檔案轉(zhuǎn)遞查閱制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司/組織檔案管理，規(guī)范檔案轉(zhuǎn)遞與查閱行為，確保檔案的安全、完整與有效利用，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門及全體員工在檔案轉(zhuǎn)遞與查閱過程中的相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.安全保密原則采取有效措施保障檔案的安全，防止檔案信息泄露、篡改或丟失，對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案嚴(yán)格保密。3.規(guī)范有序原則明確檔案轉(zhuǎn)遞與查閱的流程和要求，確保各項(xiàng)工作規(guī)范有序進(jìn)行，提高工作效率。4.服務(wù)利用原則在確保檔案安全保密的前提下，充分發(fā)揮檔案的作用，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供有效服務(wù)。二、檔案轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞范圍1.因工作調(diào)動(dòng)、離職等原因，員工個(gè)人檔案需要轉(zhuǎn)出公司/組織。2.公司/組織與外部單位之間因業(yè)務(wù)往來、合作等需要進(jìn)行檔案轉(zhuǎn)遞。3.其他符合法律法規(guī)和公司/組織規(guī)定的檔案轉(zhuǎn)遞情形。（二）轉(zhuǎn)遞流程1.申請(qǐng)員工因工作調(diào)動(dòng)、離職等原因需要轉(zhuǎn)出檔案的，應(yīng)提前向所在部門提交檔案轉(zhuǎn)遞申請(qǐng)，說明轉(zhuǎn)遞原因、接收單位等信息，并填寫《檔案轉(zhuǎn)遞申請(qǐng)表》。公司/組織與外部單位之間的檔案轉(zhuǎn)遞，由相關(guān)業(yè)務(wù)部門提出申請(qǐng)，明確轉(zhuǎn)遞目的、檔案內(nèi)容、接收單位等，填寫《檔案轉(zhuǎn)遞申請(qǐng)表》。2.審核所在部門負(fù)責(zé)人對(duì)員工的檔案轉(zhuǎn)遞申請(qǐng)進(jìn)行審核，確認(rèn)申請(qǐng)信息準(zhǔn)確無誤，簽字同意后報(bào)人力資源部門或檔案管理部門。人力資源部門或檔案管理部門對(duì)業(yè)務(wù)部門提交的檔案轉(zhuǎn)遞申請(qǐng)進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核轉(zhuǎn)遞目的、檔案內(nèi)容是否符合規(guī)定、接收單位資質(zhì)等，審核通過后報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案轉(zhuǎn)遞申請(qǐng)進(jìn)行審批，簽署意見。對(duì)于涉及重要檔案或敏感信息的轉(zhuǎn)遞，需經(jīng)公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)審批。4.整理檔案管理部門根據(jù)審批通過的申請(qǐng)，對(duì)擬轉(zhuǎn)遞的檔案進(jìn)行整理。確保檔案齊全完整，裝訂規(guī)范，編目準(zhǔn)確。5.封裝將整理好的檔案裝入專用檔案袋或檔案盒，密封并加蓋檔案管理部門印章。在檔案袋/盒上注明檔案編號(hào)、名稱、轉(zhuǎn)遞日期、接收單位等信息。6.轉(zhuǎn)遞通過機(jī)要交通、專人送取等安全可靠的方式將檔案轉(zhuǎn)遞給接收單位。對(duì)于重要或緊急的檔案轉(zhuǎn)遞，可采用專人護(hù)送的方式。檔案轉(zhuǎn)遞過程中，檔案管理部門應(yīng)與接收單位辦理交接手續(xù)，填寫《檔案轉(zhuǎn)遞交接清單》，雙方簽字確認(rèn)。交接清單應(yīng)包括檔案名稱、數(shù)量、轉(zhuǎn)遞日期、交接人員等信息。（三）轉(zhuǎn)遞要求1.嚴(yán)格按照規(guī)定的流程進(jìn)行檔案轉(zhuǎn)遞，確保轉(zhuǎn)遞過程的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。2.轉(zhuǎn)遞檔案時(shí)，應(yīng)確保檔案的安全，避免檔案在轉(zhuǎn)遞過程中受到損壞、丟失或泄露。3.對(duì)于涉及公司/組織機(jī)密的檔案，應(yīng)采取加密、密封等特殊措施進(jìn)行轉(zhuǎn)遞，并嚴(yán)格限制知悉范圍。4.及時(shí)跟蹤檔案轉(zhuǎn)遞情況，確保檔案按時(shí)、準(zhǔn)確送達(dá)接收單位。如發(fā)現(xiàn)檔案轉(zhuǎn)遞過程中出現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與接收單位溝通協(xié)調(diào)，采取措施解決。三、檔案查閱（一）查閱范圍1.公司/組織內(nèi)部員工因工作需要查閱本人或他人檔案。2.公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要查閱相關(guān)業(yè)務(wù)檔案。3.外部單位因法律法規(guī)規(guī)定、合作需要等查閱公司/組織相關(guān)檔案。（二）查閱流程1.申請(qǐng)公司/組織內(nèi)部員工查閱本人檔案的，可直接向檔案管理部門提出申請(qǐng)，填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案內(nèi)容等信息。公司/組織內(nèi)部員工查閱他人檔案的，需經(jīng)檔案所有者本人同意，并填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，說明查閱原因、查閱內(nèi)容、檔案所有者信息等，報(bào)所在部門負(fù)責(zé)人審核。公司/組織內(nèi)部各部門查閱相關(guān)業(yè)務(wù)檔案的，由部門負(fù)責(zé)人提出申請(qǐng)，填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，明確查閱目的、檔案范圍等，報(bào)檔案管理部門審核。外部單位查閱公司/組織檔案的，應(yīng)提前向公司/組織提交查閱申請(qǐng)，說明查閱目的、查閱內(nèi)容、單位資質(zhì)等信息，并填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》。經(jīng)公司/組織相關(guān)部門審核同意后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審核檔案管理部門對(duì)員工個(gè)人查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核查閱目的是否合理、是否符合規(guī)定的查閱范圍等。對(duì)于涉及重要檔案或敏感信息的查閱申請(qǐng)，需報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。檔案管理部門對(duì)部門查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核申請(qǐng)內(nèi)容是否與部門業(yè)務(wù)相關(guān)、查閱范圍是否適當(dāng)?shù)?。審核通過后報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。對(duì)于外部單位的查閱申請(qǐng)，檔案管理部門應(yīng)會(huì)同相關(guān)業(yè)務(wù)部門進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核查閱目的、查閱內(nèi)容是否符合法律法規(guī)規(guī)定、單位資質(zhì)是否合規(guī)等。審核通過后報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，涉及重要事項(xiàng)的需經(jīng)公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批分管領(lǐng)導(dǎo)或主要領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案查閱申請(qǐng)進(jìn)行審批，簽署意見。對(duì)于不符合規(guī)定或存在風(fēng)險(xiǎn)的查閱申請(qǐng)，不予批準(zhǔn)。4.查閱經(jīng)審批同意的查閱申請(qǐng)，檔案管理部門安排專人負(fù)責(zé)提供檔案查閱服務(wù)。查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出指定場(chǎng)所。查閱檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)遵守檔案查閱紀(jì)律，愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取檔案材料。如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序辦理相關(guān)手續(xù)。5.登記檔案管理部門對(duì)檔案查閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱日期、查閱人員、查閱內(nèi)容、查閱目的、審批意見等信息。登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。（三）查閱要求1.嚴(yán)格按照規(guī)定的流程進(jìn)行檔案查閱，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自查閱檔案。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)遵守檔案管理部門的規(guī)定，在指定地點(diǎn)查閱，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人。3.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得對(duì)檔案進(jìn)行涂改、標(biāo)記、污損、抽取等行為。如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)按照規(guī)定辦理手續(xù)，并確保復(fù)印件和摘錄件的準(zhǔn)確性和完整性。4.對(duì)于涉及公司/組織機(jī)密的檔案，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。查閱結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門。5.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案查閱情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷完善檔案查閱管理制度。四、檔案保管與保護(hù)（一）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案存放安全。2.根據(jù)檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，建立檔案索引和目錄，便于查找和管理。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、內(nèi)容完整。如發(fā)現(xiàn)檔案缺失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并采取措施處理。（二）保護(hù)措施1.加強(qiáng)檔案庫房的安全管理，設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制非檔案管理人員進(jìn)入。安裝監(jiān)控設(shè)備，實(shí)時(shí)監(jiān)控檔案庫房情況。2.采取防火、防潮、防蟲、防盜、防磁等措施，確保檔案安全。檔案庫房應(yīng)配備消防器材，定期進(jìn)行檢查維護(hù)；保持庫房干燥通風(fēng)，防止檔案受潮發(fā)霉；定期投放防蟲藥物，防止檔案被蟲蛀；安裝防盜門窗，加強(qiáng)防盜措施；對(duì)磁性載體檔案采取防磁保護(hù)措施。五、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司/組織建立檔案管理監(jiān)督機(jī)制，由檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)檔案轉(zhuǎn)遞與查閱等工作進(jìn)行日常監(jiān)督檢查。2.審計(jì)部門定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行審計(jì)，檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案管理流程的合規(guī)性等。（二）檢查內(nèi)容1.檔案轉(zhuǎn)遞與查閱流程的執(zhí)行情況，包括申請(qǐng)、審核、審批、整理、封裝、轉(zhuǎn)遞、查閱、登記等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.檔案保管與保護(hù)措施的落實(shí)情況，如檔案庫房的安全管理、檔案存放的規(guī)范性、檔案保護(hù)設(shè)備的配備與使用等。3.檔案管理人員的工作情況，包括業(yè)務(wù)能力、工作態(tài)度、遵守紀(jì)律等方面。（三）問題處理1.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知，要求責(zé)任部門或人員限期整改。2.責(zé)任部門或人員應(yīng)認(rèn)真分析問題原因，制定整改措施，并將整改情況及時(shí)反饋給檔案管理部門。3.對(duì)