銷售合同審查及簽署流程工具一、適用業(yè)務場景本工具適用于企業(yè)各類銷售業(yè)務中合同的規(guī)范化審查與簽署管理，具體場景包括但不限于：常規(guī)銷售合作：企業(yè)與客戶簽訂的標準化產(chǎn)品銷售、服務提供類合同；大額/復雜交易：涉及定制化開發(fā)、分期付款、跨境交付等特殊條款的銷售合同；新客戶拓展：首次合作客戶的合同風險評估與條款審核；長期框架協(xié)議：年度/季度框架性銷售合同的簽署及補充協(xié)議管理；內部協(xié)作流程：銷售部門、法務部門、財務部門對合同的多部門協(xié)同審核。二、合同審查與簽署全流程步驟（一）合同準備階段資料收集銷售人員與客戶達成初步合作意向后，收集客戶基本信息（企業(yè)名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人、聯(lián)系方式等）及需求明細（產(chǎn)品/服務規(guī)格、數(shù)量、價格、交付時間等）；內部準備產(chǎn)品說明書、價目表、質量標準等配套文件，作為合同附件。合同初稿擬定使用企業(yè)標準合同模板，根據(jù)客戶需求調整核心條款（如標的物描述、價款、履行期限），保證與雙方協(xié)商內容一致；初稿需明確合同編號（規(guī)則：年份+部門簡稱+流水號，如2024XS001）、簽約主體、簽約日期等基礎信息。（二）合同審查階段形式審查檢查合同文本完整性：是否包含雙方當事人信息、標的、數(shù)量、質量、價款或報酬、履行期限地點方式、違約責任、爭議解決方法等基本要素；核對合同附件是否齊全（如技術參數(shù)、驗收標準、保密協(xié)議等），附件與表述是否沖突。實質審查主體資格審查：客方為企業(yè)時，核查其營業(yè)執(zhí)照（是否在有效期內、經(jīng)營范圍是否包含本次交易內容）、法定代表人證件號碼明，非法定代表人簽約需提供授權委托書（載明授權范圍、權限及期限）；客方為個人時，核實其證件號碼信息及民事行為能力。核心條款審查：標的條款：產(chǎn)品/服務名稱、規(guī)格型號、技術標準是否明確，避免模糊表述（如“優(yōu)質產(chǎn)品”“按需提供”等）；價款條款：單價、總價是否含稅（需注明稅率）、支付方式（轉賬/承兌等）、支付節(jié)點（如預付款比例到貨款比例、質保金比例及返還條件）是否清晰；履行條款：交付時間（具體日期或節(jié)點）、交付地點（指定倉庫或客戶地址）、運輸方式及費用承擔方、驗收標準（依據(jù)國家標準/行業(yè)標準/雙方約定）是否合理；違約責任：明確違約情形（如逾期交貨、逾期付款、質量不符等）對應的違約金計算方式或賠償范圍，避免“承擔相應責任”等模糊表述；爭議解決：約定訴訟或仲裁（明確管轄法院或仲裁機構），優(yōu)先選擇企業(yè)所在地法院/仲裁機構，降低維權成本。風險審查法務部門重點評估知識產(chǎn)權歸屬（如定制化產(chǎn)品的技術成果歸屬）、保密義務（保密范圍、期限及違約責任）、不可抗力條款（定義及處理流程）等特殊風險點；財務部門審核客戶付款能力（如要求提供近期財務報表或征信證明），防范壞賬風險。（三）內部審批階段分級審批根據(jù)合同金額及風險等級確定審批流程（示例）：金額≤5萬元：銷售部門負責人審批→法務專員審核→歸檔；5萬元＜金額≤50萬元：銷售部門負責人→法務部→財務部→分管副總審批；金額＞50萬元：銷售部門負責人→法務部→財務部→分管副總→總經(jīng)理審批。各審批環(huán)節(jié)需在2個工作日內完成，逾期未反饋視為默認通過。審批意見反饋審批人需在《合同簽署審批單》（見模板三）中明確意見（“同意”“修改后同意”“不同意”并說明理由），銷售人員根據(jù)意見修改合同后重新提交審核。（四）合同簽署階段簽署方式確認紙質合同：雙方簽字蓋章（企業(yè)需加蓋公章或合同專用章，法定代表人或授權代表簽字）；電子合同：通過企業(yè)指定的第三方電子簽約平臺（如e簽寶、法大大）簽署，保證電子簽名與手寫簽名具有同等法律效力。簽署順序規(guī)范原則上“先客戶后企業(yè)”：客戶完成簽署后，企業(yè)內部按審批順序完成蓋章流程；涉及多頁合同，需加蓋騎縫章（每頁側面均需蓋章），防止單頁抽換。合同文本留存紙質合同：一式兩份（或三份），企業(yè)與客戶各執(zhí)一份，財務部門留存一份原件歸檔；電子合同：雙方簽署完成的PDF版本，加密存儲至企業(yè)服務器，同時備份至云端。（五）合同歸檔階段資料整理將簽署完成的合同正本、審批單、附件、客戶資質文件等資料分類整理，按合同編號順序歸檔；歸檔資料需標注“已簽署”及歸檔日期，由檔案管理員簽字確認。信息錄入將合同關鍵信息（合同編號、簽約主體、金額、履行期限、負責人等）錄入合同管理系統(tǒng)，便于后續(xù)履約跟蹤及查詢。三、常用配套表單表一：銷售合同審查表審查項目審查內容審查意見（通過/不通過/修改后通過）審查人日期合同基本信息合同編號、簽約主體、簽約日期、標的物描述是否完整*法務2024–主體資格客方營業(yè)執(zhí)照、授權委托書是否有效，經(jīng)營范圍是否匹配*銷售2024–價款條款單價、總價、含稅率、支付節(jié)點是否明確修改后通過（需補充預付款比例）*財務2024–履行條款交付時間、驗收標準、運輸費用承擔方是否清晰通過*業(yè)務2024–違約責任違約金計算方式、賠償范圍是否具體不通過（建議明確“逾期付款按日萬分之五支付違約金”）*法務2024–爭議解決管轄法院/仲裁機構是否約定為企業(yè)所在地通過*法務2024–附件完整性技術參數(shù)、質量標準等附件是否齊全且與一致通過*銷售2024–表二：合同簽署審批單合同編號2024XS001簽約主體甲方：A科技有限公司；乙方：B貿易公司合同金額30萬元合同類型產(chǎn)品銷售合同擬定部門銷售一部擬定人*審批流程審批意見審批人審批日期銷售部門負責人同意*2024–法務部修改后通過（補充質保條款）*2024–財務部同意*趙六2024–分管副總同意*周七2024–審批結論□同意□修改后同意□不同意最終審批人*周七備注已補充質保期12個月，質保金為合同總額5%四、操作關鍵注意事項主體資格審核不可：避免與無民事行為能力企業(yè)或超越經(jīng)營范圍的客戶簽約，必要時可通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”查詢企業(yè)信用狀態(tài)。條款表述避免歧義：如“驗收合格后付款”需明確“驗收合格”的標準（如“3個工作日內無書面異議視為合格”）及“付款”的時限（如“驗收合格后10個工作日內支付”）。印章使用需規(guī)范：企業(yè)公章需與合同主體名稱一致，嚴禁使用“財務專用章”“部門章”等非合同專用章簽署合同，電子簽章需通過合法平臺認證。履約跟蹤同步進行：合同簽署后，銷售人員需按節(jié)點跟進交付、