門的溝通協(xié)調(diào)，指導(dǎo)和監(jiān)督其他部門的檔案管理工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的具體收集、整理、編目、裝訂、裝盒、上架等工作，確保檔案整理工作的質(zhì)量。2.負(fù)責(zé)檔案的查閱、利用和銷毀等工作的登記和管理，確保檔案利用和銷毀