檔案各崗制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，提高公司各項工作的效率和質(zhì)量，特制定本檔案各崗制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理工作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。2.真實準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實、準(zhǔn)確地反映公司各項工作的實際情況，確保檔案的可靠性和權(quán)威性。3.安全保密原則：加強(qiáng)檔案的安全保密工作，采取必要的安全防護(hù)措施，防止檔案的損壞、丟失和泄露。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案服務(wù)水平，方便公司各部門及員工對檔案的查閱和利用。二、檔案管理部門職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司設(shè)立檔案管理部門，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)公司檔案的日常管理工作。（二）主要職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善公司檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作。3.建立健全公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。4.定期對公司檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限，對已到保管期限的檔案進(jìn)行銷毀處理。5.負(fù)責(zé)公司檔案的統(tǒng)計工作，及時準(zhǔn)確地填報檔案統(tǒng)計報表。6.做好檔案的安全保密工作，采取防火、防潮、防蟲、防盜等措施，確保檔案的安全。7.積極開展檔案利用工作，為公司各部門及員工提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，充分發(fā)揮檔案的作用。8.組織開展公司檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高員工的檔案意識和檔案管理水平。三、檔案分類及編號（一）檔案分類公司檔案分為文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案等五大類。1.文書檔案：包括公司在各項工作中形成的各類文件、通知、報告、請示、批復(fù)、會議紀(jì)要等。2.科技檔案：包括公司在科研、生產(chǎn)、工程建設(shè)等活動中形成的圖紙、技術(shù)文件、實驗報告、項目資料等。3.會計檔案：包括公司的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報表、審計報告等。4.人事檔案：包括員工的個人基本信息、履歷、考核、任免、獎懲、工資待遇等資料。5.業(yè)務(wù)檔案：包括公司在市場營銷、客戶服務(wù)、合同管理、項目管理等業(yè)務(wù)活動中形成的各類檔案。（二）檔案編號檔案編號采用“年度+類別代碼+流水號”的方式，具體如下：1.年度：采用公元紀(jì)年，用四位數(shù)字表示，如“2023”。2.類別代碼：根據(jù)檔案分類，分別用不同的字母表示，如文書檔案用“WS”表示，科技檔案用“KJ”表示，會計檔案用“KJ”表示，人事檔案用“RS”表示，業(yè)務(wù)檔案用“YW”表示。3.流水號：按照檔案形成的先后順序，從“0001”開始依次編號。例如，一份2023年形成的文書檔案，其編號為“2023WS0001”。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，確保檔案的及時、完整收集。2.檔案形成部門應(yīng)在工作結(jié)束后，按照檔案管理部門的要求，及時將辦理完畢的文件材料整理歸檔，并移交檔案管理部門。3.對于重要的會議、活動、項目等形成的檔案，相關(guān)部門應(yīng)在活動結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)將檔案材料移交檔案管理部門。4.檔案管理部門應(yīng)定期對各部門檔案收集情況進(jìn)行檢查和指導(dǎo)，確保檔案收集工作的順利進(jìn)行。（二）檔案整理1.檔案管理部門對收集到的檔案材料進(jìn)行分類、編號、編目、裝訂等整理工作。2.文書檔案應(yīng)按照文件的形成時間、來源、內(nèi)容等進(jìn)行分類整理，同一問題的文件應(yīng)集中排列。3.科技檔案應(yīng)按照項目、專業(yè)等進(jìn)行分類整理，圖紙應(yīng)折疊成A4規(guī)格，并在右下角加蓋檔號章。4.會計檔案應(yīng)按照會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報表等類別進(jìn)行整理，裝訂成冊，并在封面上注明檔案名稱、年度、月份、冊數(shù)等信息。5.人事檔案應(yīng)按照檔案內(nèi)容的類別進(jìn)行整理，建立個人檔案目錄，便于查閱。6.業(yè)務(wù)檔案應(yīng)按照業(yè)務(wù)流程、項目階段等進(jìn)行分類整理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。五、檔案保管（一）保管場所公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。（二）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。2.檔案應(yīng)按照類別、年度、編號等順序排列上架，便于查找和利用。3.對于重要的、珍貴的檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如復(fù)制備份、專柜存放等。4.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，濕度控制在[X]%[X]%之間。5.嚴(yán)格遵守檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入檔案庫房。六、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對公司檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。2.檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門人員組成鑒定小組，按照國家有關(guān)規(guī)定和公司檔案管理制度進(jìn)行鑒定。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，綜合考慮檔案的保存價值，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期（[X]年）和短期（[X]年）三種。4.對已到保管期限的檔案，鑒定小組應(yīng)提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀鑒定表》，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）檔案銷毀1.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門負(fù)責(zé)組織實施檔案銷毀工作。2.檔案銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息的徹底銷毀。3.檔案銷毀過程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。4.《檔案銷毀清冊》應(yīng)包括檔案名稱、編號、年度、保管期限、銷毀時間、銷毀方式等內(nèi)容，一式兩份，一份留存檔案管理部門，一份報公司領(lǐng)導(dǎo)備案。七、檔案查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、年度、查閱原因等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)《檔案查閱申請表》提供的信息，及時查找并提供檔案，供查閱人員在指定地點查閱。3.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、污損等，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并登記備案。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)將檔案及時歸還檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案數(shù)量和完整性。（二）借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、年度、借閱期限、借閱用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)《檔案借閱申請表》提供的信息，辦理檔案借閱手續(xù)，將檔案交付借閱人員，并在檔案借閱登記簿上登記。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘抄、傳播檔案內(nèi)容。如需延長借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門申請。4.借閱期限屆滿，借閱人員應(yīng)及時歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的歸還情況，如有損壞或丟失，應(yīng)及時查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。八、檔案統(tǒng)計與移交（一）檔案統(tǒng)計1.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案統(tǒng)計制度，定期對公司檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計。2.檔案統(tǒng)計報表應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和公司檔案管理制度的要求填寫，做到數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容完整、報送及時。3.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，為公司檔案管理決策提供依據(jù)。（二）檔案移交1.公司因機(jī)構(gòu)調(diào)整、人員變動等原因，需要進(jìn)行檔案移交的，應(yīng)按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定辦理檔案移交手續(xù)