標準化合同文檔管理模板一、適用范圍與核心價值二、標準化操作流程詳解（一）合同準備階段需求明確與資料收集業(yè)務(wù)部門根據(jù)合作需求，填寫《合同需求審批表》，明確合同目的、標的、雙方權(quán)利義務(wù)、預(yù)算金額、關(guān)鍵時間節(jié)點等核心要素，經(jīng)部門負責人*審批后啟動流程。收集合作方主體資格證明材料（如營業(yè)執(zhí)照復印件、法定代表人證件號碼明、授權(quán)委托書等），保證合作方具備履約能力（涉及特殊行業(yè)的需提供資質(zhì)許可證，如建筑行業(yè)的施工資質(zhì)）。模板選擇與定制根據(jù)合同類型（如買賣合同、技術(shù)服務(wù)合同）從企業(yè)合同模板庫中選擇對應(yīng)基礎(chǔ)模板，優(yōu)先使用標準化模板以減少起草成本。若無完全匹配模板，或存在特殊合作需求（如定制化服務(wù)、跨境合作），由法務(wù)部門牽頭，聯(lián)合業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部門共同定制條款，重點明確違約責任、爭議解決方式等關(guān)鍵內(nèi)容。（二）合同起草階段內(nèi)容填寫與規(guī)范依據(jù)收集的資料和確定的模板，填寫合同具體條款，保證以下信息準確無誤：合同主體：全稱、統(tǒng)一社會信用代碼、地址、法定代表人/授權(quán)代表；合同標的：名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標準、交付/驗收方式；權(quán)利義務(wù)：價款/報酬、支付方式（如銀行轉(zhuǎn)賬，注明賬戶信息）、履行期限、地點、方式；違約責任：明確違約情形、違約金計算方式或損失賠償范圍；爭議解決：約定協(xié)商、仲裁（明確仲裁機構(gòu)）或訴訟（明確管轄法院）。語言表述需簡潔、嚴謹，避免歧義（如“盡量”“盡快”等模糊詞匯），數(shù)字、日期需同時使用阿拉伯數(shù)字和中文大寫（如“100萬元，壹佰萬元整”）。內(nèi)部初審起草人完成合同后，需進行自查，重點檢查條款完整性、數(shù)據(jù)一致性、與模板的合規(guī)性，確認無誤后提交業(yè)務(wù)部門負責人*進行初審，重點審核業(yè)務(wù)需求匹配度、成本合理性。（三）合同審核修訂階段多部門聯(lián)合審核初審通過后，通過合同管理系統(tǒng)流轉(zhuǎn)至法務(wù)部門審核，法務(wù)部門重點審查：主體資格合法性（如合作方是否為限制民事行為能力人、是否存在被吊銷營業(yè)執(zhí)照等情形）；條款合法性（是否符合《民法典》《公司法》等法律法規(guī)，是否存在無效或可撤銷情形）；權(quán)利義務(wù)對等性（是否存在單方面加重己方責任、減輕對方責任的“霸王條款”）；爭議解決方式可行性（如仲裁與訴訟只能選擇其一，且需明確具體機構(gòu)/法院）。涉及資金收支的，需同步提交財務(wù)部門審核，重點審核支付方式、稅務(wù)處理（如發(fā)票類型、稅率）、資金安全（如預(yù)付款比例、質(zhì)保金約定）。對外合同（如銷售合同、合作合同）需提交分管領(lǐng)導*審核，重點關(guān)注戰(zhàn)略一致性、資源匹配度。修訂與確認審核部門提出修改意見后，由起草人負責修訂，重大條款變更（如金額增減10%以上、履行期限延長30天以上）需重新提交原審核部門確認。所有審核意見需在《合同審批表》中記錄，形成完整的審核軌跡，保證責任可追溯。（四）合同簽署階段簽署形式與用印根據(jù)合同約定和企業(yè)內(nèi)部規(guī)定，選擇簽署形式：紙質(zhì)合同需雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字并加蓋合同專用章/公章；電子合同需通過合法的電子簽約平臺（如e簽寶、法大大）簽署，保證電子簽名/印章的合法性和有效性。用印前需核對合同文本與審批版本是否一致，檢查簽字/蓋章處是否清晰，合同份數(shù)滿足存檔、執(zhí)行、備案等需求（通常一式3-5份，正本1份，副本2份，存檔1份）。簽署與分發(fā)紙質(zhì)合同簽署后，由行政/檔案部門統(tǒng)一編號（編號規(guī)則：年份+合同類型簡稱+流水號，如“2024采字001號”），并分發(fā)至相關(guān)部門（如業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部門、法務(wù)部門）；電子合同簽署后，由系統(tǒng)自動分發(fā)并歸檔至電子檔案庫。（五）合同履行階段履行跟蹤與記錄業(yè)務(wù)部門為合同履行第一責任人，需建立《合同履行跟蹤表》，記錄關(guān)鍵節(jié)點（如交付時間、驗收日期、付款節(jié)點）的進展情況，及時與合作方溝通履行中的問題（如延遲交付、質(zhì)量異議）。涉及款項支付的，財務(wù)部門需根據(jù)合同約定審核付款申請，確認履行節(jié)點完成后方可付款，并保留付款憑證（如銀行轉(zhuǎn)賬回單、發(fā)票）。變更與解除管理履行過程中需變更合同內(nèi)容的（如標的物調(diào)整、價款變更），雙方應(yīng)簽訂《合同補充協(xié)議》，參照原合同流程完成審核、簽署；出現(xiàn)法定或約定解除情形（如不可抗力、根本違約）時，由業(yè)務(wù)部門提出解除申請，經(jīng)法務(wù)部門審核合法性后，與合作方協(xié)商簽訂《合同解除協(xié)議》，明確善后處理事宜（如已付款項返還、損失賠償）。（六）合同歸檔階段歸檔范圍與整理合同履行完畢或終止后，由業(yè)務(wù)部門在15個工作日內(nèi)完成歸檔材料收集，包括：合同正本/副本、審批表、補充協(xié)議、解除協(xié)議、履行過程中的往來函件、驗收證明、付款憑證等。材料需按“合同+附件”順序整理，使用檔案袋封裝，并在袋面標注合同編號、名稱、歸檔日期、經(jīng)辦人*。存儲與查閱紙質(zhì)合同由檔案部門統(tǒng)一存放于專用檔案柜，按合同編號順序排列，存放環(huán)境需防潮、防火、防蟲；電子合同存儲于企業(yè)指定的服務(wù)器或云端，設(shè)置查閱權(quán)限（僅歸檔部門、法務(wù)部門、業(yè)務(wù)部門負責人可查看），保證數(shù)據(jù)安全。合同檔案保管期限根據(jù)合同類型確定：一般合同不少于10年，重要合同（如不動產(chǎn)買賣、長期合作）不少于20年，法律、行政法規(guī)另有規(guī)定的從其規(guī)定。三、關(guān)鍵模板表格示例（一）合同基本信息表合同編號合同名稱簽約主體（甲方）簽約主體（乙方）合同類型合同金額（元）履行期限起草部門起草人審批完成日期2024服字005*信息系統(tǒng)運維服務(wù)合同*有限公司*科技有限公司技術(shù)服務(wù)500,0002024.1.1-2024.12.31信息技術(shù)部*工2023.12.15（二）合同審批流程表審批環(huán)節(jié)審批人審批意見審批日期備注（如需補充材料）業(yè)務(wù)部門負責人*經(jīng)理同意，按流程審核2023.12.5無法務(wù)部門*法務(wù)第5條“質(zhì)保期”需明確為12個月2023.12.8已修訂財務(wù)部門*財務(wù)付款方式調(diào)整為“驗收后支付80%”2023.12.10無分管領(lǐng)導*總同意簽署2023.12.12無（三）合同履行跟蹤表合同編號關(guān)鍵節(jié)點計劃完成日期實際完成日期負責人履行情況說明附件（如驗收單）2024服字005系統(tǒng)需求確認2024.1.152024.1.18*工雙方已簽字確認需求確認書2024服字005第一階段系統(tǒng)交付2024.4.302024.5.5*工因需求微調(diào)延遲5天驗收報告2024服字005年度運維服務(wù)費支付2024.7.102024.7.10*財務(wù)按約定支付轉(zhuǎn)賬憑證（四）合同歸檔登記表歸檔編號合同編號合同名稱歸檔日期保管期限存放位置（柜號/路徑）歸檔人查閱登記（記錄人、日期、事由）2024-0052024服字005*信息系統(tǒng)運維服務(wù)合同2025.1.510年檔案室-A-03-15*檔案無四、風險控制與管理要點合規(guī)性審查優(yōu)先所有合同條款需符合現(xiàn)行法律法規(guī)，涉及國有資產(chǎn)、外商投資、特殊行業(yè)（如醫(yī)療、金融）的，需額外關(guān)注行業(yè)監(jiān)管規(guī)定，必要時咨詢外部法律顧問。關(guān)鍵信息雙重核對合同主體名稱、金額、日期、賬戶信息等關(guān)鍵要素，需由起草人、審核人分別核對，避免因筆誤導致糾紛（如將“科技有限公司”誤寫為“科技有限公司”）。審批流程不可逆嚴禁跳過審核環(huán)節(jié)或先簽署后補流程，緊急情況需經(jīng)分管領(lǐng)導*書面特批，并在事后3個工作日內(nèi)補全手續(xù)。保密與權(quán)限管理合同文本（尤其是涉及商業(yè)秘密、核心技術(shù)條款）需標注“保密”字樣，僅限履行職責相關(guān)人員查閱；電子合同需設(shè)置訪