檔案自查制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本檔案自查制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理工作中的自查活動(dòng)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵循國(guó)家檔案管理法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求，開(kāi)展檔案自查工作。2.全面覆蓋原則：涵蓋公司各類檔案，包括但不限于文書檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等，確保無(wú)遺漏。3.及時(shí)準(zhǔn)確原則：定期進(jìn)行自查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并準(zhǔn)確記錄，以便迅速采取整改措施。4.責(zé)任明確原則：明確各部門及人員在檔案自查工作中的職責(zé)，確保工作落實(shí)到人。二、檔案自查的組織與職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立公司檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長(zhǎng)，各部門負(fù)責(zé)人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)公司檔案自查工作，制定自查計(jì)劃，審議自查報(bào)告，決策重大檔案管理事項(xiàng)。（二）檔案管理部門公司設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)檔案管理人員。檔案管理部門負(fù)責(zé)具體組織實(shí)施檔案自查工作，制定詳細(xì)的自查方案，開(kāi)展日常自查活動(dòng)，匯總分析自查結(jié)果，提出整改建議，并跟蹤整改落實(shí)情況。（三）各部門職責(zé)各部門負(fù)責(zé)本部門檔案的自查工作，指定專人負(fù)責(zé)檔案管理，按照檔案管理部門的要求，定期對(duì)本部門檔案進(jìn)行整理、核對(duì)和檢查，確保檔案的規(guī)范管理。同時(shí)，配合檔案管理部門做好公司整體檔案自查的相關(guān)工作。三、檔案自查的內(nèi)容與標(biāo)準(zhǔn)（一）檔案的完整性1.檢查檔案文件是否齊全配套，是否存在應(yīng)歸檔而未歸檔的文件。2.核實(shí)檔案的年度、類別劃分是否準(zhǔn)確，有無(wú)混淆或遺漏。（二）檔案的準(zhǔn)確性1.審查檔案內(nèi)容是否真實(shí)、準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)是否可靠，簽字、蓋章等手續(xù)是否完備。2.核對(duì)檔案中的文件題名、日期、文號(hào)、責(zé)任者等信息是否準(zhǔn)確無(wú)誤。（三）檔案的規(guī)范性1.檢查檔案的整理是否符合國(guó)家及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，分類是否科學(xué)合理，編號(hào)是否規(guī)范統(tǒng)一。2.查看檔案的書寫材料、格式是否符合要求，字跡是否清晰，圖表是否完整。（四）檔案的安全性1.檢查檔案存儲(chǔ)環(huán)境是否安全，有無(wú)防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，溫濕度是否適宜。2.核實(shí)檔案的保管期限劃分是否正確，有無(wú)超期保管或提前銷毀的情況。（五）電子檔案管理1.檢查電子檔案的存儲(chǔ)、備份是否安全可靠，數(shù)據(jù)是否完整。2.審查電子檔案的元數(shù)據(jù)是否齊全準(zhǔn)確，是否與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。四、檔案自查的周期與方式（一）自查周期1.公司檔案管理部門每年至少組織一次全面的檔案自查。2.各部門每半年進(jìn)行一次本部門檔案的自查。3.在重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目結(jié)束后，及時(shí)對(duì)相關(guān)檔案進(jìn)行專項(xiàng)自查。（二）自查方式1.實(shí)地檢查：檔案管理人員到各部門檔案存放地點(diǎn)，對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行逐一核對(duì)檢查。2.系統(tǒng)檢索：利用檔案管理系統(tǒng)，對(duì)檔案目錄和電子檔案進(jìn)行檢索，查看數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。3.抽樣審查：從各類檔案中抽取一定比例的樣本進(jìn)行詳細(xì)審查，以評(píng)估整體檔案質(zhì)量。五、檔案自查的程序（一）制定自查計(jì)劃?rùn)n案管理部門根據(jù)公司實(shí)際情況和檔案管理要求，制定年度檔案自查計(jì)劃，明確自查的范圍、內(nèi)容、時(shí)間安排、人員分工等。自查計(jì)劃報(bào)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組審批后實(shí)施。（二）組織自查實(shí)施1.檔案管理部門按照自查計(jì)劃，組織各部門檔案管理人員及相關(guān)人員開(kāi)展自查工作。2.自查人員依據(jù)自查內(nèi)容與標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案進(jìn)行認(rèn)真檢查，填寫自查記錄表格，詳細(xì)記錄發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及相關(guān)情況。（三）匯總自查結(jié)果各部門將自查情況匯總后報(bào)送檔案管理部門，檔案管理部門進(jìn)行全面梳理和分析，形成公司檔案自查報(bào)告。自查報(bào)告應(yīng)包括自查基本情況、發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題、原因分析、整改建議等內(nèi)容。（四）審議自查報(bào)告檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組召開(kāi)會(huì)議，審議檔案自查報(bào)告。對(duì)自查發(fā)現(xiàn)的重大問(wèn)題進(jìn)行深入討論，研究制定切實(shí)可行的整改措施。（五）整改落實(shí)1.根據(jù)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組的審議意見(jiàn)，檔案管理部門負(fù)責(zé)組織各部門實(shí)施整改工作。明確整改責(zé)任人、整改期限，確保整改工作落到實(shí)處。2.整改完成后，各部門將整改情況書面報(bào)告檔案管理部門，檔案管理部門進(jìn)行復(fù)查，確保問(wèn)題得到徹底解決。六、檔案自查結(jié)果的處理（一）問(wèn)題記錄與分類對(duì)自查發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行詳細(xì)記錄，按照問(wèn)題的性質(zhì)、嚴(yán)重程度等進(jìn)行分類整理。例如，分為檔案缺失類、信息錯(cuò)誤類、整理不規(guī)范類、安全隱患類等。（二）整改措施制定針對(duì)不同類型的問(wèn)題，制定相應(yīng)的整改措施。對(duì)于檔案缺失的情況，及時(shí)查找補(bǔ)充；對(duì)于信息錯(cuò)誤的，進(jìn)行更正修正；對(duì)于整理不規(guī)范的，重新進(jìn)行規(guī)范整理；對(duì)于存在安全隱患的，立即采取措施消除隱患。（三）整改責(zé)任落實(shí)明確整改責(zé)任部門和責(zé)任人，將整改任務(wù)分解到具體部門和個(gè)人。整改責(zé)任人要按照要求按時(shí)完成整改工作，并提交整改報(bào)告。（四）跟蹤復(fù)查檔案管理部門對(duì)整改情況進(jìn)行跟蹤復(fù)查，確保整改工作達(dá)到預(yù)期效果。對(duì)整改不力的部門和個(gè)人，進(jìn)行督促和問(wèn)責(zé)。（五）結(jié)果應(yīng)用將檔案自查結(jié)果與部門和個(gè)人的績(jī)效考核掛鉤，對(duì)檔案管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)存在問(wèn)題較多、整改不力的部門和個(gè)人進(jìn)行批評(píng)教育，情節(jié)嚴(yán)重的進(jìn)行相應(yīng)處罰。七、檔案自查工作的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)檔案自查工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保自查工作的合規(guī)性和有效性。2.檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組對(duì)檔案自查工作進(jìn)行全程監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決工作中存在的問(wèn)題。（二）考核辦法1.制定檔案自查工作考核指標(biāo)體系，包括自查計(jì)劃完成情況、問(wèn)題發(fā)現(xiàn)與整改情況、檔案管理質(zhì)量提升情況等。2.每年對(duì)各部門檔案自查工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)，考核結(jié)果作