采購管理流程及系統(tǒng)工具通用模板一、適用范圍與典型場景二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程采購管理流程需嚴(yán)格遵循“需求驅(qū)動、預(yù)算控制、合規(guī)優(yōu)先”原則，分為6個核心步驟，各環(huán)節(jié)責(zé)任到人、銜接順暢。步驟1：需求識別與提報操作內(nèi)容：需求部門（如生產(chǎn)部、行政部）根據(jù)業(yè)務(wù)需求（如生產(chǎn)計劃、辦公消耗）填寫《采購申請單》，明確物料/服務(wù)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)估單價、需求日期、用途說明及緊急程度（普通/緊急）。申請人*核對需求合理性，保證與部門工作計劃匹配，避免重復(fù)采購或過度采購。采購申請單需至采購管理系統(tǒng)（如ERP、SRM），或通過OA流程發(fā)起審批。負(fù)責(zé)人：需求部門申請人、部門主管輸出成果：《采購申請單》（系統(tǒng)留檔）步驟2：需求審批與預(yù)算確認(rèn)操作內(nèi)容：《采購申請單》按審批權(quán)限逐級流轉(zhuǎn)：部門主管審核需求必要性→財務(wù)部審核預(yù)算（保證在部門年度預(yù)算內(nèi)，超預(yù)算需提交預(yù)算調(diào)整申請）→采購部*審核采購可行性（如規(guī)格明確性、市場供應(yīng)情況）。緊急采購（如生產(chǎn)突發(fā)故障需立即更換配件）可啟動“緊急審批通道”，需部門負(fù)責(zé)人及分管副總雙簽批，事后3個工作日內(nèi)補(bǔ)齊常規(guī)審批流程。審批通過后，系統(tǒng)自動“采購任務(wù)編號”，進(jìn)入供應(yīng)商尋源環(huán)節(jié)。負(fù)責(zé)人：部門主管、財務(wù)部、采購部、分管副總（緊急采購）輸出成果》：審批通過的《采購申請單》、預(yù)算確認(rèn)記錄步驟3：供應(yīng)商尋源與評估操作內(nèi)容：采購專員*根據(jù)采購需求類型（標(biāo)準(zhǔn)品/定制品）選擇尋源方式：標(biāo)準(zhǔn)品（如辦公用品、標(biāo)準(zhǔn)件）：從《合格供應(yīng)商名錄》中篩選3家以上供應(yīng)商，發(fā)起詢價（可通過系統(tǒng)在線詢價或郵件詢價）。定制品（如非標(biāo)設(shè)備、定制服務(wù)）：需組織技術(shù)部*共同參與供應(yīng)商評估，重點(diǎn)考察資質(zhì)（營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)許可證）、生產(chǎn)能力、案例經(jīng)驗、報價合理性。供應(yīng)商需在2個工作日內(nèi)反饋報價，采購專員*整理《供應(yīng)商報價對比表》，包含報價、交期、付款條件、質(zhì)保條款等關(guān)鍵信息。采購部*組織評估小組（含需求部門、技術(shù)部、財務(wù)部）對供應(yīng)商打分（評分維度：價格30%、質(zhì)量25%、交期20%、服務(wù)15%、資質(zhì)10%），選擇綜合得分最高者作為候選供應(yīng)商。負(fù)責(zé)人：采購專員、技術(shù)部、財務(wù)部、需求部門代表輸出成果》：《供應(yīng)商報價對比表》、《供應(yīng)商評估打分表》步驟4：采購訂單下達(dá)操作內(nèi)容：采購專員*根據(jù)評估結(jié)果擬定《采購訂單》，明確訂單號、供應(yīng)商信息、物料/服務(wù)詳細(xì)規(guī)格、數(shù)量、單價、總金額、交貨地點(diǎn)、交貨日期、驗收標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。采購訂單需經(jīng)采購經(jīng)理審核、法務(wù)部（合同金額超10萬元或涉及復(fù)雜條款時）審核合同條款，最終由分管副總*簽批。簽批后的《采購訂單》通過系統(tǒng)或書面形式下達(dá)給供應(yīng)商，并要求供應(yīng)商在1個工作日內(nèi)書面確認(rèn)（蓋章回傳）。負(fù)責(zé)人：采購專員、采購經(jīng)理、法務(wù)部、分管副總輸出成果》：《采購訂單》（供應(yīng)商確認(rèn)版）步驟5：貨物/服務(wù)交付與驗收操作內(nèi)容：供應(yīng)商按訂單約定時間交付貨物/提供服務(wù)，需求部門與采購部*共同現(xiàn)場驗收：貨物驗收：核對數(shù)量、規(guī)格型號是否與訂單一致，檢查外觀、包裝是否完好，必要時送檢（如原材料需質(zhì)檢部*出具檢驗報告）。服務(wù)驗收：對照服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)（如保潔頻次、咨詢報告要求）逐項確認(rèn)，由需求部門填寫《服務(wù)驗收確認(rèn)單》。驗收合格后，雙方在《入庫驗收單》（貨物）或《服務(wù)驗收單》（服務(wù)）上簽字確認(rèn)；驗收不合格的，需在24小時內(nèi)書面通知供應(yīng)商，要求限期整改或退換貨，整改后重新驗收。負(fù)責(zé)人：需求部門、采購專員、質(zhì)檢部*（需檢驗時）輸出成果》：《入庫驗收單》/《服務(wù)驗收確認(rèn)單》、不合格處理記錄步驟6：付款結(jié)算與歸檔操作內(nèi)容：采購專員收集驗收合格單、供應(yīng)商發(fā)票（需與訂單信息一致）、合同復(fù)印件，填寫《付款申請單》，附上相關(guān)憑證，提交財務(wù)部審核。財務(wù)部*核對發(fā)票真?zhèn)?、金額準(zhǔn)確性、付款條件是否達(dá)成（如質(zhì)保金是否到支付期），審核通過后按企業(yè)財務(wù)制度安排付款（如月結(jié)30天）。采購部*在采購系統(tǒng)中更新采購狀態(tài)為“已完成”，整理采購全流程文件（申請單、訂單、驗收單、發(fā)票等），形成電子檔案，保存期限不少于5年。負(fù)責(zé)人：采購專員、財務(wù)部輸出成果》：《付款申請單》、付款憑證、采購檔案三、核心工具表格模板模板1：采購申請單字段名稱填寫說明申請部門如“生產(chǎn)部”“行政部”申請人需求部門經(jīng)辦人*申請日期YYYY-MM-DD采購類型□物料□服務(wù)□工程（單選）物料/服務(wù)名稱需求具體名稱（如“A4打印紙”“設(shè)備維修服務(wù)”）規(guī)格型號詳細(xì)參數(shù)（如“70g白色，500張/包”）需求數(shù)量明確單位（如“100包”“1次服務(wù)”）預(yù)估單價（元）不含稅預(yù)估價格預(yù)估總價（元）數(shù)量×預(yù)估單價需求日期要求到貨/服務(wù)完成的日期用途說明簡述采購原因（如“生產(chǎn)部Q3季度生產(chǎn)耗材補(bǔ)充”）緊急程度□普通□緊急（緊急需注明原因，如“生產(chǎn)線待料停產(chǎn)”）附件如技術(shù)參數(shù)圖紙、需求方案審批意見部門主管：_________________財務(wù)部：_________________采購部*：__________模板2：供應(yīng)商評估打分表供應(yīng)商名稱評估日期評估維度評分標(biāo)準(zhǔn)（10分制）得分權(quán)重加權(quán)得分價格（30%）最低價10分，次低價8分，最高價5分30%質(zhì)量（25%）歷次驗收合格率100%10分，≥95%8分，＜90%5分25%交期（20%）按時交付100%10分，延遲≤1天8分，＞1天5分20%服務(wù)（15%）響應(yīng)及時性、售后配合度優(yōu)10分，良8分，差5分15%資質(zhì)（10%）行業(yè)認(rèn)證齊全10分，基本資質(zhì)齊全8分，缺失關(guān)鍵資質(zhì)5分10%綜合得分100%評估結(jié)論□推薦□備選□淘汰（說明：_________________）評估小組簽字：采購部、技術(shù)部、財務(wù)部*模板3：入庫驗收單字段名稱填寫說明訂單號對應(yīng)《采購訂單》編號供應(yīng)商名稱驗收日期YYYY-MM-DD驗收地點(diǎn)如“1號倉庫”“生產(chǎn)車間”物料信息名稱：_________規(guī)格型號：_________單位：_________訂單數(shù)量實(shí)收數(shù)量驗收結(jié)果□合格□不合格（不合格描述：_________________________________）外觀檢查□完好□破損□變形（如有異常，附照片）質(zhì)檢報告□有（編號：_________）□無（無需質(zhì)檢）驗收人員簽字需求部門：_____________采購專員：_____________質(zhì)檢部*：_____________四、關(guān)鍵控制與風(fēng)險提示1.預(yù)算與審批控制嚴(yán)禁無預(yù)算采購，超預(yù)算采購需提前提交《預(yù)算調(diào)整申請》，經(jīng)總經(jīng)理辦公會審批后方可執(zhí)行；緊急采購需在事后3個工作日內(nèi)補(bǔ)辦審批手續(xù)，保證流程可追溯。審批權(quán)限需明確，如單次采購金額≤5萬元由部門主管審批，5萬-20萬元由分管副總審批，≥20萬元需總經(jīng)理*審批，避免越權(quán)審批。2.供應(yīng)商管理風(fēng)險嚴(yán)禁與未經(jīng)評估的供應(yīng)商合作，新供應(yīng)商需提交營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)資質(zhì)、生產(chǎn)/經(jīng)營場所證明等材料，經(jīng)采購部、技術(shù)部聯(lián)合審核后納入《合格供應(yīng)商名錄》，每年更新一次。對供應(yīng)商實(shí)行“動態(tài)考核”，若出現(xiàn)質(zhì)量不達(dá)標(biāo)、延遲交貨等問題，需記錄在案并扣分，累計扣分≥20分的供應(yīng)商暫停合作或清退。3.合同與履約風(fēng)險采購金額≥5萬元或涉及定制服務(wù)的，必須簽訂書面合同，明確雙方權(quán)利義務(wù)、驗收標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任（如延遲交貨每日按合同金額0.1%違約金，質(zhì)量不達(dá)標(biāo)無條件退換）。合同條款需經(jīng)法務(wù)部*審核，避免模糊表述（如“盡快交付”“質(zhì)量良好”），需量化指標(biāo)（如“7個工作日內(nèi)交付”“產(chǎn)品合格率≥99.5%”）。4.驗收與付款風(fēng)險驗收需堅持“誰需求、誰驗收”原則，需求部門對驗收結(jié)果負(fù)直接責(zé)任，嚴(yán)禁采購專員單獨(dú)驗收；驗收不合格的貨物/服務(wù)，需及時通知供應(yīng)商并留存溝通記錄。付款前需核對“三單匹配”（采購訂單、入庫驗收單、供應(yīng)商