企業(yè)檔案管控制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在公司經(jīng)營管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)、子公司的檔案管理工作。（三）定義1.檔案：指公司在各項(xiàng)經(jīng)營活動中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的文件材料，包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、聲像等。2.檔案管理：指對檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用、鑒定、銷毀等一系列活動的總稱。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司檔案管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各部門的檔案工作。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司的經(jīng)營活動和歷史面貌，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性。3.完整性原則：全面收集公司各項(xiàng)活動中形成的各類檔案，保證檔案的完整性。4.保密性原則：對涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和利用。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司設(shè)立檔案管理部門，負(fù)責(zé)公司檔案的集中管理工作。檔案管理部門可根據(jù)實(shí)際情況配備檔案管理人員若干名。（二）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善檔案管理制度：根據(jù)國家法律法規(guī)和公司實(shí)際情況，制定和修訂公司檔案管理制度，確保檔案管理工作有章可循。2.檔案收集與整理：負(fù)責(zé)組織各部門收集、整理本部門形成的檔案，并對收集到的檔案進(jìn)行分類、編號、編目等整理工作。3.檔案歸檔與保管：將整理好的檔案及時(shí)歸檔，妥善保管，確保檔案的安全和完整。建立檔案庫房管理制度，定期對檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)和維護(hù)。4.檔案利用服務(wù)：為公司各部門和員工提供檔案查詢、借閱等服務(wù)，根據(jù)規(guī)定辦理檔案利用手續(xù)。對檔案利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)。5.檔案鑒定與銷毀：定期對檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案存毀意見，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，對失去保存價(jià)值的檔案進(jìn)行銷毀處理。6.檔案信息化建設(shè)：推進(jìn)公司檔案信息化管理工作，建立檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索和利用。7.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門檔案工作：對各部門的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，定期組織檔案工作培訓(xùn)和考核，提高各部門檔案管理水平。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍1.行政管理類：包括公司文件、會議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、印章管理等方面的文件材料。2.經(jīng)營管理類：涵蓋市場營銷策劃、合同協(xié)議、招投標(biāo)文件、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、統(tǒng)計(jì)資料等檔案。3.生產(chǎn)技術(shù)類：包含產(chǎn)品研發(fā)資料、生產(chǎn)工藝文件、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、設(shè)備維護(hù)記錄等相關(guān)文件。4.基本建設(shè)類：如工程項(xiàng)目規(guī)劃、設(shè)計(jì)圖紙、施工資料、竣工驗(yàn)收文件等檔案。5.黨群工作類：涉及黨組織建設(shè)、工會活動、企業(yè)文化建設(shè)等方面的文件材料。（二）檔案收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.檔案形成部門應(yīng)在文件材料形成后及時(shí)整理，按照檔案管理部門的要求進(jìn)行分類和編號，并定期向檔案管理部門移交。3.對于重要的、具有長期保存價(jià)值的檔案，應(yīng)一式多份，分別保存于不同的載體上，以確保檔案的安全性。（三）檔案整理方法1.分類：根據(jù)檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案分為不同的類別，如上述行政管理類、經(jīng)營管理類等。2.編號：為每一份檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于檔案的管理和查詢。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，以便快速檢索檔案。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。四、檔案歸檔（一）歸檔時(shí)間1.各部門應(yīng)在每年[具體時(shí)間]前，將上一年度形成的檔案整理完畢，并移交至檔案管理部門歸檔。2.對于重大項(xiàng)目、重要活動等形成的檔案，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束或活動完成后[規(guī)定時(shí)間]內(nèi)及時(shí)歸檔。（二）歸檔流程各部門檔案管理人員將整理好的檔案移交至檔案管理部門，檔案管理部門接收后進(jìn)行核對、清點(diǎn)，對符合歸檔要求的檔案進(jìn)行登記和入庫保管。（三）歸檔要求1.歸檔的檔案應(yīng)齊全完整，文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。2.檔案的整理應(yīng)符合檔案管理部門規(guī)定的分類標(biāo)準(zhǔn)和編號規(guī)則。五、檔案保管（一）保管場所公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案的安全保管。檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等設(shè)施。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案：應(yīng)分類存放于檔案柜中，按照檔案編號順序排列，便于查找。2.電子檔案：存儲于服務(wù)器或存儲設(shè)備中，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，進(jìn)行分類管理，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）保管期限根據(jù)檔案的重要程度和保存價(jià)值，確定檔案的保管期限，一般分為永久、長期（[具體年限]年）和短期（[具體年限]年）。（四）檔案保管檢查與維護(hù)1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。2.對檔案庫房的溫濕度進(jìn)行監(jiān)測和調(diào)控，保持適宜的溫濕度環(huán)境。3.定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對，確保檔案的賬實(shí)相符。4.對破損、褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，延長檔案的使用壽命。六、檔案利用（一）利用范圍公司內(nèi)部各部門和員工因工作需要，可查閱、借閱公司檔案。外部單位因工作需要查閱公司檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用流程1.查閱：公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱和編號等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。檔案管理部門應(yīng)提供必要的查閱條件，并對查閱過程進(jìn)行監(jiān)督。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[規(guī)定天數(shù)]天，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞檔案。3.復(fù)制：如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》經(jīng)審批后，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)復(fù)制，并對復(fù)制件進(jìn)行核對和登記。（三）利用要求1.查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。2.未經(jīng)檔案管理部門同意，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。3.涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，限制查閱和使用范圍。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)檔案鑒定工作小組應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，從檔案的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性、時(shí)效性、價(jià)值性等方面進(jìn)行綜合評估，確定檔案的存毀。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對保管期滿的檔案進(jìn)行清理，列出擬銷毀檔案清單。2.檔案鑒定工作小組對擬銷毀檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見。3.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，對確定銷毀的檔案進(jìn)行銷毀處理。（四）銷毀方式對紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用焚燒或粉碎等方式進(jìn)行銷毀；對電子檔案，應(yīng)進(jìn)行徹底刪除或格式化處理，并進(jìn)行數(shù)據(jù)覆蓋，確保數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。（五）銷毀記錄檔案管理部門應(yīng)對檔案銷毀過程進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱和數(shù)量、銷毀方式等信息，記錄應(yīng)保存[規(guī)定年限]年。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理等數(shù)字化轉(zhuǎn)換，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合公司檔案管理需求的信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的分類管理、檢索查詢、借閱審批、統(tǒng)計(jì)分析等功能。3.數(shù)據(jù)安全管理：建立數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)機(jī)制，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息管理系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步歸檔，保持兩者的一致性和完整性。3