一、流程目的與適用范圍為規(guī)范企業(yè)文件全生命周期管理，確保文件的有效性、準(zhǔn)確性及可追溯性，保障企業(yè)運(yùn)營(yíng)、質(zhì)量管理等活動(dòng)依規(guī)開展，結(jié)合企業(yè)實(shí)際需求制定本流程。本流程適用于企業(yè)內(nèi)部受控文件（含質(zhì)量體系文件、技術(shù)文件、行政文件、外來文件等）的編制、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放、使用、變更、作廢及歸檔管理，企業(yè)各部門及相關(guān)崗位人員均須遵循本流程要求。二、文件分類與編碼規(guī)則（一）文件分類企業(yè)文件按性質(zhì)與用途分為三類：質(zhì)量體系文件：含質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書等，支撐質(zhì)量管理體系運(yùn)行；技術(shù)文件：含產(chǎn)品圖紙、工藝規(guī)程、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等，指導(dǎo)生產(chǎn)與技術(shù)研發(fā)；行政文件：含管理制度、通知公告、會(huì)議紀(jì)要等，規(guī)范企業(yè)行政與運(yùn)營(yíng)管理。（二）編碼規(guī)則文件編碼采用“類別代碼-部門代碼-序號(hào)-版本號(hào)”格式，示例如下：質(zhì)量體系文件：`Q-HR-01-V2`（Q=質(zhì)量體系，HR=人力資源部，01=文件序號(hào)，V2=版本2）；技術(shù)文件：`T-PD-02-V1`（T=技術(shù)，PD=產(chǎn)品研發(fā)部，02=文件序號(hào)，V1=版本1）；行政文件：`A-AD-03-V3`（A=行政，AD=行政部，03=文件序號(hào)，V3=版本3）。編碼需唯一，確保文件可追溯；版本號(hào)以“V+阿拉伯?dāng)?shù)字”表示，首次發(fā)布為V1，變更后依次升級(jí)（如V2、V3）。三、文件編制與審核要求（一）編制要求文件編制人需熟悉相關(guān)業(yè)務(wù)流程，具備對(duì)應(yīng)專業(yè)能力。編制時(shí)需遵循以下要求：格式規(guī)范：字體、排版、頁(yè)碼、版本標(biāo)識(shí)等需符合企業(yè)《文件格式規(guī)范》（如宋體小四、1.5倍行距、頁(yè)腳標(biāo)注版本號(hào)）；內(nèi)容完整：明確文件目的、適用范圍、職責(zé)分工、操作步驟、支持性記錄等，避免歧義；版本控制：編制時(shí)標(biāo)注初始版本（V1），變更后同步更新版本號(hào)。（二）審核流程1.部門內(nèi)部審核：文件初稿完成后，由編制部門負(fù)責(zé)人審核，重點(diǎn)檢查內(nèi)容的合規(guī)性、可行性；2.跨部門會(huì)簽（如需）：涉及多部門協(xié)作的文件（如跨部門流程制度），需相關(guān)部門會(huì)簽，確保流程銜接順暢；3.專業(yè)評(píng)審：技術(shù)文件需經(jīng)技術(shù)委員會(huì)或?qū)＜以u(píng)審，驗(yàn)證技術(shù)參數(shù)、工藝合理性；質(zhì)量體系文件需經(jīng)質(zhì)量部門評(píng)審，確保符合體系要求。四、文件批準(zhǔn)與發(fā)放管理（一）批準(zhǔn)權(quán)限質(zhì)量手冊(cè)、管理評(píng)審報(bào)告等綱領(lǐng)性文件：由管理者代表批準(zhǔn)；程序文件、重要技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等核心文件：由分管領(lǐng)導(dǎo)（如生產(chǎn)副總、質(zhì)量總監(jiān)）批準(zhǔn)；作業(yè)指導(dǎo)書、部門管理制度等一般性文件：由部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（二）發(fā)放管理1.發(fā)放范圍：根據(jù)文件“知悉必要性”確定發(fā)放對(duì)象（如質(zhì)量體系文件發(fā)放至各部門質(zhì)量專員，技術(shù)文件發(fā)放至生產(chǎn)、研發(fā)崗位）；2.受控標(biāo)識(shí)：受控文件需加蓋“受控文件”章，注明發(fā)放編號(hào)、版本號(hào)；非受控文件（如對(duì)外提供的參考文件）標(biāo)注“非受控”，不納入版本管理；3.發(fā)放記錄：建立《文件發(fā)放登記表》，記錄文件編號(hào)、版本、接收人、發(fā)放日期、回收情況等，確?！鞍l(fā)放-回收”閉環(huán)管理。五、文件使用與日常管理（一）使用要求使用者需妥善保管文件，不得隨意涂改、撕毀；如需修訂，須按“變更流程”申請(qǐng)，嚴(yán)禁私自修改；現(xiàn)場(chǎng)使用的文件（如車間作業(yè)指導(dǎo)書）需保持清晰、完整，破損或模糊時(shí)應(yīng)及時(shí)申請(qǐng)換發(fā)；電子文件需存儲(chǔ)于企業(yè)指定服務(wù)器或云平臺(tái)，設(shè)置訪問權(quán)限，避免非授權(quán)查閱。（二）外來文件管理外來文件（如法規(guī)、客戶技術(shù)要求、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)）需經(jīng)識(shí)別與評(píng)審：行政部/質(zhì)量部負(fù)責(zé)識(shí)別外來文件的有效性（如是否為最新版本）；相關(guān)部門評(píng)審文件對(duì)企業(yè)的適用性，評(píng)審?fù)ㄟ^后納入受控管理，發(fā)放至相關(guān)崗位。六、文件變更與作廢處理（一）變更觸發(fā)條件當(dāng)出現(xiàn)以下情況時(shí)，需啟動(dòng)文件變更：法規(guī)/標(biāo)準(zhǔn)更新、客戶要求變更；企業(yè)流程優(yōu)化、技術(shù)升級(jí)；文件內(nèi)容存在錯(cuò)誤或歧義，需修正。（二）變更流程1.變更申請(qǐng)：由文件使用部門或編制人提出《文件變更申請(qǐng)單》，說明變更原因、內(nèi)容；2.審核批準(zhǔn)：按原批準(zhǔn)權(quán)限審核（如部門文件由部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，核心文件由分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)）；3.修訂與發(fā)放：編制人修訂文件，更新版本號(hào)，重新發(fā)放并回收舊版文件；4.記錄存檔：變更記錄（申請(qǐng)單、修訂說明）與新版文件同步歸檔。（三）作廢處理作廢文件需回收并標(biāo)識(shí)：在文件封面加蓋“作廢”章，注明作廢日期；作廢文件的處置：需存檔的文件（如歷史版本記錄）移交檔案管理部門，單獨(dú)存放并標(biāo)注“作廢存檔”；無需存檔的文件，經(jīng)批準(zhǔn)后銷毀（如紙質(zhì)文件碎紙?zhí)幚?，電子文件永久刪除）；確保現(xiàn)場(chǎng)（如車間、辦公室）無作廢文件流通。七、文件歸檔與檢索（一）歸檔要求歸檔時(shí)間：文件變更/作廢后10個(gè)工作日內(nèi)，或年度末統(tǒng)一歸檔；歸檔內(nèi)容：文件原件、發(fā)放記錄、變更記錄、評(píng)審資料等，確?！叭芷凇辟Y料完整；歸檔方式：紙質(zhì)文件移交檔案管理部門，電子文件上傳至企業(yè)檔案系統(tǒng)，建立“文件編號(hào)-版本-歸檔日期”索引。（二）檢索管理建立《文件檢索目錄》（紙質(zhì)+電子），支持按“文件類別、部門、版本、關(guān)鍵詞”檢索；檔案管理人員需定期維護(hù)檢索系統(tǒng)，確保文件可快速定位（如30秒內(nèi)響應(yīng)檢索需求）。八、附則1.本流程自2019年X月X日起生效，原《企業(yè)文件控制流程（2018版）》同時(shí)廢止；2.本流程由企業(yè)管理部負(fù)責(zé)解釋與修訂，各部門可結(jié)合實(shí)際提出優(yōu)化建議，