檔案建設規(guī)章制度一、總則（一）目的為加強公司/組織檔案建設管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項工作中的作用，依據(jù)國家相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合本公司/組織實際情況，制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于公司/組織各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。2.真實性原則：檔案內(nèi)容應真實反映公司/組織各項工作的實際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集公司/組織在各項活動中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及公司/組織機密的檔案進行妥善保管，防止泄密。5.方便利用原則：建立科學合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門設立專門的檔案管理部門，負責公司/組織檔案建設的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、業(yè)務指導和監(jiān)督檢查等工作。（二）部門檔案管理人員各部門應指定專人負責本部門檔案的收集、整理、保管和移交等工作，檔案管理人員應具備一定的檔案管理知識和技能，熟悉本部門業(yè)務工作。（三）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司/組織檔案建設規(guī)章制度并組織實施。2.負責制定公司/組織檔案工作發(fā)展規(guī)劃和年度工作計劃，明確檔案管理目標和任務。3.指導、監(jiān)督各部門檔案工作，對檔案管理工作進行定期檢查和考核，確保檔案工作規(guī)范運行。4.負責公司/組織各類檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、編目、數(shù)字化等工作。5.組織開展檔案信息資源的開發(fā)利用工作，為公司/組織各項工作提供檔案信息支持和服務。6.負責檔案管理設施設備的配備、維護和更新，確保檔案管理工作的正常開展。7.組織檔案管理人員的業(yè)務培訓和學習，提高檔案管理人員的業(yè)務素質和工作能力。8.做好檔案管理工作中的保密、安全等工作，防止檔案丟失、損壞和泄密事件的發(fā)生。（四）部門檔案管理人員職責1.負責本部門各類檔案的收集、整理、分類、編目等工作，確保檔案資料的完整、準確。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門整理好的檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.負責本部門檔案的日常保管工作，確保檔案的安全存放，防止檔案丟失、損壞和霉變等情況發(fā)生。4.根據(jù)工作需要，為本部門人員提供檔案查詢、借閱等服務，并做好登記和跟蹤管理工作。5.協(xié)助檔案管理部門開展檔案信息資源的開發(fā)利用工作，積極提供本部門檔案相關資料和線索。6.接受檔案管理部門的業(yè)務指導和監(jiān)督檢查，及時整改存在的問題。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類公司/組織檔案分為文書檔案、科技檔案、人事檔案、財務檔案、業(yè)務檔案等類別。1.文書檔案：包括公司/組織在行政管理、黨群工作等活動中形成的各類文件材料，如通知、報告、決議、合同等。2.科技檔案：涵蓋公司/組織在科研、生產(chǎn)、技術改造等活動中形成的技術文件、圖紙、實驗報告等。3.人事檔案：主要是公司/組織員工的個人基本信息、工作經(jīng)歷、考核評價、培訓記錄等檔案材料。4.財務檔案：包含公司/組織在財務管理活動中形成的會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。5.業(yè)務檔案：根據(jù)公司/組織不同業(yè)務類型，如市場營銷、客戶服務、項目管理等活動中形成的檔案資料。（二）檔案編號為便于檔案的管理和查詢，對各類檔案進行統(tǒng)一編號。編號應遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性原則。1.文書檔案編號：采用年度保管期限流水號的形式，如“2023永久001”，表示2023年形成的永久保管的第1份文書檔案。2.科技檔案編號：根據(jù)項目或專業(yè)分類進行編號，如“KJ項目名稱階段序號”，例如“KJ新產(chǎn)品研發(fā)項目設計階段002”，表示新產(chǎn)品研發(fā)項目設計階段的第2份科技檔案。3.人事檔案編號：按照員工個人身份證號碼進行編號，確保一人一檔，編號唯一。4.財務檔案編號：根據(jù)會計年度和檔案類別進行編號，如“CW2023會計憑證005”，表示2023年的第5本會計憑證檔案。5.業(yè)務檔案編號：根據(jù)業(yè)務模塊和時間順序進行編號，如“YW市場營銷2023010”，表示2023年市場營銷業(yè)務的第10份檔案。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍各部門應按照檔案管理部門規(guī)定的收集范圍，及時收集本部門在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件材料。收集范圍包括但不限于以下方面：1.上級機關下發(fā)的與本公司/組織有關的文件、指示、通知等。2.本公司/組織形成的各類文件、報告、會議記錄、工作計劃、總結、合同協(xié)議、統(tǒng)計報表等。3.本公司/組織在科研、生產(chǎn)、技術改造等活動中形成的技術文件、圖紙、實驗數(shù)據(jù)、成果報告等。4.員工個人的人事檔案材料，如入職登記表、學歷證書、職稱證書、考核表、獎懲記錄等。5.財務活動中產(chǎn)生的會計憑證、賬簿、報表、審計報告、稅務資料等。6.業(yè)務活動中形成的客戶資料、項目文檔、業(yè)務合同、市場調(diào)研報告等。（二）收集要求1.各部門檔案管理人員應及時收集本部門的文件材料，確保收集工作的及時性和完整性。2.收集的文件材料應真實、準確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對電子文件應同時收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子文件的可讀性和可利用性。4.跨年度形成的文件材料，應放入文件形成年度進行收集整理。（三）整理原則檔案整理應遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。整理工作包括分類、裝訂、編目、裝盒等環(huán)節(jié)。1.分類：按照檔案分類方案對收集到的文件材料進行分類。2.裝訂：對紙張規(guī)格不一致、破損的文件材料進行修整和裝訂，保持文件的整齊美觀。3.編目：編制檔案目錄，包括檔號、題名、日期、保管期限、密級等項目，確保目錄信息準確無誤。4.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔號、年度、保管期限等信息。五、檔案的保管（一）保管場所檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。檔案庫房應配備必要的設施設備，如空調(diào)、除濕機、消防器材、防蟲藥品、檔案密集架等。（二）保管要求1.檔案應按照類別、年度、保管期限等進行有序排列存放，便于查找和管理。2.對電子檔案應進行備份存儲，備份介質應定期進行檢查和更新，確保電子檔案的安全性和完整性。3.檔案管理人員應定期對檔案進行清點、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。4.嚴格控制檔案庫房的溫濕度，溫度應保持在14℃24℃之間，相對濕度應保持在45%60%之間。5.對珍貴檔案和易損檔案應采取特殊的保護措施，如復制備份、進行裱糊修復等。（三）檔案的鑒定與銷毀1.檔案管理部門應定期對已超過保管期限的檔案進行鑒定，成立由檔案管理人員、業(yè)務部門人員和相關領導組成的鑒定小組，對檔案的價值進行評估。2.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應填寫檔案銷毀清單，報經(jīng)公司/組織領導批準后進行銷毀。3.檔案銷毀應指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀過程的合規(guī)性和徹底性。監(jiān)銷人員應在銷毀清單上簽字確認，并將銷毀情況記錄存檔。4.對涉及公司/組織機密的檔案，應嚴格按照保密規(guī)定進行管理，未經(jīng)批準不得銷毀。六、檔案的利用（一）利用范圍公司/組織內(nèi)部人員因工作需要，可查閱、借閱本公司/組織的檔案。外部單位或個人因特殊原因需要查閱、借閱檔案的，應按照規(guī)定辦理相關手續(xù)，并經(jīng)公司/組織領導批準。（二）利用手續(xù)1.公司/組織內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，應填寫檔案查閱、借閱申請表，注明查閱、借閱的檔案名稱、目的、時間等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外部單位或個人查閱、借閱檔案，應提交查閱、借閱申請函，說明查閱、借閱的目的、范圍、時間等內(nèi)容，并加蓋單位公章。經(jīng)公司/組織領導批準后，由檔案管理部門與申請單位或個人簽訂檔案查閱、借閱協(xié)議，明確雙方的權利和義務，辦理查閱、借閱手續(xù)。3.檔案查閱、借閱人員應嚴格遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，不得在檔案上圈劃、批注，不得泄露檔案內(nèi)容。如需復印檔案材料，應經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進行登記。（三）利用期限檔案查閱一般應在檔案管理部門指定的場所進行，當場查閱完畢。如需借閱檔案，借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。七、檔案信息化建設（一）建設目標逐步實現(xiàn)檔案管理的信息化，提高檔案管理工作效率和服務水平，為公司/組織提供便捷、高效的檔案信息利用服務。（二）信息化管理系統(tǒng)建立檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、存儲、檢索、利用等環(huán)節(jié)的信息化管理。系統(tǒng)應具備檔案錄入、分類編目、權限管理、查詢統(tǒng)計、借閱管理、備份存儲等功能，確保檔案信息的安全、準確和完整。（三）電子檔案管理1.加強電子檔案的收集和整理工作，確保電子檔案的格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)完整。2.對電子檔案進行分類存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，便于檢索和利用。3.采取有效的安全防護措施，防止電子檔案被篡改、丟失或泄露。定期對電子檔案進行備份，備份介質應異地存放。（四）數(shù)字化加工對重要檔案進行數(shù)字化加工，將紙質檔案轉化為電子圖像，建立數(shù)字化檔案資源庫。數(shù)字化加工應遵循相關標準和規(guī)范，確保數(shù)字化檔案的質量和可讀性。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查檔案管理部門應定期對各部門檔案工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)的工作情況，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。（二）考核評價建立檔案工作考核評價機制，將檔案工作納入公司/組織績效考核體系，對各部門檔案管理工作進行量化考核。考核內(nèi)