公司會議策劃與執(zhí)行流程模板一、適用工作場景二、策劃執(zhí)行全流程（一）會議需求確認(rèn)階段目標(biāo)：明確會議核心目標(biāo)與基礎(chǔ)要素，避免方向偏差。操作步驟：發(fā)起需求：由會議發(fā)起人（如部門負(fù)責(zé)人、項目負(fù)責(zé)人）填寫《會議需求申請表》（見表1），明確會議主題、目標(biāo)（如決策、溝通、培訓(xùn)等）、建議時間、預(yù)計參會人數(shù)、核心議題等關(guān)鍵信息。需求評審：行政部/會議組織部門接收需求后，與發(fā)起人溝通確認(rèn)，重點評估會議必要性、時間合理性、資源可行性（如會議室、預(yù)算等），形成評審意見。需求定稿：雙方確認(rèn)需求無誤后，簽字備案，作為后續(xù)策劃依據(jù)。（二）會議方案制定階段目標(biāo)：輸出可落地的會議執(zhí)行方案，明確各環(huán)節(jié)細(xì)節(jié)。操作步驟：議程設(shè)計：根據(jù)會議目標(biāo)，梳理核心議題，確定各環(huán)節(jié)時長、主講人、互動形式（如討論、表決、問答等），形成《會議議程表》（見表2）。議程需邏輯清晰，重點突出，預(yù)留彈性時間（如茶歇、臨時議題）。資源規(guī)劃：場地：根據(jù)參會人數(shù)、會議形式（如線下/線上/hybrid），選擇合適會議室（需確認(rèn)設(shè)備配置：投影、麥克風(fēng)、網(wǎng)絡(luò)等）；線上會議需選定平臺（如騰訊會議、Zoom等），提前測試功能。物料：制定會議物料清單，包括簽到表、議程手冊、PPT演示稿、紙質(zhì)資料、文具、橫幅/背景板、茶歇餐飲等，明確制作與采購責(zé)任人。人員：明確會議角色分工，如總協(xié)調(diào)（統(tǒng)籌全局）、主持人（控場）、記錄人（整理紀(jì)要）、技術(shù)支持（設(shè)備調(diào)試）、簽到引導(dǎo)（接待簽到）等，建議提前2天召開分工協(xié)調(diào)會。預(yù)算編制：根據(jù)資源規(guī)劃，編制會議預(yù)算表（見表3），包含場地租賃、物料制作、餐飲茶歇、交通住宿（如涉及外部人員）、其他雜費等，需符合公司費用標(biāo)準(zhǔn)，報相關(guān)負(fù)責(zé)人審批。（三）會前準(zhǔn)備階段目標(biāo)：完成會議所有前期準(zhǔn)備工作，保證執(zhí)行順暢。操作步驟：通知發(fā)布：會議召開前3-5個工作日，通過郵件/企業(yè)/OA系統(tǒng)發(fā)送會議通知，包含會議主題、時間、地點（線上會議附）、議程、參會人員、著裝要求（如有）、需提前準(zhǔn)備的材料等，要求參會人員確認(rèn)是否出席，未確認(rèn)者需單獨聯(lián)系提醒。物料準(zhǔn)備：按清單完成物料制作與采購，如資料打印裝訂、橫幅懸掛、茶歇預(yù)訂等；提前1天布置會場（如調(diào)試設(shè)備、擺放桌椅、設(shè)置簽到臺），檢查電源、網(wǎng)絡(luò)、麥克風(fēng)等是否正常。參會人員溝通：與主講人確認(rèn)PPT提交時間（建議提前1天），提醒其提前到達(dá)會場；外部參會人員（如客戶、嘉賓）需確認(rèn)接送、住宿等安排，安排專人對接。（四）會議執(zhí)行階段目標(biāo)：按議程推進(jìn)會議，保證各環(huán)節(jié)銜接順暢，達(dá)成會議目標(biāo)。操作步驟：簽到入場：會議開始前30分鐘，簽到人員到位，組織參會人員簽到（線上會議需提前10分鐘測試）；引導(dǎo)參會人員就座，發(fā)放會議資料、文具等。會議開場：主持人按預(yù)定時間開場，介紹會議主題、議程、參會人員及注意事項；強(qiáng)調(diào)會議紀(jì)律（如手機(jī)靜音、禁止隨意走動等）。議程推進(jìn)：主持人嚴(yán)格按照議程控制時間，引導(dǎo)各環(huán)節(jié)有序進(jìn)行；技術(shù)支持全程保障設(shè)備運行，記錄人實時記錄關(guān)鍵討論內(nèi)容、決議事項、待辦事項（明確責(zé)任人與完成時間）；遇突發(fā)情況（如設(shè)備故障、臨時議題），及時與總協(xié)調(diào)溝通，靈活調(diào)整議程?；优c總結(jié)：預(yù)留充足互動時間，鼓勵參會人員發(fā)言；會議結(jié)束前，主持人總結(jié)核心成果、決議事項及后續(xù)行動計劃，感謝參會人員。（五）會后跟進(jìn)階段目標(biāo)：固化會議成果，推動決議落地，評估會議效果。操作步驟：紀(jì)要整理：會議結(jié)束后24小時內(nèi)，記錄人根據(jù)會議記錄整理《會議紀(jì)要》（見表4），內(nèi)容包括會議基本信息、議程回顧、關(guān)鍵討論、決議事項、待辦事項（責(zé)任人、時間要求），經(jīng)主持人及發(fā)起人審核確認(rèn)后，于2個工作日內(nèi)發(fā)給所有參會人員及相關(guān)方。決議跟蹤：總協(xié)調(diào)人負(fù)責(zé)跟蹤待辦事項進(jìn)展，每周更新進(jìn)度，在下次會議或周報中反饋；未按期完成的需說明原因，推動解決。資料歸檔：將會議通知、議程、紀(jì)要、PPT演示稿、簽到表、照片等資料整理歸檔（電子檔存共享文件夾，紙質(zhì)檔存行政部），保存期限不少于1年。效果評估：重要會議（如年度總結(jié)會、項目啟動會）需收集參會人員反饋（通過問卷或訪談），評估會議目標(biāo)達(dá)成度、組織效率、滿意度等，形成《會議效果評估報告》，作為后續(xù)會議改進(jìn)依據(jù)。三、配套工具表格表1：會議需求申請表項目內(nèi)容說明填寫人日期會議主題（如：2024年Q3項目啟動會）*部門經(jīng)理2024–會議目標(biāo)（如：明確項目分工、制定Q3里程碑計劃）建議時間（如：2024年月日14:00-17:00）預(yù)計參會人數(shù)（如：15人，內(nèi)部10人，外部5人）核心議題1.項目背景介紹2.資源分配討論3.里程碑計劃確認(rèn)特殊需求（如：需同聲傳譯設(shè)備、客戶接送安排）附件（如：項目初步方案PPT）表2：會議議程表時間環(huán)節(jié)內(nèi)容主講人/負(fù)責(zé)人時長備注（物料/形式）13:30-14:00簽到入場*行政專員30分鐘簽到表、會議資料袋14:00-14:10開場致辭*總經(jīng)理10分鐘PPT14:10-14:50項目背景與目標(biāo)介紹*項目經(jīng)理40分鐘PPT、項目方案手冊14:50-15:30資源分配討論全體參會人員40分鐘白板、馬克筆15:30-15:45茶歇-15分鐘飲品、點心15:45-16:25里程碑計劃確認(rèn)*項目組長40分鐘PPT、計劃表（草案）16:25-16:45自由提問與決議總結(jié)*總經(jīng)理20分鐘16:45-17:00結(jié)束語*主持人15分鐘表3：會議預(yù)算表費用項目明細(xì)說明單價數(shù)量小計負(fù)責(zé)人場地租賃會議室A（含設(shè)備）500元/天1天500元*行政專員物料制作會議資料打?。?5份）、橫幅1條30元/份15份450元*設(shè)計專員茶歇餐飲礦泉水、咖啡、點心（15人）50元/人15人750元*行政專員交通接送外部嘉賓接送（2輛車）200元/輛2輛400元*司機(jī)其他雜費文具（簽字筆、筆記本15套）20元/套15套300元*行政專員預(yù)算總計2400元表4：會議紀(jì)要模板會議基本信息會議主題：2024年Q3項目啟動會時間：2024年月日14:00-17:00地點：公司3樓會議室A參會人員：總經(jīng)理、項目經(jīng)理、市場部負(fù)責(zé)人、技術(shù)部負(fù)責(zé)人等15人主持人：*行政經(jīng)理記錄人：*助理議程回顧與討論要點項目背景與目標(biāo)介紹（*項目經(jīng)理）：明確了項目核心目標(biāo)為“Q3完成產(chǎn)品原型開發(fā)，Q4進(jìn)入測試階段”，需協(xié)調(diào)市場、技術(shù)、設(shè)計三部門資源。資源分配討論：市場部負(fù)責(zé)用戶調(diào)研（市場部負(fù)責(zé)人承諾月日前提交報告），技術(shù)部負(fù)責(zé)開發(fā)團(tuán)隊組建（技術(shù)部負(fù)責(zé)人確認(rèn)3名開發(fā)人員到位），設(shè)計部負(fù)責(zé)UI原型（*設(shè)計師需月日前初稿）。決議事項項目正式啟動，總負(fù)責(zé)人為*項目經(jīng)理，每周五17:00召開進(jìn)度同步會。項目預(yù)算上限為50萬元，由*行政專員負(fù)責(zé)申請，月日前到位。待辦事項序號事項內(nèi)容責(zé)任人完成時間1提交用戶調(diào)研報告*市場部負(fù)責(zé)人2024–2完成開發(fā)團(tuán)隊組建*技術(shù)部負(fù)責(zé)人2024–3提交項目預(yù)算申請*行政專員2024–四、關(guān)鍵要點提醒目標(biāo)導(dǎo)向：會議策劃始終圍繞核心目標(biāo)展開，避免議題冗余或偏離主題，重要會議需提前與關(guān)鍵參會人溝通核心觀點，保證討論聚焦。時間管理：嚴(yán)格控制各環(huán)節(jié)時長，主持人需靈活控場，避免超時；預(yù)留彈性時間應(yīng)對突發(fā)情況（如設(shè)備調(diào)試、臨時發(fā)言）。人員分工：明確各角色職責(zé)，提前溝通協(xié)作要求，保證責(zé)任到人（如技術(shù)支持需提前30分鐘到場檢查設(shè)備，記錄人需熟悉議題避免漏記）。細(xì)節(jié)把控：提前確認(rèn)參會人員特殊需求（如素