企業(yè)行政事務(wù)管理流程化模板一、適用范圍與管理價(jià)值本模板適用于各類(lèi)企業(yè)（含中小型企業(yè)、集團(tuán)化公司）的行政管理部門(mén)，涵蓋日常辦公、會(huì)議組織、物資采購(gòu)、固定資產(chǎn)、訪客接待、印章管理、檔案歸檔等核心行政事務(wù)場(chǎng)景。通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化流程設(shè)計(jì)，可實(shí)現(xiàn)行政事務(wù)“責(zé)任明確、步驟清晰、記錄完整、風(fēng)險(xiǎn)可控”的管理目標(biāo)，有效提升行政工作效率，降低管理成本，規(guī)范企業(yè)運(yùn)營(yíng)秩序。二、核心管理流程與操作步驟（一）日常辦公事務(wù)處理（含設(shè)備報(bào)修、辦公用品領(lǐng)用等）流程目標(biāo)：規(guī)范辦公需求提報(bào)與響應(yīng)，保障日常辦公高效運(yùn)轉(zhuǎn)。步驟操作說(shuō)明責(zé)任主體輸出結(jié)果1.需求提出申請(qǐng)人通過(guò)OA系統(tǒng)或《行政事務(wù)申請(qǐng)表》提交需求，明確事項(xiàng)類(lèi)型（如“辦公電腦維修”“A4紙領(lǐng)用”）、具體需求（如“鍵盤(pán)失靈，需更換”“領(lǐng)用500張白色A4紙”）、緊急程度（一般/緊急）需求人《行政事務(wù)申請(qǐng)表》（電子/紙質(zhì)）2.部門(mén)審核部門(mén)負(fù)責(zé)人審核需求合理性，確認(rèn)是否屬于部門(mén)常規(guī)需求、是否符合預(yù)算（如領(lǐng)用物資是否超月度定額）部門(mén)負(fù)責(zé)人審批通過(guò)的申請(qǐng)表3.行政對(duì)接行政專(zhuān)員接收審核通過(guò)的需求，一般需求2個(gè)工作日內(nèi)響應(yīng)，緊急需求4小時(shí)內(nèi)響應(yīng)；設(shè)備報(bào)修需明確故障原因，協(xié)調(diào)技術(shù)人員上門(mén)處理行政專(zhuān)員/技術(shù)人員處理方案（如“維修完成”“已發(fā)放物資”）4.執(zhí)行與反饋技術(shù)人員完成設(shè)備維修后，填寫(xiě)《維修記錄表》；辦公用品發(fā)放后，領(lǐng)用人簽字確認(rèn)。行政專(zhuān)員同步更新臺(tái)賬技術(shù)人員/行政專(zhuān)員《維修記錄表》《物資領(lǐng)用登記表》5.歸檔記錄行政專(zhuān)員將《行政事務(wù)申請(qǐng)表》《維修記錄表》等資料按月分類(lèi)歸檔，保存期限不少于2年行政專(zhuān)員電子/紙質(zhì)檔案（二）會(huì)議管理全流程（含內(nèi)部會(huì)議、外部會(huì)議等）流程目標(biāo)：保證會(huì)議有序召開(kāi)，提高會(huì)議效率，保障會(huì)議成果落地。步驟操作說(shuō)明責(zé)任主體輸出結(jié)果1.會(huì)議申請(qǐng)申請(qǐng)人提前2個(gè)工作日（大型會(huì)議提前5個(gè)工作日）填寫(xiě)《會(huì)議申請(qǐng)表》，明確會(huì)議名稱(chēng)、時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、參會(huì)人員、會(huì)議議題、所需設(shè)備（投影儀、麥克風(fēng)等）、材料準(zhǔn)備需求申請(qǐng)人《會(huì)議申請(qǐng)表》2.審批籌備行政負(fù)責(zé)人審核會(huì)議必要性、資源沖突（如會(huì)議室占用）；審核通過(guò)后，行政專(zhuān)員預(yù)訂會(huì)議室、調(diào)試設(shè)備、打印會(huì)議材料，提前1天通知參會(huì)人員行政負(fù)責(zé)人/行政專(zhuān)員會(huì)議通知、會(huì)議室安排確認(rèn)單3.會(huì)議召開(kāi)參會(huì)人員提前10分鐘簽到；主持人按議程主持會(huì)議，記錄員記錄會(huì)議要點(diǎn)（含決議事項(xiàng)、責(zé)任人、完成時(shí)限）；行政專(zhuān)員負(fù)責(zé)設(shè)備保障、茶水服務(wù)等主持人/記錄員/行政專(zhuān)員簽到表、會(huì)議原始記錄4.會(huì)后跟進(jìn)會(huì)議結(jié)束后2個(gè)工作日內(nèi)，記錄員整理《會(huì)議紀(jì)要》，經(jīng)主持人審核確認(rèn)后，分發(fā)至參會(huì)人員及相關(guān)負(fù)責(zé)人；行政專(zhuān)員回收會(huì)議材料，整理歸檔記錄員/行政專(zhuān)員《會(huì)議紀(jì)要》《會(huì)議材料歸檔清單》5.決督跟蹤行政專(zhuān)員根據(jù)《會(huì)議紀(jì)要》中的決議事項(xiàng)，建立《會(huì)議決議跟蹤表》，每周更新進(jìn)展，向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)決議完成情況行政專(zhuān)員/分管領(lǐng)導(dǎo)《會(huì)議決議跟蹤表》（三）行政物資采購(gòu)與庫(kù)存管控流程目標(biāo)：規(guī)范采購(gòu)流程，保證物資質(zhì)量，控制庫(kù)存成本。步驟操作說(shuō)明責(zé)任主體輸出結(jié)果1.需求提報(bào)各部門(mén)每月25日前提交《下月物資需求計(jì)劃表》，列明物資名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、用途、預(yù)估單價(jià)部門(mén)物資管理員《月度物資需求計(jì)劃表》2.預(yù)算審批行政專(zhuān)員匯總需求計(jì)劃，編制《月度采購(gòu)預(yù)算表》，報(bào)財(cái)務(wù)部及總經(jīng)理審批；超預(yù)算需求需提交專(zhuān)項(xiàng)說(shuō)明行政專(zhuān)員/財(cái)務(wù)部/總經(jīng)理審批通過(guò)的預(yù)算表3.供應(yīng)商選擇通用物資（如紙張、筆）從合格供應(yīng)商庫(kù)中選擇2家以上比價(jià)；專(zhuān)項(xiàng)物資（如定制設(shè)備）需組織3家供應(yīng)商報(bào)價(jià)，綜合評(píng)估價(jià)格、質(zhì)量、售后后確定供應(yīng)商采購(gòu)專(zhuān)員/行政負(fù)責(zé)人《供應(yīng)商報(bào)價(jià)對(duì)比表》《采購(gòu)合同》4.采購(gòu)執(zhí)行采購(gòu)專(zhuān)員與供應(yīng)商簽訂合同，按合同約定付款；物資送達(dá)后，行政專(zhuān)員、需求人共同驗(yàn)收，填寫(xiě)《物資驗(yàn)收單》（注明數(shù)量、質(zhì)量、合格證等）采購(gòu)專(zhuān)員/行政專(zhuān)員/需求人《采購(gòu)合同》《物資驗(yàn)收單》5.入庫(kù)與領(lǐng)用驗(yàn)收合格后，行政專(zhuān)員登記《庫(kù)存物資臺(tái)賬》，更新庫(kù)存信息；領(lǐng)用需填寫(xiě)《物資領(lǐng)用申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后發(fā)放，領(lǐng)用人簽字確認(rèn)行政專(zhuān)員/領(lǐng)用人《庫(kù)存物資臺(tái)賬》《物資領(lǐng)用申請(qǐng)表》6.庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)每月25日行政專(zhuān)員組織庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)，編制《庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)表》，保證賬實(shí)相符；盤(pán)盈/盤(pán)虧需說(shuō)明原因，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批后處理行政專(zhuān)員/財(cái)務(wù)部《庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)表》《盤(pán)盈盤(pán)虧處理報(bào)告》（四）固定資產(chǎn)全生命周期管理流程目標(biāo)：規(guī)范固定資產(chǎn)從入庫(kù)到報(bào)廢的全流程，防止資產(chǎn)流失。步驟操作說(shuō)明責(zé)任主體輸出結(jié)果1.資產(chǎn)入庫(kù)固定資產(chǎn)采購(gòu)驗(yàn)收后，行政專(zhuān)員粘貼資產(chǎn)標(biāo)簽（含編號(hào)、名稱(chēng)、購(gòu)置日期、使用部門(mén)等），填寫(xiě)《固定資產(chǎn)臺(tái)賬》（電子版），同步錄入資產(chǎn)管理系統(tǒng)行政專(zhuān)員《固定資產(chǎn)臺(tái)賬》、資產(chǎn)標(biāo)簽2.領(lǐng)用登記使用人填寫(xiě)《固定資產(chǎn)領(lǐng)用申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，行政專(zhuān)員辦理領(lǐng)用手續(xù)，更新臺(tái)賬（使用人、存放地點(diǎn)等信息）使用人/行政專(zhuān)員《固定資產(chǎn)領(lǐng)用申請(qǐng)表》、更新后的臺(tái)賬3.定期盤(pán)點(diǎn)每季度末行政專(zhuān)員組織全面盤(pán)點(diǎn)，填寫(xiě)《固定資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)表》；對(duì)盤(pán)虧、盤(pán)盈資產(chǎn)，使用人需提交情況說(shuō)明，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批后處理行政專(zhuān)員/使用人《固定資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)表》《資產(chǎn)盤(pán)虧盤(pán)盈報(bào)告》4.維修維護(hù)固定資產(chǎn)出現(xiàn)故障時(shí)，使用人提交《維修申請(qǐng)表》，行政專(zhuān)員聯(lián)系維修或送修，維修后填寫(xiě)《維修記錄單》，更新資產(chǎn)狀態(tài)使用人/行政專(zhuān)員《維修申請(qǐng)表》《維修記錄單》5.報(bào)廢處置使用年限到期、損壞無(wú)法修復(fù)的資產(chǎn)，使用部門(mén)提交《固定資產(chǎn)報(bào)廢申請(qǐng)表》，附鑒定意見(jiàn)，經(jīng)行政部、財(cái)務(wù)部、總經(jīng)理審批后，由行政專(zhuān)員聯(lián)系專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)回收，臺(tái)賬刪除資產(chǎn)信息使用部門(mén)/行政專(zhuān)員/財(cái)務(wù)部《固定資產(chǎn)報(bào)廢申請(qǐng)表》《報(bào)廢資產(chǎn)回收證明》（五）訪客接待標(biāo)準(zhǔn)化流程流程目標(biāo)：規(guī)范訪客接待，展現(xiàn)企業(yè)形象，保障辦公區(qū)域安全。步驟操作說(shuō)明責(zé)任主體輸出結(jié)果1.訪客預(yù)約業(yè)務(wù)部門(mén)提前1天通過(guò)OA系統(tǒng)或填寫(xiě)《訪客預(yù)約申請(qǐng)表》，提供訪客姓名、單位、事由、人數(shù)、聯(lián)系方式、到訪及離開(kāi)時(shí)間、陪同人信息業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)接人《訪客預(yù)約申請(qǐng)表》2.信息登記行政專(zhuān)員收到預(yù)約后，確認(rèn)接待事項(xiàng)，準(zhǔn)備訪客證、會(huì)議室等；訪客到訪時(shí)，核對(duì)身份證信息，填寫(xiě)《訪客登記表》（含姓名、單位、事由、到訪時(shí)間等），發(fā)放訪客證行政專(zhuān)員/前臺(tái)《訪客登記表》、訪客證3.接待安排陪同人到前臺(tái)引導(dǎo)訪客至?xí)h室；如需餐飲，提前確認(rèn)用餐標(biāo)準(zhǔn)（工作餐20元/人/餐，商務(wù)餐需提前報(bào)批），行政專(zhuān)員安排茶水、會(huì)議材料陪同人/行政專(zhuān)員接待安排確認(rèn)單4.送別離場(chǎng)陪同人送訪客至電梯口，訪客歸還訪客證；行政專(zhuān)員更新《訪客登記表》，記錄離開(kāi)時(shí)間陪同人/行政專(zhuān)員更新后的《訪客登記表》5.反饋記錄接待結(jié)束后，業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)接人填寫(xiě)《訪客接待反饋表》，評(píng)價(jià)接待服務(wù)質(zhì)量，行政專(zhuān)員按月整理歸檔業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)接人/行政專(zhuān)員《訪客接待反饋表》（六）印章使用規(guī)范管理流程目標(biāo)：規(guī)范印章使用，防范法律風(fēng)險(xiǎn)，保證用印安全。步驟操作說(shuō)明責(zé)任主體輸出結(jié)果1.用印申請(qǐng)申請(qǐng)人填寫(xiě)《印章使用申請(qǐng)表》，注明用印單位、文件名稱(chēng)、用印份數(shù)、用途、申請(qǐng)人及聯(lián)系方式，附需蓋章文件電子版申請(qǐng)人《印章使用申請(qǐng)表》2.審批核驗(yàn)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核用印必要性；行政負(fù)責(zé)人核驗(yàn)文件內(nèi)容（如合同需法務(wù)預(yù)審）、用印權(quán)限（如公章需總經(jīng)理審批，合同章需分管領(lǐng)導(dǎo)審批）部門(mén)負(fù)責(zé)人/行政負(fù)責(zé)人/法務(wù)部審批通過(guò)的申請(qǐng)表3.規(guī)范用印印章保管人核對(duì)審批手續(xù)與文件內(nèi)容一致后，在指定位置蓋章（如合同需騎縫章），填寫(xiě)《印章使用登記表》（含用印日期、文件名稱(chēng)、份數(shù)、經(jīng)辦人等）印章保管人加蓋印章的文件、《印章使用登記表》4.備案歸檔印章保管人收回用印文件原件，掃描存檔，按月整理《印章使用登記表》，保存期限不少于5年印章保管人/行政專(zhuān)員印章使用電子檔案、《印章使用登記表》歸檔（七）檔案資料分類(lèi)歸檔流程目標(biāo)：規(guī)范檔案收集、整理、存儲(chǔ)，保證資料可追溯、易查閱。步驟操作說(shuō)明責(zé)任主體輸出結(jié)果1.資料收集各部門(mén)在事項(xiàng)完成后3個(gè)工作日內(nèi)，將相關(guān)資料（如合同、會(huì)議紀(jì)要、審批文件、驗(yàn)收單等）提交至行政部，注明部門(mén)、日期、資料類(lèi)型各部門(mén)資料員待歸檔資料包2.分類(lèi)整理行政專(zhuān)員按“年度-類(lèi)別-子類(lèi)”整理（如“2024-行政-會(huì)議”“2024-財(cái)務(wù)-合同”），去除金屬夾、裝訂成冊(cè)，標(biāo)注頁(yè)碼行政專(zhuān)員分類(lèi)整理后的檔案3.編碼登記檔案采用“字母+數(shù)字”編碼（如“XZ2024-HY-001”代表“2024年行政會(huì)議001號(hào)”），錄入《檔案歸檔目錄表》（含檔案名稱(chēng)、編碼、頁(yè)數(shù)、歸檔日期、保管期限等）行政專(zhuān)員《檔案歸檔目錄表》4.歸檔存儲(chǔ)檔案存放于專(zhuān)用檔案柜，標(biāo)注“防潮、防火、防蟲(chóng)”標(biāo)識(shí)；電子檔案同步存儲(chǔ)至企業(yè)服務(wù)器，定期備份（每月1次）行政專(zhuān)員檔案存儲(chǔ)位置清單5.借閱管理借閱人填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批（涉密檔案需總經(jīng)理審批），借閱期限不超過(guò)7天；歸還時(shí)檢查檔案完整性，更新借閱記錄借閱人/行政專(zhuān)員《檔案借閱申請(qǐng)表》《檔案借閱登記表》三、常用管理工具模板（一）《行政事務(wù)申請(qǐng)審批表》申請(qǐng)部門(mén)申請(qǐng)人申請(qǐng)日期事項(xiàng)類(lèi)型□設(shè)備報(bào)修□辦公用品領(lǐng)用□其他：______緊急程度□一般□緊急需求描述（詳細(xì)說(shuō)明需求內(nèi)容、數(shù)量、要求等）部門(mén)負(fù)責(zé)人意見(jiàn)簽字：日期：行政負(fù)責(zé)人意見(jiàn)簽字：日期：處理結(jié)果處理人：完成日期：（二）《會(huì)議紀(jì)要模板》會(huì)議名稱(chēng)會(huì)議時(shí)間地點(diǎn)主持人記錄人參會(huì)人員會(huì)議議題決議事項(xiàng)責(zé)任人完成時(shí)限備注分發(fā)范圍存檔情況（三）《固定資產(chǎn)臺(tái)賬表》資產(chǎn)編號(hào)資產(chǎn)名稱(chēng)規(guī)格型號(hào)購(gòu)置日期原值（元）使用部門(mén)使用人存放地點(diǎn)狀態(tài)（在用/維修/報(bào)廢）（四）《訪客登記表》到訪日期訪客姓名單位事由到訪時(shí)間離開(kāi)時(shí)間陪同人訪客證號(hào)聯(lián)系方式（五）《印章使用登記表》用印日期文件名稱(chēng)用印份數(shù)用印部門(mén)申請(qǐng)人審批人經(jīng)辦人備注四、關(guān)鍵管控點(diǎn)與執(zhí)行建議（一）審批權(quán)限分級(jí)管理日常事務(wù)（如辦公用品領(lǐng)用）：部門(mén)負(fù)責(zé)人審批；資金類(lèi)事務(wù)（如物資采購(gòu)、商務(wù)接待）：部門(mén)負(fù)責(zé)人+行政負(fù)責(zé)人+財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人分級(jí)審批；重大事項(xiàng)（如公章使用、資產(chǎn)報(bào)廢）：總經(jīng)理審批。（二）時(shí)效性要求緊急事務(wù)（如設(shè)備故障影響辦公）：響應(yīng)時(shí)間≤4小時(shí)，處理時(shí)間≤24小時(shí)；一般事務(wù)（如會(huì)議申請(qǐng)、物資采購(gòu)）：響應(yīng)時(shí)間≤2個(gè)工作日，完成時(shí)間≤5個(gè)工作日；檔案借閱：一般檔案借閱期限≤7天，涉密檔案≤3天，到期需續(xù)借需重新申請(qǐng)。（三）記錄完整性所有行政事務(wù)需留存書(shū)面/電子記錄（如申請(qǐng)表、審批單、登記表、紀(jì)要等），保證“事事有記錄、過(guò)程可追溯”；重要記錄（如合同、會(huì)議紀(jì)要、檔案）需定期備份，電子檔案保存期限不少于10年，紙質(zhì)檔